淺談醫院文書檔案管理的辦公自動化

文/趙袁園

現代辦公

淺談醫院文書檔案管理的辦公自動化

文/趙袁園

在計算機網絡技術不斷發展的時代背景之下，要想提高文書檔案管理的水平，就有必要進行信息化建設，其中一點非常重要的措施就是利用辦公自動化的方式對醫院的文書檔案進行管理。下面筆者對醫院文書檔案管理的辦公自動化存在的問題和對應解決措施進行分析。

一、醫院文書檔案管理辦公自動化中的問題分析

（一）電子文件的保密性不夠。隨著計算機技術的發展和辦公方式自動化的轉變，很多文件從紙質文件轉變為電子文件。文件載體的變化讓電子文件在內容和形式上更加豐富，因而它的穩定性較低，會受到多種不確定因素的影響，使得它們的保密性大大降低，主要表現在以下幾個方面：1.電子文件的內容修改，不會留下痕跡。雖然目前有一些技術可以預防對原文件進行改動，在一定程度上避免檔案信息的偽造，但是和紙質文件相比，仍然具有很大的不穩定性。2.字跡辨認比較困難。因為使用者只需要按照特定的字體和字號要求對文檔進行編輯和整理即可，在發生醫療糾紛時，會對調查工作產生一定的影響。3.因為電子文件上不是每一份都進行蓋章和簽字，所以就不能根據簽字和蓋章來判斷它是否為原件。

（二）文書檔案管理不夠規范。缺乏對文書檔案的規范化管理是目前很多醫院存在的普遍問題，主要表現在文件檔案的編號、卷宗名稱和分類等不規范。另外，除了這些問題之外，對文書檔案的檢索率低也是管理中存在的重要問題之一。從目前大多數醫院對文書檔案進行檢索的方式來看，主要可以分為人工和電子兩大類，且目前大多數醫院還是以人工為主，效率比較低下。

二、醫院文書檔案管理辦公自動化的解決措施

（一）提高電子檔案網絡傳輸的安全性。在實際工作中，電子檔案傳輸存在一定的風險性，于傳輸環節，針對電子檔案儲存設備而言，必須要增強其安全性。檔案人員必須要定時檢查檔案設備，注意及時更新與升級，重視其維修。同時，就網絡服務器與相關設備而言，必須要定期進行維護與清理，并強化安全監督員設置。從關鍵醫院檔案方面來看，必須要重視身份驗證，強化防火墻設置，在檔案傳輸與儲存階段，保證其發展性、保密性。在應用采用辦公自動化軟件進行檔案信息整理時，禁止違背相關規定私自下載與修改，避免其他用戶非法篡改，增強其檔案安全性。

（二）有計劃地開展文書檔案管理的信息化工作。根據醫院整體規劃的要求，我們要做好文書檔案的信息化工作，就需要從實際情況出發，并以此作為根據，制定相應的分期方案。在建設文書檔案辦公自動化的過程中，需要將所有環節的安全性和特殊性考慮在內，并建立一套完善的管理系統，最終滿足辦公自動化的要求，為文書檔案的數據管理提供方便。

（三）不斷提高醫院文書檔案管理人員的專業水平和業務技能。要想實現這一目標，我們可以從兩方面入手。一方面，我們需要加大對硬件建設的投入，改善醫院文書檔案管理的硬環境，提高管理人員的業務素質。通過增加現代化的設備，文書檔案的管理者才能不斷熟悉并掌握這些現代化設備的使用方法，提高管理的效率和水平。另一個方面，醫院要加強對文書檔案管理者的專業培訓，提高他們的專業知識和管理知識。作為文書檔案的管理者，一定要充分認識到這份工作的重要性，樹立較強的工作責任感，并通過工作實踐來掌握收集、判斷、歸檔和整理等業務技巧。另外，文書檔案的管理者還應該不斷學習新知識，熟練掌握辦公自動化等計算機網絡技術，這樣才能為文書檔案的辦公自動化提出針對性建議，充分利用計算機技術在文書檔案管理上的優勢。除了以上兩方面的措施之外，還需要加大醫院檔案部門間、醫院各臨床科室間合作工作的力度，不斷擴大自己的知識面。運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。

綜上所述，將辦公自動化應用到醫院文書檔案的管理工作上具有獨特的優勢，為了提高醫院檔案管理的信息化水平，筆者針對醫院目前文書檔案管理工作在辦公自動化上存在的兩大問題進行了簡要說明，然后從提高電子檔案網絡傳輸的安全性、有計劃進行信息化建設和提高管理人員素質3個方面提出了有效的解決措施，希望能促進醫院文書檔案管理水平的提高。

（作者單位：清遠市中醫院）