物資采購環節內部控制建設探討

摘 要：企業穩定運行一直依賴著企業內部的控制建設，企業內部控制則是企業內部的靈魂，關系著企業的經濟實效與發展，因此十分重要。而企業采購環節又是企業內部運行中的重要內容之一，因此對于其內部控制建設也一直被企業所關注。但是隨著當今社會競爭力不斷增強，企業內部的物資采購環節也存在著各種問題，因此本文以企業的物資采購環節中內部控制為研究對象，從企業采購環節內部控制的不足以及措施兩方面進行探究。

關鍵詞：物資采購 內部控制 建設

對于現在企業的發展，不僅需要強有力的外部業務能力，還需要內部穩定有序的運行秩序，因此，對于企業內部的控制一直是企業運行的重要內容。與此同時，資源采購部門是企業運行中與錢直接打交道的少數部門之一，不僅負責企業自身的用品采購，同時，對于以商品出售為主的企業來說，采購環節更是尤其重要。而穩定的企業采購環節內部控制，可以幫助企業節省資金，促增加企業盈利，以更好的促進企業發展。

一、企業采購環節內部控制存在的不足

1.企業管理組織系統不健全。企業采購環節內部管理組織系統的不健全與落后是導致內部控制失調的主要原因。他?，F在企業中很多企業只注重企業的業務能力，對于企業內部其他部門的運行情況不做過多的管理與了解，以至于很多企業仍然使用著公司最初建立時的管理建制，使得采購環節的管理組織體系難以滿足當前的社會發展需求，實效性極差，存在很多的管理漏洞問題，主要表現在管理環節的不規范，例如采購發票的管理與核對，管理過程的監管不足，如存在偷奸耍滑的回饋收取問題，以及存在明顯的管理內容重復、權利切割不清的問題。這樣不健全的管理組織系統就會導致企業采購環節的內部控制失去實效性，無法實現對采購環節的有效監管，也難以為企業采購環節進行內部控制提供強有力的支撐系統。

2.采購環節中內部監管不嚴。采購環節內部監管不嚴是導致其內部控制有限的常見原因之一。無法實施強力有效的監管是所有行業運行中的通病，企業采購環節也是如此。首先有部分小型企業由于自身企業規模的限制，對于采購環節并不會設立專門的部門進行監管，基本采取對采購環節職員完全信任的態度隨其發揮，而這樣的內部控制完全是依靠職員自身的職業道德高低進行約束。與此同時對于一些大企業來說雖然設有專門的監管部門，但是其監管的力度有限 ，監管人員自身的素質有限，往往容易與采購部沆瀣一氣，收取回扣，不對其進行監管。又或是部門負責人能力有限，不敢得罪他人，也容易出現睜一只眼閉一只眼的問題，導致監管未能按照企業實際的目的進行，制約的企業的發展。

3.價格預算與預算要求混亂。企業采購部門作為整個企業需求物品的采購者，為保證資源的有效利用與資金受控，需要進行需求產品的事先市場調查，從而做出一份關于采購商品的資金預算與價格預算，以控制采購人員的采辦行為，確保采購物品的價格合理，也是現代企業對采購人員進行監管的方式之一。但是在實際的企業管理中，企業采購部門的價格預算預算要求相對較為混亂。這主要是由于企業對于采購環節的重視程度不足，對于采購部門的要求不高，很多企業不需要采購部門出示實現的資金預算與價格調查工作，只作為一種流程在完成，就導致了企業采購環節內部的預算流程混亂不堪，缺少明確的調查標準，不同采購員對同一份方案的預算也相差甚遠，就使得企業的采購預算環節永遠難以取得實際效果，內部控制就難以真正進行。

4.缺乏合理有效的效績評估。為保障企業內部管理的有效性，各個企業往往會建立合理而科學的評價體系對企業員工進行業績的評價，并根據實際情況作出獎懲措施，以提高員工的工作效率。但是由于企業采購環節的復雜性與變化性，企業很難對于員工進行合理的業績評估。這主要是由于商品價格受市場因素干擾而出現明顯的變動，以及企業領導對于商品價格的了解甚少，難以確定采購人員的采購產品是否物美價廉而導致的。因此，企業缺少科學的業績評估方案是導致企業難以開展評估行為的主因，而缺少評估環節的采購部門內部控制，就難以調動其積極性與效率，無法使員工堅持職業道德進行物資采購，容易出現各種管理問題，也就不容易調動采購部門人員的競爭積極性，制約著企業的長遠發展。

二、企業采購環節內部控制的改進措施

1.提高企業人員素質。提高采購環節人員的素質是提高其內部控制力的有效措施之一。采購環節不同于其他很多部門，關系著企業需求物品的質量，并且由于其工作內容的復雜性很難實現企業對其有效控制管理，存在很多可以收取差價、編造價格的機會，因此采購環節管理也一直是企業最為頭疼的內容之一。而采購部門的現實管理問題就需要提高職員的素質。一方面，企業需要為采購部門的員工提供進修的機會，以提高其職員的工作能力，確保采購工作預算、環節、操作的規范性，為企業的評估管理提高有效的憑借依據。其次，企業要通過各種途徑提高職員的職業道德。例如，企業可以通過法律依據對于存在腐敗問題的員工采取法律制裁，以提高公司的威望，營造公正、法制、公私分明的內部控制環境，使員工不敢越雷池半步。這樣的方式雖然不近人情，但是卻是一種保障職員職業道德的有效方式。而企業只有從職業技能和職業道德兩方面培養采購部門人員，才能促進采購部門的不斷成長。

2.加強企業文化建設。企業還可以通過加強企業文化建設這樣創新的方式提高企業的采購環節控制。也就我說企業可以通過精神文化的影響，促使企業員工真心誠意為企業工作，以確保職員采購的公正性。企業文化是促使一個企業長遠發展的重要軟實力，但同樣也是眾多企業永遠難以形成的重要內容之一，良好的企業文化可以營造一種氛圍，使每個員工都為企業的發展盡心盡力而不計報酬。因此企業可以通過建設文化環境的方式，實現對采購環節的有效控制。例如企業可以從工作一生活兩方面對職員進行關懷與了解，對于職員的特殊情況進行關照與理解，并在職員生日的時候送上祝福，使職員感受到企業如家一般的溫暖，從而真心為企業發展努力，而這也是促進企業發展的永恒動力，也是企業文化的魅力所在。

3.建立有效控制體系。對于眾多企業來說，加強對于采購部門的內部管理效果，需要依據企業自身的經營情況，制定出科學系統的控制管理體系。這就需要企業審視自己現行系統監管的實效性，是否能跟上現今經濟的發展趨勢，滿足企業長遠發展的實際需求。而企業采購環節內部控制體系的建立，應當是全面的建立。首先，企業需要進行采購前的準備工作的管理，也就是說企業需要將同一案子交給至少兩個以上的職員完成，并要求其做事先的預算工作，采取公開開精選的方式贏得該案子的主辦權，完成采購初期管理。而在采購中期的時機采買過程，企業需要建立起有效的監督體制，及通過暗訪的方式進行產品的市場調查，以確保職員采購是否存在問題。最后還需要建立評價環節，企業需要對采購產品進行抽樣調查，以確保采購產品的質量是否達標，并根據中期暗訪的結果進行價格比較，從而對職員的采購做出科學的評價，并記入其績效的考察。而企業只有建立起完整的管理系統，并在各個環節扮演好自己的角色，才能實現對采購環節的有效控制。

三、結語

采購環節作為企業的重要環節之一，與企業的利益密切相關。因此需要加強對企業內部的有效控制，審視現階段內部控制的實效性，采取有效措施，以促進企業更好的發展，促進采購環節不斷進步。

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