淺談高校出版檔案的管理

王秀云++高姍

高校出版檔案是高等院校檔案中的一個門類，是高校檔案的一個組成部分，隨著高校各類檔案的逐步建立完善，高校的出版檔案正在建立起來，因此，高校出版檔案的管理問題已是高校檔案工作急待解決的重要問題。

所謂高校出版檔案是指由學校和社會組織及個人，在社會活動中直接形成的并由高校出版部門正式出版的出版物和記錄出版活動過程的歷史記錄的集合，為了使高校的出版檔案管理與其它門類檔案管理同步，我們就出版檔案的管理講以下幾點看法。

一、高校出版檔案的作用

高校不同于一般的出版社，它是知識密集，人才密集的地方，又是進行教學、科研工作的場所，高校的出版檔案雖然只是學校出版工作的歷史記錄，但它已成為高校檔案的一個不可分割的組成部分，高校出版檔案的建立，不僅為高校的出版工作提供了歷史憑證，同時也為廣大師生員工從事教學、科研和生產提供著大量的技術信息，發揮著重要的作用，所以，搞好出版檔案的管理對完善高校檔案的建設，為高校的教學，科研服好務是必不可缺少的一項工作。

二、出版檔案的特點

高校的出版檔案既不同于學校其它門類的檔案，也不同于一般出版社的出版檔案，它具有自己的一些特點，這些特點是：

1、高校出版檔案具有較強的專業性的特點

高校出版部門不同于一般的出版社，出版社一般都是要出版各種書籍和刊物，因高校的主要任務是出人才又出成果，所以高校出版的東西絕大多數是本校師生員工在自己的教學、科研中所形成的經驗總結、創造發明、研究成果，由于每一個學校都有自己獨特的個性和專業性，因此記錄這個學校人們活動的記錄也必然反映這個學校的個性和專業性，這就決定了高校出版檔案具有較強的專業性。

2、由于出版工作具有一定的周期性，所以高校的出版檔案具有易收集的特點。

高校出版部站只是高校諸多部門的其中之一，它的任務主要是為本校出版的一些書刊，它所出版的刊物由于它具有定量、定時、定向的特點，因此整個出版工作既具有一定的規律性，又具有一定的周期性。這樣使得那些反映和記錄出版工作活動的出版物和憑證，不但數量有限，而且產生的時間和材料也幾乎是固定的。這樣我們可以根據出版的不同刊物，做相同的收集工作，還可以集中時間進行收集，所以它的收集工作是比較容易的。

3、高校出版檔案具有難整理的特點

高校出版檔案收集上來后，最難的是對原稿和圖樣的整理，原稿厚度大，紙張又不統一，有的原稿又破又亂，有的是手寫稿，這給檔案的整理工作帶來了很多的困難。一要對原稿進行認真細致的整理排序；二要對折頁、破損的材料一頁一頁的進行修復；三要把整理好的圖樣一頁一頁的貼好；四要裝訂成卷（因底稿的厚度大，一卷裝不下，就得分幾卷訂），然后打號，出版檔案的原稿整理所花費的時間要比其它幾類檔案花費的時間要多一些，所以它的整理工作相對要比其它檔案的整理工作要難一些。

三、高校出版檔案應包括的范圍

根據高校出版檔案的概念，我們認為高校出版檔案應包括的范圍如下：

1、由高校出版部門正式出版的出版物

（1）正式出版物 （2）正式出版物的原稿

（3）作者登記表 （4）稿件審查表

2、記錄高校出版活動中所形成的歷史記錄

（1）出版計劃 （2）出版合同

（3）書稿介紹表 （4）書稿列選單

（5）出版流程卡 （6）審稿報告

（7）發稿通知單 （8）新書預告

（9）編輯加工報告 （10）封面設計通知單及設計原件

四、目前高校出版檔案管理上存在的幾個問題：

高校出版檔案對各校來講，多數單位對出版檔案的管理上已經納入與其它門類的檔案管理的集中統一管理，還存在以下一些問題

1、出版檔案的建檔對高校來講，盡管已由檔案部門提出來了，但未納入學校出版部門工作計劃的議事日程，不象教學、科研檔案那樣得到學校和主管部門領導的重視

2、出版檔案材料不齊全，這是高校出版檔案中的一個較為普遍的問題。在建檔過程中，人們往往只注意收集正式出版物，而不注意收集出版過程中所形成的確有保存價值的歷史記錄。

3、出版檔案材料中，除正式出版物外，其余需歸檔材料的紙質、文字、符號等，一低劣，二混亂，不便于長期保存。

4、出版檔案的歸檔范圍不統一，不明確，使建立起來出版檔案名不符實，名是出版檔案，實為一堆技術資料。

五、搞好高校出版檔案管理的一些措施

高校出版檔案盡管具有自己的特性，但就其工作的內容、工作規律、工作方法和完成此項檔案任務應有的要求，與開展其它類型的檔案工作，只是一個大同小異的問題，所以要把高校的出版檔案管理好，也必須辦好以下幾件事：

1、在建立健全高校幾類檔案的同時，不失時機地搞一下或側重抓一下出版檔案的建設，使用出版檔案的工作提到領導的議事日程，納入主管業務部門的工作計劃，落實到負責出版工作和材料形成者的職責范圍，讓出版檔案工作與高校的教學、科研等各類檔案工作同步進行。

2、制定一個與學校開展檔案工作相配套，與學校出版工作相適應的出版檔案工作管理制度。在布置、檢查、總結、驗收本部門工作時要同時檢查、總結、驗收本單位檔案工作情況，使出版檔案工作逐步實現制度化，以保證出版檔案的質量化管理。

3、制定一個出版檔案管理實施細則，并將這種文件目錄發至檔案和出版部門，發至形成出版檔案的有關人員，以使各個部門、各個人員都按一定要求積累材料，并適當歸檔。

4、要搞好檔案部門同出版部門的業務聯系，做好對形成出版檔案文件材料的有關人員的業務指導工作。

5、檔案人員還要熟悉業務，除了做好必要的協調和指導工作外，還要將收集到的出版材料整理、裝訂、分編，保管好，保證有效利用。

各高校應重視出版類檔案工作的質量和科學管理水平，充分發揮其作用，有效地為各高校和社會服務。