如何做好企業辦公室管理工作

王建

摘要：辦公室部門是引導各部門協調發展的關鍵，對內可以起到連接與溝通各個部門，對外可以為企業樹立良好形象。可見辦公室管理水平的高低對整個企業的內部工作效率以及對外形象產生直接影響，所以，辦公室管理工作必須精細、到位。

關鍵詞：企業；辦公室；管理工作

一、企業辦公室管理工作的作用

身為企業的辦公室部門必須清楚其在企業中所發揮的職能作用。面對市場經濟的迅速發展，競爭壓力也日益加大，這種趨勢令企業面臨巨大的挑戰。如果企業想提高發展的持續性，內部管理工作的加強是必不可少的，這些挑戰對于主要負責企業管理工作的辦公室部門將要求更高。對此，辦公室部門必須提高管理質量，為企業的發展提供服務、決策，在進行管理工作的同時也要不斷提升自己的管理水平。

（一）辦公室的橋梁作用

日常工作中，辦公室部門起到了橋梁紐帶作用，能將不同職能部門、人員有效連接，負責對信息的上下傳達。還能有效的對企業進行綜合權衡以及宏觀調控。在決策進行組織實施過程中，辦公室部門還起到了中介作用，將決策者的意見傳達給實施者，同時對實施者任務完成的程度及時向領導者與決策者匯報，這樣有助于各項工作的順利進行。此外，辦公室部門應在決策實施中做好監察工作，對發現的問題及時匯報，及時改正決策中出現的問題，以便進行調整。

（二）辦公室的參謀作用

辦公室部門在具備橋梁作用的同時還具有參謀作用。主要表現在為決策者充分準備及時性與全面性的事實資料，以便領導更好的做出決策。還要根據企業的中心工作進行調查研究，負責將調查得到的結果進行整理、匯總和匯報，方便企業工作的順利開展。此外，辦公室要積極響應領導號召，將領導的指令以及重要文件進行起草，并且將這些指令落實到決策的制定和執行方面。辦公室要善于發現企業當前所面臨的問題，并盡快給出合理的建議，方便企業對所出現的問題進行及時處理。

二、企業辦公室管理工作的現狀分析

目前辦公室在管理工作中也存在著一定的問題。首先，由于辦公室文書種類繁多，造成分檔歸類不夠準確；其次，由于辦公室除了管理以外還有日常接待，接聽電話等其他的任務，造成歸檔整理不夠及時；此外，由于辦公室人員的配備在某種程度上與辦公室瑣碎多樣的工作不成比例，造成管理工作得不夠詳細性；由于缺乏規范的管理體制，造成管理工作的落后性；由于缺乏專業的人員，造成管理工作的隨機性，靈活性太大，有時同一個地方不同部門的辦公室管理工作都是千差萬別。

三、完善企業辦公室管理工作的策略

（一）健全辦公室的管理體制

沒有規矩不成方圓，辦公室作為企業的重要部門，健全的相關管理體制將起到至關重要的作用。在進行管理體制完善時，要以“以人為本”為出發點，不能要求過于苛刻，否則容易打擊員工的積極性。但相關體制也不能過于松懈，不嚴謹的管理體制不利于辦公室工作的有效進行，因此在健全管理體制的同時要注意體制的合理性。管理體制必須有激勵作用，設置有梯度的管理體系，讓辦公室部門的工作人員能準確意識到自己的責任，在對自己的工作職能全面認識之后要實行目標化管理，避免員工工作的盲目性，增加對工作的認識程度。

（二）搭建信息平臺，暢通信息渠道

一是搭建信息報送的平臺。把建設好一個快速高效的“信息報送平臺”作為信息工作的前提。辦公室要把“站位高、內容實、編報精、把關嚴、報送快”作為工作準則，可依托網絡信息資源，在辦公室網絡門戶上搭建“信息報送平臺”，暢通信息渠道，并要求基層定期報送信息，明確信息報送的時限、流程、要求等內容，進一步增強信息收集的主動性和規范性，解決信息工作“無米下鍋”的問題。與此同時，充分發揮網絡信息報送快的優勢，不斷強化信息報送“第一時間意識”，提高信息報送的有效性，努力做到“第一手情況、第一道研判、第一時間報送”，切實提高信息工作的效率。二是搭建經驗交流的平臺。結合單位每年的工作主題和工作進展，針對單位重大部署、重要決策、重要進展等情況，有側重地收集整理相關的經驗和做法，加強編輯，匯編成冊，印發到基層單位，使基層單位之間可以共享信息報送的經驗，進一步提高信息編報的質量和水平。此外，還可通過召開座談會、個人典型經驗介紹等方式，使信息員之間相互交流、彼此借鑒，達到互學經驗、共同提升的目的。

（三）創新信息工作機制，實現信息工作新局面

一是完善信息報送機制。在信息工作中，企業辦公室應制定信息工作制度和重大情況報送制度等一系列制度，對信息工作提出具體要求，強化信息意識，建立長效機制，增強基層對信息工作的敏感性和敏銳性。在經濟社會發展的新時期，面對網絡信息的散播迅速的特點，要特別提高對突發信息的快速反應能力，對重大情況和突發信息要提出具體的報送要求，定專人、定時限、定標準、定渠道，減少報送環節，打破常規報送界限，確保快速高效報送信息，全力提升信息工作的時效性，以掌握工作的主動性。二是完善全員信息機制。把建立一套科學規范的信息工作機制作為信息工作的保證。實際工作中，要積極培育信息工作文化，在以信息工作人員收集信息的基礎上，堅持實施全員辦信息制度，集中辦公室全員力量，多方搜集信息，發揮集體智慧，多渠道、全方位強化信息收集工作，確保好信息及時發現、及時編寫、及時上報，形成人人收集信息、人人提供信息的“大信息”工作格局。

四、結束語

綜上所述，辦公室管理任務是一件十分關鍵的基礎保障任務。在新形勢下，辦公室運行人員必須清楚自己的職責，建立科學的運行態度，給中心領導提供完善的服務，并且需要進一步完善運行流程，有效提升辦公室控制運行效率，才能使辦公室人員明確自己的工作目標，提高自己的責任意識，讓辦公室今后的工作做得更加出色，使企業的發展更加輝煌。

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