EXCEL函數巧應用

劉曉路

摘要：隨著辦公自動化的普及，EXCEL軟件以其方便、強大的制表功能被廣泛使用，其函數功能強大，靈巧應用將使繁瑣的工作變得輕松，進一步的提高工作效率。本文通過制作《員工情況表》的實例，展示EXCEL函數的使用技巧和操作技能。

Abstract： With the popularity of office automation， EXCEL software has been widely used for its convenience and powerful tabulation function. And its function is powerful. The smart applications of it will make the tedious work become easier， and can further improve the efficiency. Through the production example of Employee Table， this paper demonstrates the use function and operation skills of EXCEL.

關鍵詞：EXCEL；函數；選擇性粘貼

Key words： EXCEL；function；paste special

中圖分類號：TP31 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）13-0237-02

0 引言

傳統的辦公方式使人們耗費了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重復的工作，手工處理的延時和差錯，正是現代化工作中應該去除的弊端。隨著辦公自動化的發展和普及，它為我們帶來了積極變化，通過辦公自動化軟件的運用，可節約大量時間成本，提高工作效率。下面就一例實際辦公中制作《員工情況表》之事例，綜合研究EXCEL函數的幾點使用技巧，方便、快捷的處理好這些繁多復雜的數據，起到事半功倍的作用。（注：本文以EXCEL2003版本為例）

函數作為EXCEL處理數據的最重要手段，分為9類，其中本文涉及的函數有邏輯類函數IF，文本類函數MID、SUBSTITUTE、TEXT，數學與三角類函數MOD，日期與時間類函數YEAR、NOW、TODAY、DATEDIF等。

打開EXCEL，制作《職工情況表》，并填入基本信息：姓名、身份證號、參加工作時間。余下的項目：性別、年齡、出生日期、工齡則不需手工逐一填寫，通過EXCEL自帶的強大函數功能，我們可以輕松且快速地將其提取出來。

1 從身份證號中提取性別、出生日期、年齡

已知“B”列為身份證號碼（身份證號為18位新一代身份證），“C”列為性別，“D”列為出生日期，“E”列為年齡（見圖1）。

1.1 判斷性別“男”或“女”

將光標指針放到“性別”列單元格（C2）內，輸入公式“=IF（MOD（MID（B2，17，1），2）=0，"女"，"男"）”

函數意義：MID函數是從指定的起始位置起返回指定長度的字符，即從B2（身份證）單元格中取出第17位起1位長度的字符；MOD為取余函數，可以用來判斷取出的值為奇偶數；IF是邏輯判斷函數，如果條件滿足，即如是偶數，余數為0，返回一個值——“女”，否則返回另一個值“男”。

當按下回車后，就會發現“男”或“女”的性別信息已在C2單元格出現了。拖動向下填充柄，其它單元格內就會出現相應的信息。

1.2 提取“出生日期”

將光標指針放到“出生日期”列單元格（D2）內，

輸入公式“=MID（B2，7，4）&"年"&MID（B2，11，2）&"月"&MID（B2，13，2）&"日"”

函數意義：用MID函數從B2（身份證）單元格中提取第7位起4位長度的字符、第11位起2位長度的字符、第13位起2位長度的字符，即出生日期；&為文本連接符，是將兩個文本值連接或串起來產生一個連續的文本值，即在出生日期中插入“年、月、日”，形成“某年某月某日”的形式。

回車后，該病人的出生日期出現在D2單元格內，選中該單元格后拖動填充柄，相應的出生日期便一目了然。

1.3 推算“年齡”

將光標指針放到“年齡”列單元格（E2）內，

輸入公式“=YEAR（NOW（））-（MID（B2，7，4））”

函數意義：YEAR與NOW是日期與時間函數，前者是返回日期的年份值，后者返回當前的日期與時間格式，即為2017；減去MID函數提取的B2（身份證）單元格中第7位起4位長度的字符，即為病人真實的年齡。

回車并下拉填充柄，全部病人的年齡信息輕松顯現。

這樣，通過函數功能，我們就可以在EXCEL表中快速提取需要的數據到相應的單元格中，極大地減輕了工作量。

2 利用“參加工作時間”自動計算“工齡”

已知“F”列為“參加工作時間”“G”列為工齡，“H”列為空白列（見圖1）。

2.1 修改“參加工作時間”格式

①原表中“參加工作時間”以數字格式輸入，既不符規范，也不利于下一步的“工齡”計算，需將它改為“×年×月”格式。

將光標指針放在空白列處（H2）內

輸入公式“=SUBSTITUTE（H2，"."，"年"）&"月"”

函數意義：SUBSTITUTE表示將字符串中的部分字符串用新字符串代替。

回車并下拉填充柄，以“×年×月”形式表示的“參加工作時間”在H 列中全部顯示。

②將此格式復制入G列（即原“參加工作時間”列）。

如果直接使用的“剪切”與“粘貼”，會因引用“計算公式”的原故，出現錯誤。這里要用到EXCEL的“選擇性粘貼”功能。

選定H列中的內容，右擊鼠標，選擇“復制”，將光標移至G列，選定需覆蓋的單元格，點擊“選擇性粘貼”打開小窗口，選定“值和數字格式”選項，點擊“確定”后，“參加工作時間”格式修改完成。最后將H列刪除（見圖2）。

2.2 計算工齡

將光標指標放到“工齡”列單元格（G2），

輸入公式“=TEXT（DATEDIF（F2，TODAY（），"y"），"0年；；；"）&TEXT（DATEDIF

（F2，TODAY（），"ym"），"0個月；；；"）

函數意義：TODAY：返回今天的日期，不需要參數；

DATEDIF：DATEDIF（start_date，end_date，unit）

Start_date 為一個日期，它代表時間段內的第一個日期或起始日期。

End_date 為一個日期，它代表時間段內的最后一個日期或結束日期。

Unit 為所需信息的返回類型。（注：結束日期必須大于起始日期）

"Y" 時間段中的整年數。

"YM" start_date 與end_date 日期中月數的差。忽略日期中的年。

TEXT：人稱它是萬能函數，其宗旨就是將計算結果設置規定的格式。三個分號的作用是去除0值，否則直接計算結果&“年”，可能會出現0年2個月。

回車并下拉填充柄，工齡計算自動完成。

3 結論

EXCEL是制作表格的常用軟件，通過對其函數功能的不斷深入了解與熟悉運用，將辦公人員從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來，從而提高辦公效率，降低辦公成本，是符合現代化辦公的理念。

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