在新形勢下對高職院校如何推進檔案規范化管理的幾點思考

摘 要：本文結合到高職院校檔案管理實際現狀，圍繞新形勢下高職院校應該如何推進檔案工作規范化管理這個問題，從機構設置、規范檔案管理制度、檔案收集、整理與歸檔、檔案開發利用率、檔案安全等幾方面提出自己的幾點思考和建議。

關鍵詞：高職院校 檔案 規范化管理

2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，提出做好新形勢下檔案工作，對于推動經濟社會科學發展、維護國家安全和社會穩定、維護人民群眾合法權益、提高黨的執政能力和政府管理水平，具有重要意義。結合到高職院校檔案管理實際現狀，我對新形勢下高職院校應該如何推進檔案工作規范化管理的有以下幾點思考：

一、機構設置的思考

在新形勢下高職院校應建立在領導小組領導下，以檔案機構為核心，各部門、院系、課題組、項目組等（以下簡稱各部門）專兼職檔案人員為基礎的高職院校檔案工作體系，并不斷提高專兼職檔案員的素質，為搞好檔案工作打下了堅實的組織基礎。

現在高職院校大多建立了與其發展相適應的檔案管理機構，比如很多高職院校建立了綜合檔案室，能滿足檔案工作的需要。同時有些高職院校具備了可以設立獨立的檔案館條件，但至今未成立檔案館，制約了學校檔案工作的發展。

二、規范檔案管理制度的思考

高職院校應采取了一系列措施，加快檔案工作的科學化、規范化、制度化和現代化建設進程，加強檔案室自身建設，不斷提高業務水平。

1.是建立健全檔案工作各項規章制度。高職院校應制定檔案歸檔、保管、利用等規章制度，同時實現制度上墻，工作起來有章可循，有法可依。同時高職院校應根據《高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案實體分類法》以及本省的（高等學校檔案管理辦法）實施細則起草發布本學院自己的檔案歸檔范圍和保管期限表，從源頭上加強學院檔案的收集工作、促進學院重要檔案資料全面完整收集，給學院檔案室的分類整理工作提供指導標準。

2.高職院校檔案室還應在此基礎上進一步建立健全檔案工作的各項報表的編寫，主要包括案卷移交目錄案卷、案卷備考表、學生檔案查檔（借檔）審批表、教職工人事檔案查檔（借檔）審批表、學生檔案移交表、檔案材料接收登記表、檔案查詢委托書樣本等，努力做到健全制度、規范管理。

三、檔案收集的思考

在新形勢下高職院校應根據《高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案實體分類法》以及本省的（高等學校檔案管理辦法）實施細則發布制定并適時修訂本校實際情況的文件材料規定范圍和保管期限表，做到應歸盡歸，應收盡收，規范整理，從源頭上加強學院檔案的收集工作、促進學院重要檔案資料全面完整收集，給學院檔案室的分類整理工作提供指導標準。高職院校必須要重視檔案的完整、準確、系統，專兼職檔案員要把好材料起草關、文件收集關、鑒定驗收關。為此高職院校應建立檔案人員崗位責任制。組織學院專兼職檔案人員學習、貫徹檔案法律、法規、規章及高校有關檔案工作的規定、辦法和標準規范。檔案人員履行職責明確清楚。在全院范圍內開展檔案法律、法規、規章學習、宣傳。同時高職院校應在日常工作中對兼職檔案員進行業務輔導、培訓和指導，比如對兼職檔案員在立卷的基本程序和方法等方面予以重點指導，提高專兼職檔案員的工作能力和業務素質。

四、整理與歸檔的思考

2015年10月25日國家檔案局政策法規司發布了檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T 22—2015）（代替DA/T 22—2000），自2016年6月1日起實施。高職院校應積極主動學習新的整理規則，在工作中按照新的整理規則對檔案進行規范性整理。比如要做好以下幾點：（1）要及時按照新標準調整歸檔文件分類方法，歸檔文件分類方案統一采用“年度-保管期限”或“年度-保管期限-機構（問題）”的方法進行分類、排列；（2）要遵循新標準中紙質歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求；歸檔文件以“件”為單位采用直角裝訂方法裝訂檔案，紙質歸檔文件應以“件”為單位編制頁碼，文件中有圖文的頁面為一頁，頁碼應逐頁編制，分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。（3）高職院校應根據《高等學校檔案實體分類法》，并結合學校實際，編制檔號。（4）將室編件號、館編件號統一為件號，用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足；（5）按照附錄中增加的歸檔章示例在檔案首頁左上方的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章中的保管期限用“永久”“30年”“10年”標識。

五、檔案信息化管理的思考

檔案信息數字化、網絡化是時代發展的要求。目前高職院校檔案信息化的建設和開發利用還比較薄弱，存在很多問題。比如當前，高職院校檔案管理信息化建設中存在諸如基礎設施配備不到位等問題，需要高職院校采取相應的對策，增大投入，提高配備、加強資金投人。購置如彩色復合影印一體機、移動硬盤、U盤、內置光盤刻錄機、可刻錄光盤、防磁柜、溫濕度測試儀、檔案殺蟲消毒滅菌設備、照相機、攝像機、空調機、除濕機、加濕機、溫濕度調控系統、視頻監控系統、網絡檔案管理軟件系統、學院檔案室網站等軟硬件設施。在基礎設施配備到位后，高職院校檔案室應以“數字化檔案室”建設為目標，利用標準的檔案管理軟件，按照《檔案著錄規則》（DA/T18）的要求，完整、準確地將檔案信息錄入到計算機中保存并提供計算機查詢，并可以在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢利用服務。

六、提高檔案開發利用率的思考

高職院校應主動提供檔案信息服務，主動開展形式多樣的服務。可以采取分發目錄、電話調卷、網絡查詢等多種形式服務[3]；高職院校還可以建立以計算機查詢為主體的檔案檢索體系，使提供和利用檔案迅速、準確。同時高職院校的檔案人員必須要熟悉所管范圍檔案及相關業務，做到調卷迅速、準確。在檔案借閱過程中應有完備的檔案借閱手續，如有借閱登記并且登記手續齊全。高職院校應對利用效果進行反饋詳細記錄，并選編利用效果的實例。于此同時高職院校還應該開展多種形式檔案宣傳，如開展校史展覽、建設檔案網站、在校園內布置檔案宣傳展板等。高職院校檔案的信息開發利用還包括通用性編研成果，如編寫組織沿革、大事記、全宗介紹，匯編、匯總有關文件、制度、基礎數據等資料。同時開展深層次編研成果也非常重要，如編研科技或科研成果簡介、編研會議概要或檔案信息簡報、編研年鑒或史志、編研利用檔案撰寫的著作或論文、開展校史研究或出版檔案史料等。

七、檔案安全的思考

高職院校應貫徹落實國家局《關于進一步加強檔案安全工作的意見》，完善領導機制，落實主體責任。加強風險治理，包括制度風險、資源風險、實體和信息風險治理，落實檔案信息在形成、收集、歸檔、保管等各個環節的安全保障；進行館藏檔案數字化業務的安全控制、電子文件歸檔過程的安全控制、檔案館內部管理的安全控制、建立數字檔案的安全體系等；實施防火、防盜、防蟲、溫度、濕度控制等安全措施，確保檔案安全。尤其要按照檔案數字化外包服務安全管理規范，要落實各單位在檔案整理和數字化等技術外包服務中的安全管理責任，杜絕安全隱患。加強預防控制和監督管理，嚴肅責任追究。

參考文獻：

[1]中共中央辦公廳國務院辦公廳.《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》.《中國檔案》.2014-05-15.

[2]國家檔案局.《歸檔文件整理規則》.2015-10-30.

[3]四川省政府辦公廳.《四川省企業、科技事業單位檔案工作規范化管理標準》.2005年5月.

作者簡介：古雯雯（1981.09—）女。職稱：中級館員。所獲學位：管理學碩士。