淺談水電工程出入庫設(shè)備的可追溯管理

摘 要：本文作者通過總經(jīng)多年的基建期設(shè)備管理經(jīng)驗(yàn)，從業(yè)主的角度出發(fā)，推崇業(yè)主主導(dǎo)的“四方”（業(yè)主、監(jiān)理單位、安裝單位和供應(yīng)商）設(shè)備驗(yàn)收的可追溯性管理，通過介紹設(shè)備驗(yàn)收管理的作用、可追溯性管理的實(shí)施、跟蹤管理的內(nèi)容，推進(jìn)水電工程設(shè)備的精細(xì)化管理。

關(guān)鍵詞：水電工程 設(shè)備驗(yàn)收 可追遡性管理

一、引言

基建期設(shè)備和備品備件的管理涉及業(yè)主、監(jiān)理單位、安裝單位以及供應(yīng)商四方，涉及廣、管理環(huán)節(jié)多，而水電工程的設(shè)備在四方驗(yàn)收后，機(jī)電設(shè)備作為甲供設(shè)備交安裝單位存貯、安裝永久工程，而備品備件和專用工具則存到業(yè)主的基建期永臨結(jié)合永久設(shè)備倉庫（下稱永久設(shè)備庫）。永臨結(jié)合倉庫進(jìn)入生產(chǎn)期后將作為永久設(shè)備庫，作為水電站運(yùn)維之用。安裝單位接收甲供設(shè)備后存貯機(jī)電設(shè)備的倉庫為臨時(shí)性倉庫，由安裝單位進(jìn)行管理，并接受業(yè)主和監(jiān)理單位的指導(dǎo)和檢查，而業(yè)主目前對(duì)大型水電工程的倉庫均采用永臨結(jié)合的方式。為了應(yīng)對(duì)基建期甲供設(shè)備管理的復(fù)雜性，業(yè)主均通過開展甲供設(shè)備的可追溯性管理，為進(jìn)入生產(chǎn)期開展設(shè)備的全壽命管理做好充分的準(zhǔn)備。多年來，作者就大型水電工程甲供設(shè)備的可追溯性管理進(jìn)行理論研究、實(shí)踐和探討，并籍此機(jī)會(huì)同各位物資管理同行進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，希望推動(dòng)水電工程設(shè)備管理水平的提升。

二、設(shè)備實(shí)行可追遡性管理的作用

1.術(shù)語及定義。大型水電工程基建期機(jī)電設(shè)備主要分為甲供設(shè)備、備品備件和專用工具二部分。本文所指的大型水電工程甲供設(shè)備系指業(yè)主直接供應(yīng)的，用于工程的永久性設(shè)備，而本文的備品備件是指基建期供應(yīng)商按照合同約定隨主機(jī)設(shè)備提供的備品備件和業(yè)主自行購置的備品備件。專業(yè)工器具（簡(jiǎn)稱專用工具）是相對(duì)通用工器具的概念，本文的專用工具概念就是指合同約定由供應(yīng)商提供的安裝、施工專用工、器具；或業(yè)主由其它渠道取得或由供貨商提供的設(shè)備調(diào)整試驗(yàn)所需的儀器、儀表及成套裝置。本文研究的重點(diǎn)，基建期設(shè)備的可追朔性管理系指通過信息化平臺(tái)、臺(tái)帳記錄和標(biāo)識(shí)等手段，對(duì)設(shè)備管理的驗(yàn)收、倉儲(chǔ)和歷史情況進(jìn)行追溯的能力。

2.可追溯性管理，勢(shì)在必行 ?；ㄆ跇I(yè)主主導(dǎo)的設(shè)備可追溯性管理，通過系統(tǒng)性管控，標(biāo)準(zhǔn)化操作，對(duì)交付安裝單位的設(shè)備和存入永臨結(jié)合永久設(shè)備庫的備品備件和專用工具（以下統(tǒng)稱備品備件）做出唯一性的標(biāo)識(shí)，可起到如下二點(diǎn)作用：

2.1以防為主，規(guī)范管理。業(yè)主基于合同，確定相關(guān)各方各司其責(zé)，通過標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作，避免設(shè)備驗(yàn)收的四方多頭管理造成的混亂，減少由于設(shè)備管理復(fù)雜性，造成的不同類別，不同規(guī)格，不同批次和不同類別設(shè)備的混雜，規(guī)避張冠李戴的風(fēng)險(xiǎn)，防止混淆和誤用；

2.2追蹤設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題。通過業(yè)主主導(dǎo)的可追朔性管理，以單據(jù)為抓手，以標(biāo)識(shí)為載體，強(qiáng)化過程管理，規(guī)避信息鏈中斷可能造成的不良后果，實(shí)現(xiàn)追根遡源，痕跡管理，為基建轉(zhuǎn)生產(chǎn)后，設(shè)備全壽命期內(nèi)有效“三碼”（物資/料編碼、設(shè)備分類編碼和資產(chǎn)分類編碼）管理打下良好的基礎(chǔ)。

三、設(shè)備可追溯性管理的實(shí)施

1.可追遡性管理的準(zhǔn)備工作。

1.1建章立制，規(guī)范可追溯性管理?；ㄆ诘臉I(yè)主作為甲方，是整個(gè)水電工程設(shè)備可追溯管理的責(zé)任主體。業(yè)主印發(fā)了設(shè)備管理執(zhí)行手冊(cè)，頒發(fā)相關(guān)的設(shè)備管理實(shí)施細(xì)則、辦法，對(duì)設(shè)備開展可追遡性管理，細(xì)化建設(shè)單位和參建單位各方對(duì)設(shè)備管理的職責(zé)，對(duì)水電工程設(shè)備可追溯性管理進(jìn)行宣貫；

1.2對(duì)庫存設(shè)備實(shí)行“一本帳”管理。業(yè)主通過建立信息系統(tǒng)平臺(tái)（如ERP），規(guī)范設(shè)備倉庫庫存業(yè)務(wù)，對(duì)不同業(yè)務(wù)形成的實(shí)物設(shè)備庫存進(jìn)行有區(qū)別的管理，準(zhǔn)確反映實(shí)體倉庫內(nèi)庫存設(shè)備信息，實(shí)現(xiàn)帳卡物的一致性。

2.可追遡性管理的實(shí)施。

2.1規(guī)范現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收四方的職責(zé)。業(yè)主發(fā)布設(shè)備驗(yàn)收管理規(guī)定，通過建章立制明確現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備驗(yàn)收“四方”的職責(zé)、工作分工，簽署驗(yàn)收文件，形成痕跡管理，是工程實(shí)現(xiàn)設(shè)備動(dòng)態(tài)跟蹤管理目標(biāo)的關(guān)鍵。

2.2現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收單據(jù)形成可追溯性的依據(jù)。

（1）現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收單據(jù)形成法律文件?，F(xiàn)場(chǎng)四方的設(shè)備驗(yàn)收單據(jù)詳細(xì)地標(biāo)明了設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量等內(nèi)容，一向是供應(yīng)商合同履行的重要文件，是判定供應(yīng)商業(yè)交貨、業(yè)主收貨和安裝單位接收設(shè)備的法律依據(jù)，也是界定各方行使職責(zé)，承擔(dān)義務(wù)的重要依據(jù)，同時(shí)也是入出庫設(shè)備臺(tái)帳和業(yè)主信息化平臺(tái)（ERP）的重要數(shù)據(jù)。因此，業(yè)主建章立制規(guī)范現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備驗(yàn)收單據(jù)，可有效開展可跟蹤管理。

（2）規(guī)范的驗(yàn)收單據(jù)實(shí)現(xiàn)可追溯性管理 。

①驗(yàn)收設(shè)備和合同形成“關(guān)聯(lián)”。業(yè)主制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)場(chǎng)四方驗(yàn)收單，將驗(yàn)收設(shè)備與采購合同關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)“綁定”：

a.四方的設(shè)備到貨接收記錄單標(biāo)明“合同編號(hào)-JS（接收）-流水號(hào)”、設(shè)備開箱記錄單標(biāo)明“合同編號(hào)-KX（開箱）-流水號(hào)-開箱次數(shù)”、設(shè)備驗(yàn)收入庫單標(biāo)明“合同編號(hào)-RK（入庫）-流水號(hào)-開箱次數(shù)”、設(shè)備出庫單標(biāo)明“合同編號(hào)-CK（出庫）-流水號(hào)-開箱次數(shù)”，同時(shí)驗(yàn)收入庫圖紙分發(fā)單和出庫物資驗(yàn)收單等驗(yàn)收過程文件均相互關(guān)聯(lián)，形成可追溯性管理。大型水電工程的設(shè)備，即便是主機(jī)，也由多家供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家和分包商組成，且交貨時(shí)往往由分包商以主機(jī)設(shè)備供應(yīng)商的名義從不同的省份，以不同的運(yùn)輸單位向業(yè)主直接交貨，設(shè)備種類多、交貨批次多，間隔時(shí)間長、裝箱數(shù)量多、交接文件多，一種設(shè)備幾十箱到貨后，集中開箱，開箱記錄單和驗(yàn)收入庫單在同一合同編號(hào)內(nèi)，增加了流水號(hào)和開箱信息資料，形成同一管理環(huán)節(jié)中數(shù)據(jù)的線下文件“綁定”和“關(guān)聯(lián)”，同時(shí)，設(shè)備入庫后通過信息化平臺(tái)（ERP）進(jìn)行信息錄入，形成線上文件，ERP生成的設(shè)備“入庫單”、“出庫單”的批次號(hào)成為設(shè)備唯一性，單據(jù)的可追溯性“以“點(diǎn)”成“線”。

b.對(duì)不合格設(shè)備，由監(jiān)理單位出面簽發(fā)不合格品處置單，該單據(jù)列出設(shè)備驗(yàn)收、入庫單號(hào)，在過程文件之間相互綁定，并形成驗(yàn)收管理環(huán)節(jié)的閉環(huán)。

②統(tǒng)一設(shè)備臺(tái)帳強(qiáng)化可追溯性管理。業(yè)主主導(dǎo)設(shè)備可追溯性管理，不管是業(yè)主還是安裝單位均按規(guī)定建立相應(yīng)的基建期驗(yàn)收入出庫設(shè)備臺(tái)帳。設(shè)備臺(tái)賬是業(yè)主掌握設(shè)備資產(chǎn)狀況，反映水電站各種類型設(shè)備的擁有量、設(shè)備分布及其變動(dòng)情況的主要依據(jù)。設(shè)備參數(shù)是設(shè)備基礎(chǔ)臺(tái)帳的重要組成部分?；ㄆ谠O(shè)備臺(tái)帳內(nèi)容包括了批次號(hào)，為該設(shè)備的唯一性，可實(shí)現(xiàn)設(shè)備全壽命的可追溯性管理。

a.安裝單位的設(shè)備臺(tái)帳管理。

業(yè)主督促監(jiān)理單位對(duì)安裝單位的甲供設(shè)備臺(tái)賬實(shí)行系統(tǒng)化管理，要求安裝單位規(guī)范臺(tái)賬內(nèi)容，將驗(yàn)收單據(jù)的編號(hào)作為臺(tái)賬內(nèi)容，便于業(yè)主在工程項(xiàng)目?jī)?nèi)對(duì)甲供設(shè)備存貯、安裝實(shí)現(xiàn)可跟蹤管理，同時(shí)，要求監(jiān)理單位不定期地對(duì)安裝單位的甲供設(shè)備進(jìn)行檢查和抽檢，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)要求整改，達(dá)到帳實(shí)相符。

b.業(yè)主單位的設(shè)備臺(tái)帳管理。

目前，大凡大型水電工程的業(yè)主，均采用信息化平臺(tái)（如ERP）對(duì)設(shè)備入出庫進(jìn)行線上操作，形成一本帳管理模式，對(duì)安裝的甲供設(shè)備和驗(yàn)收入永臨結(jié)合的永久設(shè)備庫的備品備件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，其中包括基建轉(zhuǎn)生產(chǎn)期的《設(shè)備與備品備件清冊(cè)》的編制，整理機(jī)電設(shè)備與備品備件的關(guān)聯(lián)關(guān)系及其對(duì)應(yīng)的物資（料）編碼信息，現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收單與合同編號(hào)的關(guān)聯(lián)形成可追溯性信息的節(jié)點(diǎn)。

（3）跟蹤管理的內(nèi)容 。

①設(shè)備的基本情況參數(shù)和技術(shù)參數(shù)。設(shè)備基本情況參數(shù)是指名稱、編號(hào)、生產(chǎn)廠家、型號(hào)規(guī)格、出廠日期、供應(yīng)商、批次號(hào)、數(shù)量、設(shè)備驗(yàn)收人（經(jīng)手人），技術(shù)參數(shù)是指設(shè)備的電氣、機(jī)械和控制等技術(shù)特性參數(shù)等。

②四方驗(yàn)收單作為跟蹤單據(jù)，必須附上齊全的驗(yàn)收文件，通常包括說明、規(guī)程、試驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)總結(jié)，設(shè)備檢驗(yàn)、檢測(cè)記錄，設(shè)備、材料、采購設(shè)備的合格證、出廠質(zhì)量合格證明，設(shè)備裝箱單、開箱記錄，設(shè)備圖紙、使用說明書， 設(shè)備測(cè)繪、驗(yàn)收記錄、設(shè)備安裝調(diào)試、性能鑒定，以及設(shè)備隨機(jī)的電子光盤、磁盤等文件。備品備件交貨驗(yàn)收時(shí)，必須同主機(jī)分開，便于分別交付業(yè)主備品備件和安裝單位甲供設(shè)備。

③設(shè)備資料分類存放、歸檔，每份正本資料要編檔案號(hào)，建立完整檔案臺(tái)賬，支撐可追溯性管理，并統(tǒng)一存放在業(yè)主的檔案室，并按規(guī)定的年限進(jìn)行存放。

四、結(jié)語

基建期業(yè)主通過規(guī)范管理，在設(shè)備管理業(yè)務(wù)上，形成“關(guān)聯(lián)”，留下痕跡，實(shí)現(xiàn)基建轉(zhuǎn)生產(chǎn)期設(shè)備“三碼”對(duì)應(yīng)規(guī)則的“頭”與“尾”相連，實(shí)現(xiàn)設(shè)備及備品備件的可追溯性管理，提升工程設(shè)備管理的精細(xì)度，為實(shí)現(xiàn)水電工程設(shè)備全壽命管理打好基礎(chǔ)。