企業人事檔案管理工作的信息化芻議

摘 要：當前，隨著信息技術的快速發展，企業人事檔案管理也應當與時俱進的發生變化。企業人事檔案管理應當運用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，以促進檔案管理工作更加流暢的進行，提高企業工作效率，能夠高效的為企業人事決策提供依據及幫助。

關鍵詞：企業 人事檔案管理 信息化

隨著信息化時代的到來，原有的人事檔案體系已不再滿足目前工作的需要。如今，企業檔案信息網絡技術的快速發展，企業檔案信息網絡技術不僅能幫助企業解決復雜的檔案信息管理工作，同時使檔案信息化管理工作向專業化轉變。企業人事檔案管理應當運用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，以促進檔案管理工作更加流暢的進行，提高企業工作效率，能夠高效的為企業人事決策提供依據及幫助。

一、企業人事檔案工作現狀

1.對于檔案工作的重視不足。許多企業人事與檔案工作均安排由人力資源部門統一管理，并無專門設立的人事檔案管理部門或崗位，這是由于企業管理層對于企業人事檔案工作的重視及認識不足造成的。而企業人事檔案工作其實對于企業的發展來說至關重要。企業根據企業人事檔案中整理并歸檔的員工信息進行統合并開展招聘工作，或是對于在職員工的升職、調崗、加薪等。而目前，企業人事檔案管理工作鮮有獨立部門及專門崗位，又并非對口檔案管理專業，因此，企業人事檔案工作者的業務水平參差不齊，使得檔案管理工作難以實現標準化、規范化。

2.檔案管理工作不規范。如上文所述，企業對于其人事檔案管理意識不強，對于企業人事檔案的認識水平仍停留在被動設立的局面，有的企業管理層甚至對于企業人事檔案管理工作的崗位職能都不甚清楚。因此，在企業人事檔案的管理工作中就出現了工作職責不清、規整材料不完全等等問題。目前，企業的認識檔案管理工作仍缺少一個清晰明確的思路，缺少專業的檔案管理人員就職，且運用信息化手段較低，仍以傳統的方式為主，不輔佐以先進的信息手段。因此，檔案管理方式沒有發生實質性變化，管理效率低下。

3.相關管理配套設施仍未普遍。人事檔案的價值是潛在的，只有在利用時才可以真正發揮它的作用，但目前很多企業的人事檔案仍然沿用傳統方式，信息化的管理模式仍未普及。此外，文件管理系統、數據庫管理軟件、辦公檔員化系統（OA）等相關信息化管理配套設施仍未普遍使用于企業之中。這樣的現狀對于檔案管理的效率與實效來說并非好事。

二、企業檔案信息化改革的必要性

1.社會與檔案事業發展的需要。信息化的發展使得社會工作、生活等各方面都發生了改變。而對于檔案工作而言，信息化的普及要求企業單位要應用信息化手段對檔案的管理工作來進行輔佐，以促進檔案管理工作更加流暢的進行，提高企業工作效率，能夠高效的為企業人事決策提供依據及幫助。人事檔案部門作為收集、處理、保存信息資源的平臺，理應首先將信息化與檔案管理工作相結合，促進人事檔案管理的信息化發展。

2.檔案管理理論的需要。隨著企業辦公檔員化系統的推廣和應用，檔案管理信息的建設已成為一種必然趨勢。同時，企業檔案管理信息化的建設，使得檔案部門在企業數據存儲之前企有像以前那樣混亂，而是形成一個文業的數據庫系統的文業文件的采集、識別、查詢、共享等功能。此外，由于企業間的交流與溝通已從接收文件傳輸公式的傳統方式企變為通過網絡信息傳輸的新型公式，使傳統的紙質管理已經轉化為電子檔案管理、檔案管理、利用，所以也對檔案管理提出了更高的要求，如快速搜索和信息共享等。

3.檔案自身發展的需要。人事檔案關乎企業發展的方向與脈搏。企業根據企業人事檔案中整理并歸檔的員工信息進行統合并開展招聘工作，事關企業新一代血脈的選任及生長。而對于在職員工的升職、調崗、加薪，企業人事檔案又事關企業獎罰及員工自身。在這樣的發展趨勢下，企業人事檔案需要更多、更詳盡的數據來構建企業人事檔案大數據庫，以期精準的提取和分析所需的人事檔案數據，評估企業未來發展等等。建立專業的系統文件和數據庫等，將提高員工的工作效率，間接提高了企業的經濟效益。因此，開展檔案信息化建設尤為必要。

4.企業管理的需要。隨著公司的不斷發展，規公的不斷擴大，各種資源更好地服業于企業，企業需要對檔案機構實現更為復雜的功能，有一個為輸入的文件信息統一的標準，檔案管理也需要達到的時效性，有效性和效率。當公司需要公司數據庫時，可以建立訪問許可證。此外，文件管理可以在一定程度上為企業和客戶的建立溝通平臺，幫助企業了解消費者的消費習慣，消費，消費意愿，同時，企業可以利用這個平臺推廣好的產品和服業，有效地為企業帶來經濟效益。

三、企業人事檔案信息化建設的重點內容

要做好企業檔案信息化建設，需要著重關注以下幾個方面：

1.人事檔案的數字加工數字化加工是檔案信息化的一個重要組成部分，是人事檔案信息化建設的前期工作，為下一步人事檔案數據庫建設和信息管理平臺建設奠定資源基礎。可采用著錄人事檔案的個人信息，也可通過對紙質檔案進行掃描、圖像處理，轉變為數字格式信息，以便下一步為計算機以及信息系統提供人事檔案信息的檢索和利用。

2.檔案信息管理平臺建設人事檔案信息管理平臺建設以檔案信息資源共享為目的，以現場技術資料控制為重點。其基本構成為檔案信息發布網頁、檔案管理系統、文檔一體化系統、網上遠程檢索系統、電子文件和檔案全過程管理系統。其上流轉的文件資料信息以電子文件形式存在，設計、試驗、制造各個環節的電子文件可實現有效傳遞、交換和共享，突破了信息管理孤島，形成了集成化的檔案管理業務環境。在該平臺上，可對檔案數據實行動態管理，包括動態采集、動態更改、動態跟蹤、動態發布。

3.檔案采集系統的構建隨著人事制度的改革，干部制度的考核、考察、技能、學歷、專業技術職稱的晉升、職務的任免等需要入檔的材料不斷增加，就提高了信息采集工作的難度。因此需要建立健全企業人事檔案的采集制度，嚴格規范檔案信息采集部門、采集范圍內容和時間要求。構建檔案管理平臺與其他信息系統的數據一體化采集接口，全面完整、及時高效地采集檔案相關信息。系統所采用的多級審批的檔案采集流程，可以保障檔案采集過程的完整性、真實性和準確性。一些企業利用局域網絡承擔起積累數字檔案信息資源的職能，為企業數字檔案室提供保存電子檔案的技術支持，使企業人事檔案的采集工作更加有據可循，有條不紊。

4.高效的檔案資源查詢利用建立WEB檔案管理信息查詢發布系統，使檔案信息的查詢更加容易。主要供企業領導和人事處工作人員使用，是基于檔案管理信息系統產生的檔案數據，在局域網內發布相關信息。即企業內部的專業技術人員可以登錄平臺進行發布，局域網內的用戶可以經部門領導在線審批后，在線瀏覽文件，并下載打印，可通過模糊檢索、分類檢索和專題檢索等多種方式進行查詢。突破了時間和空間的限制，實現高質量的檔案利用。其他工作人員如工作需要，也可在線授權、遠程登錄，查詢相關信息。

參考文獻：

[1]瞿曉菁.芻議企業檔案信息化建設的有效途徑[J].中國管理信息化，2012（22）：86-86.

[2]何建東，何碧娟.試論人事檔案的信息化建設[J].數字蘭臺，2010（16）：23-24.

[3]劉隆佳.檔案信息管理建設[J].機械管理開發，2012（5）：209-210.

[4]葛紅.企業檔案信息化建設的實踐與思考[J].檔案學通訊，2011（1）：92-94.

[5]劉琴.人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J].檔案學研究，2011（5）：20-23.

[6]陳麗.如何發揮辦公室檔案信息資源的作用[J].辦公室業務，2012（5）：105-105.