企業文書檔案管理存在的問題及對策研究

摘 要：文書檔案管理作為企業檔案管理不可或缺的組成部分，在一定程度上決定著企業檔案管理整體水平。只有牢固樹立正確的企業文書檔案管理理念，科學、規范地進行文書檔案管理，才能將文書檔案應用的價值發揮出來。但實踐中，企業文書檔案管理仍存在著各種亟待解決的問題和不足，本文通過對企業文書檔案管理工作中問題和不足的深入分析，針對性地提出了有效解決對策，旨在為切實提高企業文書檔案管理水平提供有益參考借鑒。

關鍵詞：企業 文書檔案 管理 問題 對策

一、引言

文書檔案是企業管理層進行決策的重要依據，加強企業文書檔案管理，對于提高企業管理層的信息決策質量，更好地發揮文書檔案應有的價值具有十分重要的作用。隨著各單位文書檔案管理水平的不斷提高，新時期對文書檔案的管理也提出了更高要求。一些企業在文書檔案管理工作中仍存在著方方面面的問題，這與當前形勢嚴重不符，在一定程度上也影響了企業檔案管理整體水平的提升。

二、新階段企業文書檔案管理存在的主要問題

眾所周知，各個企業的工作記錄都是通過文書檔案的形式體現出來的，文書檔案范圍比較廣泛，包括行政管理、會計、載體、科技等各方面的內容，具有鮮明的多樣化特點。文書檔案管理一般是對事件發生的過程、書報和文件的收集和保存，具體是利用紙張將其記錄下來，并以分類的形式存放于特定的檔案室中。[1] 在企業文書檔案管理實踐中，受各種因素的影響，存在著各種問題和不足，集中體現在以下幾個方面：

一是缺乏對文書檔案管理應有的重視。大多數企業雖然有專門從事企業文書檔案整理的專員，但是由于對文書檔案管理的認識不足，并未從管理的角度對崗位工作人員提出具體的管理要求，文書檔案整理后未進行有效提取、歸檔和建庫，不能對文書檔案進行系統的應用。這充分說明大多數企業對文書檔案管理的重視度不足，沒能給負責文書檔案管理的部門應有的地位。

二是企業文書檔案管理人員綜合素質有待于進一步提高。大多數企業認為文書檔案管理工作無足輕重，往往安排業務水平較低、年齡較高的人員從事這項工作，或由辦公室文員兼職管理。這些人員本身缺乏文書檔案管理的專業知識，責任心不強、工作積極性不高，且有的是兼職管理，根本沒把工作重點放在這里。且由于從事檔案管理在企業的地位較低，因而企業他們對這項工作的要求也不高，很多文書檔案管理人員都存在敷衍了事的想法，在工作中缺乏應有的認真和努力，綜合素質遠遠達不到檔案管理的要求。

三是文書工作和文書檔案管理工作缺乏有效銜接。由于企業內部文書工作和文書檔案管理工作是分塊負責的，時常出現二者脫鉤的現象。有的企業文書人員缺乏應有的檔案管理意識，在進行文書收集時，不能明確地確定收集的范圍、收集不及時、收集后整理不規范，文件不齊全，裝訂不符合要求、編號不規范等各種問題頻發，直接影響到文書檔案的歸檔，且對文書檔案價值的發揮產生十分不良影響。

四是不能有效地將文書檔案應有的價值發揮出來。在辦公自動化背景下，一些企業認識不到通過辦公自動化軟件進行文書檔案管理的優勢，不能利用軟件對文書檔案進行網絡化的管理，這一方面降低了文書檔案查閱、瀏覽的效率，另一方面也給文書檔案管理人員帶來了很大的工作量，難以將文書檔案應有的鑒定價值和參考價值充分發揮出來。

三、解決企業文書檔案管理問題的對策分析

針對企業文書管理存在的上述問題和不足，筆者結合本企業文書檔案管理實際和自己從事文書檔案管理工作的認識，提出了如下解決對策：

一是提高企業管理層對文書檔案管理工作的重視度。企業管理層重視文書檔案管理工作，將文書檔案管理部門和管理人員的地位突顯出來，明確各部門搞好溝通和配合，在企業內部形成自上而下的重視文書檔案管理的良好氛圍，文書檔案管理崗位配備業務精干的業務員骨干，不斷為其創造培訓和學習的機會，最大限度地提高企業文書檔案管理工作人員的職業道德素質和業務水平，才能使本企業文書檔案管理工作邁上一個新臺階。

二是進一步厘清文書工作和文書檔案管理工作關系。文書工作和文書檔案管理工作是相互依存、密不可分的，前者是基礎，后者是歸宿，前者在一定程度上影響和決定著后者。這就要求企業文書人員不斷樹立檔案管理意識，在文書檔案管理人員的監督和指導下認真制定完善的立卷歸檔制度，確保文件收集完整、及時和準確，通過科學分類、劃分組合，使文件材料形成有機的聯系。[2] 企業文書檔案管理部門也要切實承擔起文書檔案管理的職能，按照檔案管理的工作要求，認真審核接受的文書檔案，對于某些達不到檔案管理要求、不符合規定的文件資料，返回相關文書部門并要求重新整理完善，只有文書檔案管理部門切實履行審核把關職能，嚴把文書檔案質量關，才能保證歸檔保存的文書完整、規范，滿足日后使用要求，發揮應有的價值。

三是利用現代化技術手段將對文書檔案進行電子管理。現階段，大多數企業使用辦公自動化系統進行文書檔案管理，利用計算機技術進行文書檔案資料的收集、整理和歸檔，這不僅能夠提高工作效率，減輕文書檔案管理人員的工作量，還能提高管理文書檔案水平和管理效果，方便文書檔案查閱、瀏覽，更好地發揮文書檔案的價值。

四、結語

總之，企業必須高度重視文書檔案管理工作，理性分析和看待目前文書檔案管理中存在的問題和不足，妥善采取有效措施積極應對、有效解決，才能實現本企業文書檔案管理工作質的飛躍。

參考文獻：

[1]陳振環.試論新時期文書檔案管理中存在的問題及對策.經營管理者.2014年1月.下期：299.

[2]李春竹.淺談企業文書檔案管理中存在的問題及對策. 黑龍江科技信息 2009 （21） ：218-218.

作者簡介：邱慧（1981.12—）女。河北省唐山人。大學本科。唐山中潤煤化工有限公司經濟師。研究方向：企業管理和公文管理。