物資成本“三化”管控體系的構(gòu)建與應(yīng)用研究

趙黎鳴

[摘 要]隨著業(yè)務(wù)規(guī)模的增長(zhǎng)，深入開展物資的實(shí)物與價(jià)值管理，嚴(yán)控成本，具有重要的實(shí)踐意義。構(gòu)建一套“規(guī)范化、精益化和動(dòng)態(tài)化”的物資成本管控體系，以業(yè)務(wù)管理驅(qū)動(dòng)財(cái)務(wù)管理、以財(cái)務(wù)要求規(guī)范業(yè)務(wù)管理，實(shí)現(xiàn)信息關(guān)聯(lián)無(wú)壁壘、過(guò)程管控?zé)o盲點(diǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防得住。

[關(guān)鍵詞]物資成本；規(guī)范化；精益化；動(dòng)態(tài)化

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.12.192

1 “三化”管控體系的構(gòu)建目標(biāo)

物資成本“三化”管控體系，是以規(guī)范化、精益化和動(dòng)態(tài)化為著眼點(diǎn)，圍繞財(cái)務(wù)集約化“深化應(yīng)用、提升功能、實(shí)時(shí)管控、精益高效”的總體要求，以“實(shí)現(xiàn)信息關(guān)聯(lián)無(wú)壁壘、過(guò)程管控?zé)o盲點(diǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防得住”為目標(biāo)，涵蓋物資成本預(yù)算、采購(gòu)執(zhí)行、執(zhí)行結(jié)果分析在內(nèi)的一套物資成本管控模式與實(shí)施解決方案。“三化”管控體的建立及應(yīng)用，能實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)融合互動(dòng)，做到實(shí)物管理和賬務(wù)處理的聯(lián)動(dòng)集成，拓展財(cái)務(wù)管理的細(xì)度和精度，提高了財(cái)務(wù)在企業(yè)資源配置過(guò)程中的主動(dòng)性、科學(xué)性和有序性。

2 “三化”管控體系的構(gòu)建要點(diǎn)

2.1 規(guī)范化的構(gòu)建要點(diǎn)

物料主數(shù)據(jù)是企業(yè)所采購(gòu)、生產(chǎn)和存儲(chǔ)的物料的所有信息，包括基本屬性、工廠數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)三大類。基本屬性包括編碼、名稱、計(jì)量單位等數(shù)據(jù)；工廠數(shù)據(jù)是針對(duì)特定工廠的采購(gòu)組織、計(jì)劃交貨期等數(shù)據(jù)；存儲(chǔ)數(shù)據(jù)是針對(duì)特定存儲(chǔ)地點(diǎn)的存儲(chǔ)時(shí)間、庫(kù)存數(shù)量等數(shù)據(jù)。

2.2 精益化的構(gòu)建要點(diǎn)

核算對(duì)象指物資成本應(yīng)該歸集到的部門或班組。為了保證核算的精益性，物資成本應(yīng)從產(chǎn)生時(shí)，就在業(yè)務(wù)部門歸集到最小顆粒上，例如班組。

在對(duì)物資成本進(jìn)行分類時(shí)，也要做到精細(xì)，并用輔助記錄核算的方式，保證可以對(duì)其進(jìn)行多維度統(tǒng)計(jì)分析。

2.3 動(dòng)態(tài)化的構(gòu)建要點(diǎn)

要將業(yè)務(wù)部門的物資管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)部門的核算系統(tǒng)進(jìn)行集成，從而使財(cái)務(wù)部門在未獲得物資成本的紙質(zhì)單據(jù)前，就能及時(shí)獲取物資的成本信息，進(jìn)行實(shí)時(shí)管控。

3 “三化”管控體系的構(gòu)建應(yīng)用

以物資成本“三化”管控體系為理論基礎(chǔ)，建設(shè)一套“三化”管控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息關(guān)聯(lián)無(wú)壁壘、過(guò)程管控?zé)o盲點(diǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防得住。同時(shí)為優(yōu)化崗位設(shè)置和減少人工管理成本提供了依據(jù)，對(duì)同行業(yè)單位具有較強(qiáng)的借鑒和參考意義。

3.1 規(guī)范業(yè)務(wù)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)信息關(guān)聯(lián)無(wú)壁壘

對(duì)物料主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)需求方、供貨方、驗(yàn)貨方的一體化操作。通過(guò)對(duì)后勤部門的需求和對(duì)歷史數(shù)據(jù)的歸納整理，形成物料主數(shù)據(jù)中類31個(gè)，主要有：食雜用品、肉類及制品、蔬菜、蛋類、廚雜用品、針棉制品、清潔用品、綠化用品、五金材料、辦公用品、消防安全用品等。再根據(jù)中類，對(duì)其細(xì)分，形成小類57個(gè)。后勤部門在對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)，利用“三化”管控系統(tǒng)，整合需求方的采購(gòu)申請(qǐng)單信息和供應(yīng)商的送貨單信息，自動(dòng)生成入庫(kù)單。

統(tǒng)一物料類別標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)物資和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)關(guān)聯(lián)。通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)部門和后勤部門的訪談和對(duì)物資歷史明細(xì)賬的梳理，建立了一套物料類別（中類）與會(huì)計(jì)科目的映射關(guān)系。財(cái)務(wù)部門在收到后勤部門傳遞來(lái)的業(yè)務(wù)單據(jù)時(shí)，利用“三化”管控體系，進(jìn)行實(shí)時(shí)便捷的賬務(wù)處理，并可進(jìn)行穿透和追溯查詢，實(shí)現(xiàn)物資明細(xì)賬和總賬的系統(tǒng)關(guān)聯(lián)和賬務(wù)追溯。

統(tǒng)一組織機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)成本費(fèi)用與成本中心的自動(dòng)匹配。建立部門與成本中心組、班組與成本中心的映射關(guān)系，使“三化”管控體系能自動(dòng)將業(yè)務(wù)端發(fā)生的各項(xiàng)成本費(fèi)用歸集到財(cái)務(wù)端的各個(gè)成本核算單元中。

3.2 把握全局，注重細(xì)節(jié)，做到過(guò)程管控?zé)o盲點(diǎn)

打通物資的實(shí)物管理和價(jià)值管理的鏈條，實(shí)現(xiàn)物資成本的全過(guò)程閉環(huán)在線管控。建立物資成本的全過(guò)程管理流程，從物資成本預(yù)算編制，到預(yù)算執(zhí)行，再到預(yù)算分析，分析的結(jié)果又作為預(yù)算編制作參考，實(shí)現(xiàn)物資成本的閉環(huán)在線管控。

成本核算對(duì)象全面、多樣，實(shí)現(xiàn)成本的精益化管理。每項(xiàng)成本根據(jù)管理需求的不同，針對(duì)不同的對(duì)象進(jìn)行核算，實(shí)現(xiàn)成本的精益化管理。例如， 采購(gòu)成本的核算對(duì)象是物料； 管理成本的核算對(duì)象是各個(gè)部門或班組； 業(yè)務(wù)成本的核算對(duì)象是各個(gè)項(xiàng)目。

借助物資成本“三化”管控系統(tǒng)，優(yōu)化整合了業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)了物料核算憑證的自動(dòng)化預(yù)制。財(cái)務(wù)部門的工作重心從賬務(wù)處理轉(zhuǎn)移至到財(cái)務(wù)管理和分析上，為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供有力的數(shù)據(jù)服務(wù)和支撐。

系統(tǒng)自動(dòng)平衡采購(gòu)需求，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房物資科學(xué)供給。各庫(kù)房管理員線上提報(bào)領(lǐng)用申請(qǐng)單時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將領(lǐng)用需求與庫(kù)存情況進(jìn)行匹配。對(duì)于庫(kù)存充足的，自動(dòng)生成領(lǐng)用單，進(jìn)入物資領(lǐng)用流程；對(duì)于庫(kù)存不足的，系統(tǒng)會(huì)提醒庫(kù)管員進(jìn)行補(bǔ)庫(kù)或生成采購(gòu)申請(qǐng)單，進(jìn)入物資采購(gòu)流程。此設(shè)計(jì)能減少人工操作，降低錯(cuò)誤率，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房物資的科學(xué)供給，保持合理庫(kù)存。

現(xiàn)場(chǎng)移動(dòng)辦公，實(shí)現(xiàn)便捷高效的業(yè)務(wù)操作。庫(kù)管員在收貨現(xiàn)場(chǎng)利用移動(dòng)終端調(diào)出采購(gòu)需求以及供應(yīng)商的供貨信息，基于這些信息創(chuàng)建入庫(kù)單，避免先手工記錄再回辦公室進(jìn)行電腦錄入的重復(fù)勞動(dòng)。

3.3 線上管理，動(dòng)態(tài)分析，確保財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防得住

實(shí)時(shí)掌握物資業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)，確保預(yù)算在控可控。將物資信息、財(cái)務(wù)信息集成到一個(gè)系統(tǒng)中進(jìn)行管理，可隨時(shí)對(duì)物資信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)查詢和追溯，可及時(shí)預(yù)防、發(fā)現(xiàn)和糾正影響財(cái)務(wù)價(jià)值管理的違規(guī)行為。

實(shí)時(shí)監(jiān)控財(cái)務(wù)指標(biāo)結(jié)果，確保經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)可控。通過(guò)在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)指標(biāo)進(jìn)行計(jì)算與統(tǒng)計(jì)分析功能，可隨時(shí)查看財(cái)務(wù)考核指標(biāo)、盈利能力指標(biāo)、營(yíng)運(yùn)能力指標(biāo)、盈虧平衡情況的可視化分析結(jié)果。

4 “三化”管控體系的應(yīng)用成效

4.1 加強(qiáng)內(nèi)控，防范風(fēng)險(xiǎn)

物資成本“三化”管控體系的建立，使各部門分工明確，各司其職，業(yè)務(wù)處理透明化、制度化和規(guī)范化，最大限度地保證成本信息的完整性和可追溯性，易于查詢；同時(shí)有效實(shí)現(xiàn)了物資與財(cái)務(wù)的信息共享，杜絕信息孤島現(xiàn)象，解決物資實(shí)物與價(jià)值管理不分離問(wèn)題，強(qiáng)化內(nèi)控執(zhí)行，防范風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也為后續(xù)的業(yè)務(wù)分析和輔助決策奠定基礎(chǔ)。

4.2 優(yōu)化流程，提高效率

物資成本“三化”管控體系的采用全過(guò)程的流程化管理模式，上一道工序的工作效率和工作質(zhì)量直接影響到下一道工序，乃至整個(gè)工作任務(wù)的質(zhì)量和實(shí)施進(jìn)度。這就促使部門之間要加強(qiáng)溝通，相互協(xié)作，齊心協(xié)力，這樣才能確保完成任務(wù)。同時(shí)，由于是流程化管理，每一個(gè)流程的管理工作，都將在系統(tǒng)中留下操作記錄和日志，有利于考核，也有利于相互監(jiān)督，提高整體工作效率。

4.3 在線監(jiān)控，降低成本

運(yùn)用“三化”管控系統(tǒng)將物資成本的管控流程加以固化，實(shí)現(xiàn)物資、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的在線監(jiān)控。物資業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)和財(cái)務(wù)指標(biāo)結(jié)果的實(shí)時(shí)反映，可提高業(yè)務(wù)處理準(zhǔn)確性，并減少人工再整理和再確認(rèn)的重復(fù)工作量，提高了工作效率，降低財(cái)務(wù)管理的人力成本。

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