中小企業(yè)會計資料檔案管理的實務(wù)運用

相較于上市公司、國企、大型私企，中小企業(yè)會計部門一般配置的人員少，對會計檔案缺少組織管理要求；其次會計從業(yè)人員自身的知識體系里，對會計檔案管理基本停留在初級階段；第三雖然財政部下發(fā)了《會計檔案管理辦法》，但是由于沒有財、稅部門的檢查要求，財務(wù)工作中不知道如何做到更規(guī)范的小伙伴還有很多。

結(jié)合我自己工作中的一些經(jīng)驗，從實務(wù)操作方面和大家分享一些心得，希望對大家有所幫助。

一、立卷、歸檔、保管

1.會計憑證。

1.1原始票據(jù)。規(guī)范的會計憑證裝訂，是從原始票據(jù)的正確粘貼開始的。原始票據(jù)粘貼的不合適，比如常見的中間厚兩頭薄的情況，想要訂出一本結(jié)實美觀的憑證是不可能的。其次膠水的使用，液體膠比固體膠更能讓你粘貼的票據(jù)平整牢固，尤其是膠水干燥以后差異更明顯。固體膠粘貼過路費票據(jù)和定額的餐費發(fā)票尤其不結(jié)實，經(jīng)常會從憑證中掉落。由于會計憑證在使用中經(jīng)常要翻閱，有時還會復(fù)印其中的發(fā)票、銀行承兌匯票、批示等等，如果裝訂的過深，復(fù)印結(jié)果就無法使用。但是沒有足夠的裝訂深度，憑證又不牢固，如何解決呢？推薦方法：在原始單據(jù)粘貼時，在左側(cè)邊緣留出2.5厘米寬度的空白區(qū)域。這片空白區(qū)我們又用作廢的憑證紙折疊后增加厚度粘貼填補，以保證整體憑證的高度和平整度。裝訂后的憑證不僅滿足了各項需求，而且還比較美觀。

1.2裝訂厚度。會計憑證的裝訂厚度要求與憑證檔案盒的厚度相關(guān)。憑證檔案盒目前市面上有2鐘，一種寬的、一種窄的。買寬的那種實用性要好，它不僅寬還厚，與增值稅專用發(fā)票的大小一致，發(fā)票不僅省了折疊，后期查閱、復(fù)印也方便。

1.3會計憑證檔案盒的使用。憑證檔案盒在實際工作中應(yīng)與裝訂好的憑證配合使用，將憑證裸放在檔案柜中，很不方便查找，因為包角上的字跡很小，而且你拿開時上邊的憑證會擠壓掉落下來，不便于整理，少了憑證盒的保護會計憑證更容易毀損。

2.會計賬簿。

2.1賬簿首頁的重要性。在實際工作中對于總賬、明細賬、日記賬、多欄賬、數(shù)量金額賬要分別裝訂，大家都會區(qū)分。但是在哪里粘貼印花稅票，卻又一頭霧水，經(jīng)常看到若干年的賬簿上沒有一本粘貼印花稅票的。不貼印花稅票，會小稅重罰的，親。

在賬簿首頁右上角的空白處就是粘貼印花稅票的地方，貼完了，記得用紅色中性筆在稅票的腰部水平劃兩條平行線。其他內(nèi)容按賬簿首頁的文字要求填列即可。

2.2會計賬簿封皮及檔案盒的使用。會計賬簿的封皮用牛皮紙或制作標書的彩色封皮都可，因為這兩種材質(zhì)都比較厚實耐用。推薦使用噴墨打印機，將封面內(nèi)容打出，字跡會比較清晰。如果只有針式打印機，一定記得將檔位調(diào)至3檔以上，保護好打印針頭的正常使用后再開始。

賬簿封皮的內(nèi)容一般包括：單位名稱、所屬年度、賬簿種類、會計主管人員及裝訂人簽章。

3.財務(wù)報告（納稅申報表）。這里我把納稅申報表放到財務(wù)報告同等重要的程度給大家分享。其他有關(guān)財務(wù)報告檔案管理內(nèi)容參照《會計檔案管理辦法》。

納稅申報表，在實務(wù)中是非常重要的會計檔案資料，在《會計檔案管理》中卻沒有特別提示，實務(wù)中如何操作對大多數(shù)中小企業(yè)財務(wù)人員都是一件標準很模糊的工作。

我們也是在工作中不斷的探索，比如根據(jù)審計事務(wù)所檢查數(shù)據(jù)的鏈條方向，以及市場上出售的相關(guān)包裝材料，甚而向稅務(wù)人員了解學(xué)習(xí)，總結(jié)了一些經(jīng)驗，與大家分享如下：

3.1專用發(fā)票抵扣聯(lián)。一般納稅人企業(yè)每個月最重要的一件事就是關(guān)注本企業(yè)取得了多少進項發(fā)票，當月抵扣入賬了多少？這是關(guān)乎企業(yè)的現(xiàn)金流和稅負的重要依據(jù)之一，也是稅務(wù)部門管控的重要風(fēng)險點。因此其檔案管理也尤其關(guān)鍵。如今認證發(fā)票基本實現(xiàn)了企業(yè)端的操作，財務(wù)人員取得增值稅專用發(fā)票并確認當月入賬的，要及時認證。對分批分次認證的抵扣聯(lián)，在每一批次的首頁附《進項發(fā)票認證清單和匯總表》，月末結(jié)束打印當月的匯總表附在當月已認證入賬的所有抵扣聯(lián)的首頁。

裝訂抵扣聯(lián)的牛皮紙封皮市面有售，在裝訂前一定要先核對以下幾組數(shù)據(jù)：（1）每批 次的進項發(fā)票抵扣聯(lián)（原件）認證金額與該批次的《認證清單和匯總表》抵扣聯(lián)要份數(shù)一致，金額一致；（2）當月所有已認證批次的進項發(fā)票金額加計后與月度匯總金額一致；（3）月度認證入賬進項發(fā)票匯總金額與增值稅申報系統(tǒng)相關(guān)內(nèi)容一致。以上內(nèi)容核對無誤后方可裝訂成冊。

市面上沒有售賣專門存放進項發(fā)票的檔案盒，經(jīng)過比較，將裝訂好的抵扣聯(lián)放入憑證檔案盒中較好，不合適的檔案盒填寫內(nèi)容可以根據(jù)需要修改填列。

3.2國地稅資料。國地稅納稅申報現(xiàn)在均已實現(xiàn)網(wǎng)上申報，但是紙質(zhì)的資料也必須留存。將數(shù)據(jù)長期存放于系統(tǒng)中，一旦系統(tǒng)升級或故障將無法打印歷史資料，最好邊申報邊打印，減少遺漏。國地稅資料不僅要分別裝訂，而且應(yīng)該按月度、季度、年度分別裝訂，便于對外提供時酌情取用。

3.3稅務(wù)變更資料及納稅檢查資料。納稅項目變更的資料一般包括企業(yè)法人變更、經(jīng)營地址變更、經(jīng)營范圍變更、股東變更等等，應(yīng)當作為專項資料進行檔案保管。納稅檢查有查賬、檢查發(fā)票使用情況、各項稅負自查等等，參照專項資料的保管要求歸檔。

4.其他。財務(wù)工作中還會有其他一些資料，比如：通知、制度辦法、計劃總結(jié)、政策法規(guī)、請示批復(fù)、預(yù)算執(zhí)行反饋等，這些內(nèi)容雖不屬于會計檔案資料的管理范疇，但也是重要的文書檔案，依據(jù)文書檔案的管理辦法也要歸檔管理。對于《 通知》的下發(fā)格式，在實務(wù)中有一種格式比較實用，就是紅頭文件的格式，雖然常用于政府部門，但作為一種比較成熟的管理方法，實際使用在中小企業(yè)中效果也非常好，比如格式中不僅有關(guān)鍵字提示，而且年度發(fā)文總數(shù)也有標識，便于分類查閱。而且將重要的人事任命、制度下發(fā)、人員獎懲通過紅頭文件的形式下發(fā)，明顯提高了被通知事項的認可度和執(zhí)行力度。計劃總結(jié)，一般是指年度工作總結(jié)和下年度工作計劃，有個人的，也有部門的。加強計劃總結(jié)的檔案管理，其實是為今后加強崗位建設(shè)和部門職能提升，準備的歷史數(shù)據(jù)，可作為參照評價的依據(jù)。

從一至四的內(nèi)容主要講述了立卷和歸檔時的一些實際操作。未涉及到的，請大家參照《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。

說到檔案的管理，因為局限于中小企業(yè)的成本付出，一般不設(shè)置專門的檔案管理機構(gòu)，會計檔案資料就存放于財務(wù)部門，由會計保管。依據(jù)崗位不相容性原則，出納不得兼管。會計檔案 保管期限：憑證15年、賬簿25年、會計報告10年、會計年報永久、其他10年。

二、查閱、銷毀

1.借閱檔案登記表的使用。在實際工作中，中小企業(yè)的會計檔案不僅由會計部門自己保管，而且該檔案也是會計部門使用的最多，其他部門偶有借用的也會讓借用人打個借條，借用部門領(lǐng)導(dǎo)或老板一般不會書面簽字，但會口頭打招呼。資料歸還時會在借條上標注，會計會留存借條，但由于借條沒有統(tǒng)一格式，并不便于長期保管。因此《檔案借閱登記表》的使用就很規(guī)范。 具體內(nèi)容大家可以參照《會計檔案管理辦法》 的相關(guān)要求。

2.銷毀清冊的使用。從業(yè)近20年的實務(wù)工作中，中小企業(yè)的存續(xù)能發(fā)展到銷毀清冊的年份，實屬不多（指25年），能參與銷毀會計檔案工作的財務(wù)人員更少。這些年財務(wù)軟件的普及使用，到期的電子賬務(wù)如何銷毀，在《會計檔案管理》中也未提及。因此凡有財政部管理模糊的地方，大家可以咨詢上級主管稅務(wù)部門，更為妥當。