簡析檔案管理系統(tǒng)軟件的優(yōu)勢及功能

劉慶桐

【摘要】在不斷更新變化的時代里，高科及技術的研發(fā)與應用，使得企業(yè)發(fā)展更加順利。在企業(yè)中檔案管理工作質量與效率對企業(yè)發(fā)展來說非常重要，因此，需要不斷加強檔案管理水平，結合先進的科學技術，利用信息技術、網(wǎng)絡技術所建立的檔案電子數(shù)字化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理智能化、專業(yè)化、法律化，完全彌補了傳統(tǒng)檔案管理中的不足，并且起到了優(yōu)化檔案管理模式、提高管理質量、降低檔案管理工作量、節(jié)約部分人力、物力、財力等作用。

【關鍵詞】檔案管理；電子數(shù)字化；管理模式；系統(tǒng)軟件；優(yōu)勢；功能

檔案管理工作在新時期下，借助科學技術的優(yōu)勢與功能，得到了質量與效率上的升華。目前，檔案管理工作以被各企業(yè)中視為重點提高管理水平的對象，對檔案管理系統(tǒng)軟件的應用非常重視。實現(xiàn)智能化檔案管理模式，利用電子軟件系統(tǒng)的優(yōu)勢與功能，不但提高了檔案管理專業(yè)水平，同時還是得檔案資源受到安全保護，保證其數(shù)據(jù)信息的真實性、準確性、可靠性，使得檔案信息為企業(yè)發(fā)展與抉擇方面發(fā)揮重要的參考作用。

一、檔案管理現(xiàn)狀

在高科技應用性、使用性、功能性越來越強大的新時代里，很多企業(yè)中均已借助高科技的力量來推動發(fā)展速度。檔案管理也已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質抄錄模式上轉變成現(xiàn)今的電子數(shù)字化管理模式。智能化檔案管理模式可以完全彌補傳統(tǒng)管理方式中的不足，同時還能夠大大減少紙質抄錄的工作量，一定程度上節(jié)省了紙張費用，以及存儲資料文檔所占的庫房空間，減少人力。

然而由于很多企業(yè)中對電子數(shù)字化軟件系統(tǒng)的操作能力非常低，對辦公程序存在不懂、不熟悉的現(xiàn)象，導致檔案信息在收集、分析、處理、編制、存儲等各環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，例如：對所收集的檔案信息在編制過程中因格式、文字等方面處理能力差，就會使檔案信息存在某種程度上的差異，影響到上下級檔案管理部門對信息處理結果其不滿意，很難完成接收與認同，進而使檔案信息移交接受不順利，工作效率下降，甚至嚴重到檔案信息不能及時歸檔保存，造成檔案信息處理困難。

因此，為了更好的使企業(yè)檔案管理人員能夠熟練接收此項工作，并保證操作能力、技術能力以及管理能力，我國相關部門與計算機軟件開發(fā)公司共同針對此種現(xiàn)象進行更深一步的研究，經(jīng)過不斷努力研發(fā)出一項具有專業(yè)性質的檔案管理系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)管理統(tǒng)一化、維護自動化的檔案管理系統(tǒng)，以方便操作、查找、利用為原則，促使系統(tǒng)軟件具備高效、準確、簡單、實用等優(yōu)點。基于此，我們更應該對檔案管理系統(tǒng)軟件的優(yōu)勢及功能加以了解。

二、專業(yè)性檔案管理系統(tǒng)軟件具備諸多優(yōu)勢

1.提高工作效率

檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間和資源；如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進行關鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。檔案相關文件輸出時也采用了統(tǒng)一的電子格式，兼容于大多數(shù)電腦系統(tǒng)，方便打印和傳閱。在上報歸檔信息工作方面，可將系統(tǒng)軟件處理的結果直接加密上傳到上級管理部門，節(jié)省了人力和時間。

2.能夠更好地開發(fā)檔案內容信息

應用一般的辦公軟件只能夠實現(xiàn)單個文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費時間，也浪費資源。而檔案管理系統(tǒng)軟件，可以在對檔案的基礎信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對相關的檔案文件進行相關性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關的電子文件進行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內容發(fā)揮更大的作用。同時，檔案管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)的傳送、接收、備份、恢復等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務提醒等。

3.更好地實現(xiàn)檔案保密功能

一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設置人員的查閱權限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進行查檔時，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢日志，對數(shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行了安全設計，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統(tǒng)軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統(tǒng)軟件。

三、專業(yè)性檔案管理系統(tǒng)軟件具備諸多功能

1.收文登記

文書人員收到公文后，將文件信息輸入系統(tǒng)，便可打印收文登記簿和收文批閱承辦箋等；收文序號由系統(tǒng)自動生成編號，并打印在收文登記簿和收文批閱承辦箋的右下角，形成檢索，便于文件去向的掌握；輸入的信息數(shù)據(jù)可提交到軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中保存，方便以后查詢及入檔時調取；如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎受損或遺失，可從系統(tǒng)中調出對應數(shù)據(jù)進行補充打印。

2.發(fā)文登記

可以各個部門一個總號或多個號；軟件系統(tǒng)可以按年度自動對發(fā)文進行編號；發(fā)文登記之后，可打印發(fā)文登記簿，發(fā)文登記簿既可以自動銜接上次結束時的行數(shù)或指定起始行數(shù)打印，也可以分期分批統(tǒng)一打印；登記時內容在備選項中進行選擇即可，如“主送”“抄送”“標題”等；發(fā)文檔案數(shù)據(jù)同樣可以到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中進行調取。

3.組建檔卷

可依據(jù)本單位具體工作職能，選擇適合的檔案分類方案。如“年度—機構（問題）—保管期限”分類法、“保管期限—年度—機構（問題）”分類法、“年度—保管期限—機構（問題）”分類法等；檔案文件進行輸入時，對于收文和發(fā)文，只需搜索相應序號，即可調出將相應文件；會議記錄、領導講話及其他文件手工輸入即可；檔號為系統(tǒng)自動產生，檔號格式可以自定義輸入。

4.公文查詢

可對檔案管理系統(tǒng)軟件中的各項數(shù)據(jù)進行查詢；可指定一個或多個匹配條件進行搜索查詢；可打印出所查詢到的檔案內容，由系統(tǒng)自動記錄查詢、打印記錄。盡管檔案管理系統(tǒng)軟件的功能強大，優(yōu)勢明顯，但仍然需要檔案管理人員合理應用，謹慎行事，方能讓檔案管理系統(tǒng)軟件更好地為檔案管理工作服務。

參考文獻：

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