對工程技改科研項目檔案有效管理措施的探討

摘 要：工程技改科研項目檔案是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。它是工程建設、科研技改項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。本文對工程建設檔案的管理存在的問題以及有效的管理措施做一些簡單的探討。

關鍵詞：檔案管理 科研技改項目 工程建設

近年來，我公司的工程建設、科研技改項目發展迅速，與此同時，也形成了大量的資料即工程檔案。工程檔案是建設工程項目活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。它記載著工程設備、施工過程、安裝調試、管線敷設等建設活動，是工程建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，工程建設、科研技改項目檔案管理作為工程建設、科研技改項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。如何有序地管理好工程建設、科研技改項目檔案既是工程本身的需要，也是檔案管理部門的要求。

一、工程建設、科研技改項目檔案資料的內容

1.綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；工程通知單；項目的方案及初步設計文件資料；規劃等審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關招投標合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料。

2.工程建設、科研技改項目設備安裝工程施工文件資料。主要包括項目圖紙、設計變更、技術要求，工藝設備參數文件及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

3.竣工圖等。主要包括項目總體平面竣工圖；工藝設備流程竣工圖，橋架管線敷設竣工圖；設備安裝調試竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工程；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水采暖保溫工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。

二、工程建設、科研技改項目檔案的特點

1.工程建設、科研技改項目檔案具有單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性，它是圍繞一個獨立的工程建設項目，記錄著工程建設的全過程，是工程檔案最突出、最重要的特點。

2.工程建設、科研技改項目檔案具有真實性。工程檔案是該項工程實體的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設同步形成的，是該工程批準、招投標、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求知工程質量標準，是工程建設、科研技改項目質量監督部門進行竣工驗收的重要依據。

3.專業技術性強：它產生于國民經濟各領域的工程建設活動中，檔案種類繁多、數量大、涉及多專業和多學科，知識面、專業面廣。

4.工程建設、科研技改項目檔案具有實用性。工程建設、科研技改項目檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。

三、工程建設、科研技改項目檔案管理需要解決的問題

1.工程建設、科研技改項目檔案材料不完整。檔案材料不完整是工程建設、科研技改項目檔案存在的主要問題。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，設計變更、工藝流程改進、合同變更等檔案材料缺失很多。

2.沒有完整的管理措施。從檔案管理機構上看，沒有設立專門的檔案室，工程建設、科研技改項目檔案由其他業務員代管或由統計管理人員兼管，形成的檔案材料凌亂繁雜。

3.缺乏復合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業素質較差，沒有經過專業培訓，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。

四、工程建設、科研技改項目檔案有效管理的措施

1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對工程建設、科研技改項目檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。

2.建立健全檔案管理制度是做好工程建設、科研技改項目檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，在項目建設初期檔案管理的有關規定，結合施工實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確主體單位、規劃設計單位、招投標代理機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。

3.加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于工程建設、科研技改項目檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心。

4.充分利用現代化手段，多角度、多層次開發工程建設、科研技改項目檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。大力推行對縮微檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發展方向。有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門的檔案管理水平和協調工作能力，方便對檔案利用，提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用統一的編號。

5.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性。

五、結語

當前，進一步實施跨國經營戰略，加強項目建設和基礎管理已成為大中型企業的遠景規劃，管理體制必將漸進改進，工程建設、科研技改項目檔案管理也會涌現新情況，同時也存有較大的發展機遇和空間。我們應以積極學習和借鑒先進工程建設、科研技改項目檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強工程建設、科研技改項目檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結工程建設、科研技改項目檔案管理的經驗，使工程建設、科研技改項目檔案更好地為經濟建設和構建和諧社會服務。

參考文獻：

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].中國人民大學出版社，2001.

[2]劉萌.文書與檔案管理[M].電子工業出版社，2010.

[3]徐英浩.淺談施工檔案在工程管理中的作用[J].工海煤氣，2004（5）.

[4]曹興鳳.科技檔案管理與利用[M].中國農業科學技術出版社，2009.

[5]蔡立軍.《試論檔案是文化的載體》[J].火柴工業，2004（4）.

[6]成芳.文書工作與檔案管理[M].首都經濟貿易大學出版社，2009（8）.