電力企業(yè)檔案信息化管理的重要性探究

摘要：檔案信息化管理是新時代背景下電力企業(yè)資源管理中一個重要的組成部分，但是檔案管理在智能化、自動化發(fā)展的過程中，檔案信息資源變得越來越復雜，導致電力企業(yè)的檔案管理難度越來越大。文章通過分析電力企業(yè)檔案信息化管理的重要性以及電力企業(yè)檔案信息化管理中存在的問題，探討了電力企業(yè)檔案信息化管理的具體措施。

關鍵詞：電力企業(yè)；檔案信息化；重要性；檔案管理；資源管理 文獻標識碼：A

中圖分類號：G271 文章編號：1009-2374（2017）05-0231-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2017.05.112

在信息技術不斷發(fā)展的基礎上，電力企業(yè)檔案的建設和管理逐漸實現(xiàn)數(shù)字化、信息化。信息化管理系統(tǒng)在檔案管理中的應用，很大程度上提高了檔案管理建設的質量和效率。但是在檔案信息化的背景下仍然存在很多的問題制約著檔案管理建設的效率提高，所以電力企業(yè)需要不斷加強檔案管理的信息系統(tǒng)建設，突出檔案管理對電力企業(yè)生產(chǎn)實踐發(fā)展發(fā)揮的積極性作用。文章就電力企業(yè)檔案信息化管理的重要性進行分析，對如何提高電力企業(yè)檔案信息化管理水平展開研究和討論。

1 電力企業(yè)檔案信息化管理的重要性分析

電力企業(yè)承擔著電網(wǎng)建設和改造等工作，所以電力企業(yè)的很多檔案信息中包含著大量的磁介質和聲像等檔案信息文件。首先，實現(xiàn)檔案信息化可以將電力企業(yè)內部的檔案內容信息進行數(shù)字化的處理，利用現(xiàn)代化的設備技術，改變傳統(tǒng)檔案信息傳輸、共享和利用的不便；其次，電力企業(yè)的檔案管理實現(xiàn)信息化，可以提高文檔歸類、編輯的效率，尤其現(xiàn)在我國對企業(yè)檔案管理的要求非常嚴格，要求企業(yè)不僅做好檔案管理工作，還要求企業(yè)具有信息化管理的能力。所以電力企業(yè)檔案管理要實現(xiàn)信息化，符合國家對于檔案管理建設的要求；最后，電力企業(yè)檔案管理的信息化能夠預防檔案信息的丟失，因為信息化建設可以有效保證電力企業(yè)的檔案管理歷程逐步趨于數(shù)字化，電力企業(yè)可以備份檔案信息，如果發(fā)生檔案信息的損壞或者丟失，可以利用備份數(shù)據(jù)進行檔案信息恢復。

2 電力企業(yè)檔案信息化管理中存在的問題

2.1 傳統(tǒng)檔案建設理念的束縛

在社會主義市場經(jīng)濟體制不斷發(fā)展的背景下，我國電力企業(yè)檔案的建設和管理必須兼顧整體性，承擔一定的社會責任，認清自身檔案管理發(fā)展與社會外部因素之間的關系，促使檔案信息化建設與社會發(fā)展的總體方向保持高度的一致性。但是從檔案信息化建設的現(xiàn)狀來看，我國檔案建設具有一定的滯后性，難以與社會的發(fā)展保持同步。造成這種現(xiàn)象的主要原因是受到傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛，我國很多檔案管理工作難以實現(xiàn)向信息化轉變。

2.2 沒有健全的檔案管理制度

檔案信息化管理和運用比較混亂，主要表現(xiàn)在內部檔案信息難以保持協(xié)調穩(wěn)定狀態(tài)。現(xiàn)在我國大部分電力企業(yè)沒有明確的檔案管理制度，只是將重點放在檔案建設的表面工作上，例如上級領導的檢查、相關的展覽活動等，真正能夠用于研究應用的檔案信息少之又少，所以導致現(xiàn)在很多檔案失去了其本身的意義和價值。管理制度的缺失勢必難以落實相關的責任，檔案信息化管理工作的開展也無章可循，不利于檔案信息化管理的

發(fā)展。

2.3 數(shù)字化建設的軟硬件設備準備不充分

提高檔案信息化管理的質量和效率，先進的軟硬件設備必不可少，但是現(xiàn)階段我國很多單位組織的硬件設備陳舊，軟件信息管理功能也不夠完善，整個硬件和軟件系統(tǒng)都處于比較落后的一個狀態(tài)。在這種情況下，檔案信息的互調難度和復雜性就會增大，也是制約檔案管理數(shù)字化建設的一大因素。

2.4 檔案信息管理人員的綜合素質不高

檔案數(shù)字化管理和建設對檔案管理人員的專業(yè)水平技能和素質提出了較高的要求，但是我國電力企業(yè)的檔案信息管理人員并不具備專業(yè)的檔案管理的知識，沒有系統(tǒng)化的計算機數(shù)據(jù)的處理能力，并且檔案管理人員的素質不高，缺乏復合型信息化檔案管理人才，導致檔案管理工作的信息化水平都處在一個比較初級的階段。

3 電力企業(yè)檔案信息化管理的具體措施

3.1 構建完善的檔案管理網(wǎng)絡

電力企業(yè)的檔案管理部門具有業(yè)務指導性的職能，電力企業(yè)應該協(xié)調各個組織部門之間的合作，實現(xiàn)檔案管理與電力工程項目進度保持高度的協(xié)調性，積極發(fā)揮檔案管理部門的檔案信息歸類、處理職能，發(fā)揮其他參與協(xié)調部門的監(jiān)督指導職能。各個職能部門應該設置兼職的檔案管理人員，做好本部門檔案信息的移交工作，完整地將檔案移交到檔案管理部門進行歸檔，形成一個完整的檔案管理網(wǎng)絡。

3.2 強化檔案管理者的信息化管理意識

檔案信息化管理能夠有效地解決檔案管理建設工作與互聯(lián)網(wǎng)信息技術之間的矛盾，但是檔案數(shù)字化建設和信息化的管理是一個漫長的過程，也是檔案管理者與現(xiàn)代檔案信息管理客體之間不斷磨合的一個過程。所以需要強化檔案管理者的數(shù)字化意識，并且大力地宣傳檔案數(shù)字化管理理念，引起電力企業(yè)檔案管理的高度重視，這也要強化檔案管理者的數(shù)字化管理意識，數(shù)字化管理意識的提高是檔案管理者整體素質提高的基礎條件。綜合素質包括檔案管理人員的管理意識和專業(yè)能力，所以要培養(yǎng)檔案信息化管理的復合型人才。對管理者的責任心進行激化，對單位檔案管理人員進行思想政治教育，促使檔案管理人員在參與工作實踐的過程中樹立正確的人生觀和價值觀，有效地增強其愛崗敬業(yè)的精神。并且要對檔案管理人員進行專業(yè)理論知識的定期培訓，提高其專業(yè)技術技能，及時地掌握計算機應用技術技巧，提高檔案信息化管理建設服務能力，推進檔案管理工作的系統(tǒng)化和規(guī)范化。

3.3 結合電力企業(yè)的實際，加強數(shù)據(jù)采集管理

首先，電力企業(yè)要建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)資源庫，在電力工程項目實施的過程中，要將相關的任務模板下發(fā)到各個組織部門，各個部門及時地獲取、接受檔案信息，并做出具體的檢驗和校正，完善后的檔案信息移交到檔案管理部門進行歸檔；其次，要做好檔案信息資源的更新工作，電力企業(yè)的項目建設檔案具有很高的專業(yè)技術性，如果涉及到項目規(guī)模的改造擴建等，需要同步進行檔案信息的調整，這就需要電力企業(yè)實現(xiàn)紙質檔案和數(shù)字檔案的同步改進，實現(xiàn)檔案的動態(tài)化管理；最后，要加強檔案數(shù)據(jù)的資源的建設和管理，例如在電力企業(yè)一項工程項目完成之后，就要將紙質檔案和電子檔案同時移交到檔案管理部門進行檢驗，檔案管理部門做出合格判定，才算項目實施完畢。

3.4 加強檔案信息數(shù)據(jù)安全管理

檔案歸檔整理的前提是對檔案信息進行安全的保存，數(shù)字化檔案信息一般是存儲在計算機中，所以要加強計算機的防火墻設置，防止病毒感染，確保檔案信息存儲位置的安全性。尤其電力企業(yè)的很多檔案信息是國家電網(wǎng)建設的保密性信息，電力企業(yè)必須確立數(shù)據(jù)的安全級別與使用權限。同時要嚴格制定、落實檔案信息化管理法規(guī)，盡快解決內部檔案數(shù)字化管理的混亂狀態(tài)。有效地落實責任問責制度，如果在檔案歸檔的過程中出現(xiàn)嚴重的失誤，則要將具體的責任落實到具體的管理人員身上，最大程度保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

4 結語

綜上所述，檔案管理在智能化、自動化發(fā)展的過程中，使得信息化管理系統(tǒng)在檔案管理中得到應用，很大程度上提高了檔案管理建設的質量和效率，但是檔案信息資源變得越來越復雜，導致電力企業(yè)的檔案管理難度越來越大。電力企業(yè)應該在認識到檔案信息化管理的重要性的同時，構建完善的檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，強化檔案管理者的信息化管理意識，結合電力企業(yè)的實際，加強數(shù)據(jù)采集管理和檔案信息數(shù)據(jù)安全管理。

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作者簡介：王惠（1972-），女，廣東電網(wǎng)有限責任公司惠州惠陽供電局檔案館員，研究方向：檔案管理。

（責任編輯：秦遜玉）