職業衛生技術服務檔案管理中存在問題與對策

摘 要：職業衛生技術服務檔案管理是規范職業病危害評價行為的關鍵環節，通過深入細致分析、發現現有職業衛生技術服務檔案管理存在的不足，提出有針對性的對策措施，發揮檔案管理在評價過程控制中的作用，以此不斷提高職業病危害評價水平。

關鍵詞：職業衛生 技術服務 檔案管理 對策措施

職業病危害評價是控制或消除職業病危害，防治職業病，保護勞動者健康的重要手段，在生產企業職業病防控中得到廣泛的推廣。職業衛生技術服務檔案管理是職業病危害控制效果評價的重要內容，職業衛生技術服務檔案可以有效證明職業衛生技術服務機構是否嚴格按照標準要求開展技術服務活動，對保證檢測檢驗結果和評價結論的客觀性、真實性起到重要支撐。

職業衛生技術服務機構必須要充分認識職業衛生技術服務檔案管理工作的重要意義，不但為保護勞動者的職業健康提供證據，而且也為政府職業衛生監管部門履行監管職責提供技術支持。本文結合職業衛生技術服務檔案管理中遇到的常見問題和不足，本著不斷完善和提高的原則，提出相應對策措施和建議，為我國職業衛生技術服務檔案管理提供理論和方法基礎。

一、職業衛生技術服務檔案分類

職業衛生技術服務檔案是了解職業衛生技術服務機構執業情況的重要的資料，也是職業病危害評價的重要組成部分，是在職業衛生檢測、評價和過程控制中產生的各種具有保存價值的資料文件。按照保存的內容分基礎檔案、評價檔案和檢測檔案共3種。

二、職業衛生技術服務檔案管理工作中存在的問題

1.領導重視程度不夠。一般職業衛生技術服務檔案管理工作歸屬職業衛生技術服務機構管理部門，屬于輔助工作科室。如果領導過分追求了經濟效益，往往對職業衛生技術服務檔案管理工作的重視程度不如一線業務科室，僅停留在滿足最低要求水平，從而導致檔案工作缺乏主動性，尤其在人員配備、設施投入、體系建設及持續改進方面缺乏必要的長遠規劃和設計，形成工作推著干，只有在檔案管理人員提出實在不解決就不行的問題，領導才會解決。

2.檔案管理人員不足。職業技術服務機構隨著業務的開展，職業衛生檢驗檢測和評價工作繁重，一線部門人員緊缺，為此，機構在人員配置上，通常會忽視檔案管理人員配備，偏重于對職業病危害評價防治及檢驗檢測專業人員的支持，造成職業技術服務檔案管理人員多是由業務人員兼任，兼職人員大多數還承擔著較為繁重的業務工作，同時也沒有時間及機會接受很好的檔案專業知識培訓。

3.檔案基礎設施不完善。職業衛生技術服務機構業務工作量大，大多數單位存在業務用房緊張現象，導致職業衛生技術服務檔案用房不足，沒有設置專門檔案庫室和借閱室，檔案柜及相關基礎設施配備匱乏，甚至出現檔案存放于兼職檔案管理人員業務辦公室內。這對檔案管理的安全性、長期性和完整性存在著潛在的隱患，很容易造成資料丟失。

4.檔案管理制度不健全。職業衛生技術服務機構檔案管理制度建設不健全，不夠完善，尤其體現在庫房管理制度、檔案交接制度、借閱制度等方面，通常是制度缺失或制度過于粗放，缺乏應用性，導致正常工作流程不順暢，嚴重影響文書檔案管理工作。

三、提高職業衛生技術服務檔案管理的對策措施

1.領導重視，建立完善檔案管理組織。機構領導提高職業衛生技術服務檔案管理意識，充分認識檔案管理的重要性，建立檔案管理領導組織機構，主要領導親自擔任組長，指定1名業務領導為副組長，負責安排部署日常檔案管理工作；設置1名專職檔案管理員，負責日常檔案管理事務；在一線科室設立兼職檔案管理人員，負責收集和完善各類職業衛生技術服務檔案，并按時移交檔案室歸檔。

2.結合實際，加強檔案管理制度建設。對職業衛生技術服務檔案進行統一集中管理，加強檔案管理工作的制度化和規范化建設。結合機構實際，認真梳理各項檔案管理制度，進一步補充和完善檔案管理制度，建立檔案管理收集、歸檔、保管 、利用、鑒定、銷毀、保密、庫房管理等相關制度體系，定崗定員，層層壓實責任。

3.統一代碼，規范檔案的歸檔標準。盡管國家安全生產監督管理總局下發了職業衛生技術服務檔案管理的相關規范和標準，對職業衛生技術服務檔案的歸檔、管理提出了明確要求和規定，但在實際運行中還應制定更加具體的統一歸檔標準，制定全國統一的項目代號和編碼，實行全國一碼制，使職業衛生技術服務檔案管理更加標準化、規范化和統一化。

4.加強培訓，提高檔案管理人員素質。檔案管理人員是檔案規范化和標準化管理的具體組織者和實施者，提高職業衛生技術服務機構檔案管理人員專業技術技能和管理水平刻不容緩，要實行外部學習和內部培訓相結合，適時外出交流和觀摩優秀檔案管理。建議每年確保檔案管理人員接受一次專業技術培訓，邀請業界專家指導檔案管理工作，不斷提高管理人員業務水平和素，同時檔案管理人員及各主要業務科室的兼職檔案人員也要及時組織內訓，統一標準，及時保持與現代檔案管理相接軌。

5.加大投入，改善檔案管理工作環境。根據工作實際需要，合理配置檔案室，并考慮長期發展需要。檔案室設計和布局要合理、合規，滿足國家相關標準和規范要求。機構應設有專門檔案閱覽室和檔案庫房，實現檔案庫房、辦公室和閱覽室分離。檔案室環境要滿足長期保管需要，購置先進軌道式檔案密集架和相關設施。檔案庫房要滿足防火、防潮、防高溫、防光、防盜、防塵、防有害氣體和防蟲等標準要求。同時要配備空調、溫濕度儀、消防滅火器等硬件設施，不斷改善工作環境，充分保證職業衛生技術服務檔案的安全性、完整性和長期性。

6.與時俱進，實現檔案管理信息化。隨著現代計算機技術和信息技術的發展，職業衛生技術服務檔案管理必須與時俱進，不斷創新發展。檔案管理信息化是檔案工作適應現代信息化發展的必然要求，是全面提升檔案管理工作為社會服務能力的必然選擇。檔案管理不能只是停留在收集和保管的層面上，應該以“共享、服務”為中心，充分運用現代云計算、大數據等信息化手段，不斷加強檔案管理的信息網絡化建設。

與此同時，職業衛生技術服務機構也要不斷提高專業技術人員的信息化技能水平，研究開發與檔案管理工作相匹配的軟件系統，將計算機系統的標準化與職業衛生技術服務檔案內容的廣泛性、復雜性有機結合，更加高效、便捷、精確地開展檔案管理工作，提高檢索的準確性和及時性，使檔案管理在職業病危害評價中發揮更大作用。

四、結語

社會對職業病危害防治重視程度的提高，促進了職業衛生技術服務檔案管理發展的步伐，檔案管理必須開拓進取、創新發展，不斷提出更多、更好的新方法和新舉措，進一步提升職業衛生技術服務機構的檔案管理水平。

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作者簡介：劉婷芳（1969.01—）女。民族：漢。遼寧丹東人。大學本科。公共衛生主管醫師。現就職于遼寧省安全科學研究院。主要從事職業衛生評價及風險管理研究工作。