事業單位檔案管理的電子化建設探討

摘 要：如今隨著科技的發展，人民生活水平質量的提高。我國迎來了數字化時代，現今電子信息技術產業的應用已經進入了千家萬戶，成為現代人不可缺少的重要組成部分。電子化的建設具有實用性，通俗易懂等特征。如今的許多企事業單位在檔案管理中相對應用到了電子化，高效便捷的電子化帶來許多便利的同時也暴露了一些弊端和漏洞。本文就事業單位檔案管理的電子化建設進行詳細的探討。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 電子化信息技術

一、引言

檔案是直接形成的歷史記錄，它源于文件，這里的文件指由文字、圖表、聲像所形成的材料。因此，文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華，文件是檔案的素材，檔案是文件的組合，它在企業事業單位中占據著重要的地位。電子檔案管理就是利用網絡進行憑證化的處理金貴整理和歸類，從而形成電子檔案。電子檔案在事業的發展中應用廣泛和便捷，由傳統模式轉化成具有信息化、規范化等特點。

電子檔案在在事業的發展過程中發揮著其重要的積極作用，有效的提高了工作效率，一方面實現了電子檔案的可靠性及安全性的管理，另一方面，能夠通過數字證書等先進技術保證了電子檔案的不可抵賴性及憑證的價值，保證了電子檔案的信息安全，同時能最大程度上儲存更多的信息庫。電子檔案給事業帶來了便利的同時也出現了許多的漏洞，導致我國事業單位在電子檔案管理體系方面還不夠完善和成熟。

二、我國事業單位目前電子檔案管理中存在的問題

1.電子檔案的安全性得不到保障。由于電子檔案的在我國事業單位中占其重要的地位，因此事業單位對檔案管理的安全極為重視。檔案管理的安全性得不到保障，勢必會給事業單位帶來利益上的沖突和損失，那么就會嚴重影響了事業單位的信譽。電子檔案安全性得不到保障的原因有兩方面。一方面是管理人員（對）沒有意識到電子檔案的重要性，對電子檔案的安全意識極為淡薄，且現今的許多單位（上）對電子檔案的存儲不做區域上的劃分，加之事業單位對電子檔案的保密制度不重視，加上管理人員的疏忽很容易造成電子檔案被人利用等現象。另外一方面，由于很多單位電子設備不夠完善，對電子信息的保密不加重視，在電子設備配置上沒有過高要求，導致電子設備的硬件和質量相對（于）落后許多，沒有對電子設備進行及時的維修和更新，導致信息在傳輸的過程中容易被病毒入侵從而信息被不法分子加以利用，電子檔案得不到有效的保障，嚴重影響到事業單位的發展。因此，電子檔案管理的安全保障尤為重要。

2.電子檔案管理部都規范。由于我國科技的發展迅速，電子信息技術日新月異。事業單位很多檔案管理人員在電子技術方面還未完全（的）掌握，在思想方面沒有與時俱進，對檔案的重視度不夠，不能有效的適應信息化時代的檔案管理標準，導致管理人員沒有認識到電子檔案的重要性，從而在管理方面對電子設備沒有妥善的保存好，隨意的對電子設備進行處置。這個行為嚴重的影響了事業單位檔案的安全性。由于我國精通檔案管理和熟悉操作的人才大量缺乏，導致管理人員水平的參差不齊，在管理方面缺少正確的認識，缺乏規范性。管理人員在操作的過程中對檔案的價值潛力辨識度不高，不知道哪些重要的文件需要備份，導致檔案在工作的過程中沒能發揮好它的價值。

3.檔案管理人員的專業素質不高。由于檔案人員的專業技能和知識水平參差不齊，而精通檔案管理和熟悉操作的人才缺乏，大多數檔案管理人員在管理水平不是很高，操作上容易出現偏差。部分管理人員對檔案的認識不夠重視，對檔案價值辨識度不高，不能準確的判斷檔案的價值潛力，致使有價值的檔案丟失。近幾年社會體制的不斷改革，檔案工作數量不斷的增加，檔案內容日趨復雜性，所以檔案人員面對數目比較繁雜的檔案信息往往就放棄掉了。加之很多事業單位（上）管理人員的薪酬較低，福利較少，在單位里發展的空間比較狹窄，工作上沒有積極性，學習上沒有主動性，不能夠很好的吸收所學的電子技術管理理念和知識，更不能將知識應用到實踐中，在管理方面往往都是敷衍了事，甚至對電子信息技術有排斥的心理，產生抵觸，管理人員在管理檔案時不能夠很好的完成檔案管理任務，管理人員的錯誤思想在工作上的不積極，不但影響到單位檔案管理工作的進展，很大程度上還阻礙了我國事業單位檔案管理電子化的建設。

三、電子檔案管理的建議

1.保證電子檔案在利用中的安全。電子檔案機密是工作人員的基礎，確保檔案的安全是管理人員在管理工作中重要的工作內容，管理人員必須負責檔案安全并進行維護，要堅決維護單位利益。在同等情況下，單位要重視電子檔案的安全性，對電子設備進行完善和及時維修。為了保障電子設備的安全性，事業單位必須要劃分管理檔案的領域。不管是檔案管理人員還是檔案利用者，都要嚴格的遵守制度，經過相關人員的允許才能進入檔案的管理區域。沒有任何指示或未經過允許不得隨意的出入檔案庫房。管理人員可根據進來的人員進行登記和記錄，做好檔案管理的記錄，閱讀檔案者不能將資料在庫房中閱讀，不能隨意的出入和私底下偷偷地復制。進來閱讀檔案者必須按照指示進行相關的手續辦理，不得與外人泄露檔案上的信息。事業單位要著重培養相關人員的安全意識和法律意識，提高管理者安全意識。由于電子檔案具有不穩定性，很容易被不法分子加以利用，無疑給單位帶來嚴重的影響。因此管理人員要有足夠的安全意識，電子設備若出現漏洞，要及時的對電子設備進行維修，并定期檢查電子設備的安全性。管理人員要培養對檔案進行備份的良好習慣，這樣保障了電子檔案的安全性和穩定性。

2.完善相關法律法規。事業單位要著重對管理人員進行教育和正確指導，增強管理人員的法律意識。由于管理人員的水平參差不齊，對電子檔案管理的不重視，法律意識和安全意識淺薄，容易產生錯誤的思想。而我國事業單位檔案管理電子化建設要想取得重要發展，就必須要完善相關法律法規，法律法規是檔案管理的重要保障。事業單位要對其做好相關的防范措施，對電子檔案的管理要進行科學化和規范化管理。制定具有針對性及完善的管理制度，這樣管理人員在管理方面就會得心順手，將從前混亂的管理模式轉化成有序的管理模式。業單位必須要對電子檔案的安全制定詳細的規章制度，無視規章制度，故意損害電子信息設備、違法利用電子設備等行為要嚴懲。在實行的過程中不斷的完善和補充，一方面有利于提高電子檔案的工作效率，另一方面電子檔案出現問題時能有法可依，得到相對應的保障。

3.提升檔案管理人員的綜合素養。事業單位要想在電子設備信息建設上發展，就必須提高檔案管理人員的素質。培養管理人才是事業發展的基本任務，管理人員在管理電子設備信息方面做的好才有利于事業單位的進步。事業單位要著重檔案管理人員抓住專業知識的同時也要重點提高管理人員的自身能力。事業單位可對人員進行相關的訓練，提高檔案人員的知識水平，掌握檔案管理的管理方法，熟悉管理的各個流程。要求管理人員學知識的同時擴寬視野，豐富自身知識水平。培養高素質的管理人員有利于提高電子檔案管理的工作效率。

四、結語

總而言之，只有做到保障檔案管理的安全，提高檔案管理人員的綜合素質，完善相關法律法規，才能提高檔案管理的工作效率，促使檔案管理工作的進步，實現事業單位檔案管理工作的科學發展。

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