采購業務管理信息系統的設計和實現

臧金林

摘 要：行業的計算機管理的實現是適應信息化時代的必經之路，也是當務之急。管理信息系統的開發涉及到許多方面，需要巨大的人力、物力、財力投入，是一項巨大的系統工程。如何針對采購業務進行管理信息系統的設計和實現是應著重探討的內容。

關鍵詞：采購業務；管理信息系統；系統設計；采購部門

中圖分類號：TP311.52 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.06.110

一個企業的采購部門是否優良對企業生產成本的高低有很大的影響，甚至對企業的市場競爭力也有影響，所以，要想企業在未來能夠繼續生存并獲得后續的發展，做好采購信息管理工作很關鍵。但是引進ERP系統的高昂成本使很多中小型企業不堪重負，只能進行一定的信息化建設。本文針對采購業務提出了專門的設計方案和實現方法。

1 系統設計的思想特征

采購管理信息系統是信息系統在管理領域的一個具體應用，在人的主導下，利用一系列的辦公設備，對信息進行收集、傳輸、分析、加工、儲存、更新和維護。系統運用的目的是提高企業的綜合效益和效率，優化企業戰略，爭取在高、中、低三個層面上對管理活動形成支持。

1.1 多方面參與

大部分采購機構與下屬顧客都是一對多的關系，即在多家企業服務或同一集團的不同子公司。在企業中，上下級關系不同、審批權限設置不同、角色參與不同、現行采購制度不同……，這一系列的不同都在共同理念的支撐下共存，配合集中化采購管理系統的實施，促使企業在先進技術的推動下更上一層樓。所以，全面支持多角色多企業用戶的使用在采購管理信息系統中扮演著很重要的角色。

1.2 實時性

快捷、高效是采購處理比較明顯的2個特征。在申請逐層審批到最后下訂的過程中，中間任何一個細小狀態的改變都必須進行實時性的跟蹤調查，這個過程是不受時間束縛的。

1.3 擴展性要求高

將全部精力致力于集中化采購業務的同時，應重視供應鏈管理思想，這對系統要求的高度可擴展性有很大的幫助。不僅如此，兩者的結合還可以為今后的發展，以供應鏈管理體系為基礎的采購管理系統提供很大的發展空間，滿足現代化采購業務的需求，這很有利于企業未來的發展。

2 系統功能設計

2.1 權限管理

采購管理系統牽涉到的是一個企業的方方面面，包括現金流、信息流和物流，如果不能嚴格地管理系統，則很容易造成嚴重的后果。在一系列的管理中，對用戶的使用權限的管理是頭等重要的，必須放在首要位置。系統的用戶大致可以分為4類，即系統管理員、采購員、請購員、各級別審批者。要想使用系統，首先要做的就是登錄系統，確保自己身份的合法性。系統對登錄的用戶進行身份識別后會自動獲取用戶的角色，然后根據用戶角色的不同正確分配相應的操作權限。登錄系統后，每個用戶能看到的只有與自身相關的記錄，要想查看別人的記錄必須提前得到系統的授權，否則就會被視為違規操作。在查看別人記錄時，只可以查看，并不具備隨意修改的權限。所有用戶的申請記錄操作權限都是通過用戶角色來實現控制的，所以，在最初操作定義時必須留意。

2.2 采購UML類圖

該系統的功能可以概括為詢問價格、申請采購、下訂單、收貨付款、基本資料的維護，這是一個連貫的過程，任意一個環節出了問題都會對其他的環節產生影響。其中，詢問價格、申請采購和下訂單三個模塊的功能并不相同，但很多相同的資料卻可以被重復使用，一定程度上節約了資源和成本。但系統在處理這三部分時采取的是不同的方法，具體表現在用戶在這三個階段可以完全進行不同的操作。用戶的一次申請雖然必須經歷三個部分，但最終表現在系統數據庫里的只有一條記錄。

3 實施步驟

3.1 系統部署

在系統開發完成與程序正式運行期間，每一組有可能被用到的文件都必須加上一個部署描述符文件，然后再被裝配到專門的模版中，最后才能在J2EE程序中運用。裝配過程包括了組件和設置容器的配置信息，可以支持底層的服務。應用程序和所有的模塊最后都會以EAR的形式被打包成文件，根據需要傳輸到不同的使用地方。

3.2 系統發布

文件被導出后就需要到服務器上進行發布，首先需要啟動WAS，用管理員的身份登錄，然后選擇設置新運用這一選項進行新的應用程序安裝。這個過程會有系統的指引，只要根據提示依照次序完成從路徑到映射虛擬主機的9個配置步驟。最后一步是啟動新安裝的應用程序，系統就可以試運行了。

3.3 設置資料

在系統運行前，資料的設置是很關鍵的一步，這需要用戶，尤其是采購中心的全體參與。如果沒有現成的資料，組織人員必須進行現場的資料錄入；如果已經有了現成的資料，就可以直接導入本地系統。本地系統會有具體的各項參數設定，必須根據客戶不同的特點設置，即用戶化。用戶參數有沒有設置正確，對系統功能的實現和運行過程中的穩定性以及運行后的結果有直接的聯系。整個設定過程通常需要客戶和IT顧問討論商定后，由客戶組織人員完成。

3.4 培訓用戶

為了確保用戶在第一時間熟悉系統的操作流程，企業必須事先準備好較為完整、詳細的用戶使用手冊，以供用戶學習參考。組織內部需要使用系統的人員參加專門的培訓，以確保相關人員的技術水平能達到相應的要求。

3.5 試運行

在以上幾個步驟都已經落實到位后，系統就可以進入試運行階段了。一般的試運行都要歷時兩三個月，所有相關部門都必須包括進來，用原先的方法在本地系統完成一套與正式采購相同的操作，再將兩組數據進行比較，確保其正確性。

4 結束語

隨著社會需求的不斷增長，采購業務的管理信息系統也必須不斷發展和完善。只有這樣，才能不斷滿足多樣化的需求。如何在經濟發展的背景下建立有效的采購管理信息系統，是每一個企業需要思考的問題。管理水平提高了，才能為用戶提供更好的服務。

參考文獻

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