淺談高校財會檔案管理

宋曉淳

摘 要： 高校財會檔案是記錄學校經濟業務活動的重要史據，是高校的重要檔案之一。在財會檔案不斷發展的過程中，如何提高管理水平成為首要問題。財會檔案管理的質量，關系著高校的綜合管理水平。本文從多方面入手，淺談如何改善、提高財會檔案的管理、查閱、保存，從而進一步促進高校的和諧、健康發展，更好的為高校服務。

關鍵詞：高校 財會檔案 管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）01-0032-01

一、高校財會檔案的意義

高校財會檔案是學校經濟活動的產物，反映了各學校的各項經濟業務狀況，為高校的發展規劃以及其他決策提供足夠的信息和歷史資料，是高校領導進行決策所需的重要資料之一。財會檔案不僅可以為制定經濟決策提供參考，還可以用來解決經濟糾紛和經濟事務，以及可以審核高校是否存在經濟犯罪，干部貪污腐敗等違法亂紀行為。

二、高校財會檔案管理的現狀以及問題

隨著近年來高校的蓬勃發展，各高校逐漸意識到財會檔案的重要性和必要性，同時財會檔案工作也慢慢開始制度化、規范化、信息化，但是現在依然普遍需要更改，此處結合現狀談及問題，主要歸有以下幾方面：

1.疏于整理，財會檔案的歸檔不夠規范

財會檔案的整理分為：立卷整理、歸檔和移交。

現階段由于基本處于財會檔案發展的初中期階段，許多人對于檔案的基本知識以及規范化整理了解的還比較少，這就導致出現了很多檔案上的質量問題，例如裝訂好的檔案無封皮，或者有封皮的檔案無蓋章，或者內容不全；裝訂不整齊；排列和分類不按照規定等種種問題導致了財會檔案根本沒有達到制度化、規范化，更談不上起到本身的作用，此問題不解決會演變的越來越嚴重。早在1993年，國家就頒布了《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》，其中明確規定，高校財會檔案的主要內容有以下幾方面：綜合管理、會計憑證、會計賬簿、會計報表、工資清冊等等。但是很多財會檔案整理根本沒有做到這些，也就起不到應有的，記錄高校經濟活動，監督學校財務紀律的作用，反倒為少數人員違法違紀留下了可能。

2.疏于培訓，財會檔案沒有專人負責

長期以來，財會檔案管理大部分依然采用傳統的保存方法，財會檔案的收集、整理、裝訂大部分是由其他工作人員兼職而作，高校并沒有及時的為財會檔案設立檔案機構，對于辦學規模日益擴大的高校而言，疏忽對財會檔案管理工作的督查，普遍會存在資料缺失，歸檔延遲等問題，嚴重影響管理。

3.疏于維護，沒有完好的保存重要的檔案

財政部頒發的《會計檔案管理辦法》中，第十一條明確規定：“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員不得兼管會計檔案。”但是由于財會檔案管理人員意識淺薄，沒有進行及時的銜接導致檔案信息丟失或者失真。更由于工作人員和高校的不重視，工作人員缺乏檔案管理的相關培訓，疏忽維護，嚴重影響財會檔案應有的原始性，真實性和完整性，對高校的檔案和財務工作都有很大影響。

三、關于高校財會檔案管理問題的解決辦法

檔案工作首要的是做到管理和服務于一身，應當運用正確方法管理檔案，也為高校可以利用到檔案的業務提供服務。結合財會檔案的特點和作用以及法規要求，建議做到以下幾點：

1.提升內部管理，嚴格按照制度進行檔案收集整理

相關人員應清楚檔案收集范圍：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數。歸檔范圍：高校財務部門的檔案類型包含往來文書和會計檔案兩方面。其中會計檔案又分為：會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類、其他類會計資料以及電子文檔。歸檔時間：按照教學年度進行劃分，本年度的下半年和下一年度的上半年，可以作為一個完整的教學年度，也就是歸檔周期。歸檔份數：正常為一份，如有特殊要求即可適當增多。

檔案的整理應包括四個部分

1.1對收集到的財會檔案進行初步分類，方便后續工作；

1.2將初步分類的檔案進行精細整理，按照相關要求將其分類放置；

1.3將已經分門別類的檔案進行有序排列；

1.4按照相關規定，對排列好的檔案進行編號，方便以后的取用。

2.普及相關政策法規的宣傳及教育，提高相關人員素質，加強硬件設施

高校領導及相關部門負責人應加強對檔案管理的重視，認識到檔案的重要性，提升管理意識，注重正確的管理方法，針對檔案的收集、移交、整理、保管、存放、統計、利用、鑒定和銷毀等各環節制定詳細的制度和規范，明確相關手續，安排專人負責。

提升檔案管理人員的業務素質，財會檔案工作要求安全保密，相關工作人員應當具備相應的綜合素質。高校應嚴格篩選管理人員是否經過嚴格的培訓，另外還應該注意加強管理人員的道德教育，從思想意識上認識到檔案管理工作的重要性，才能更好的管理檔案。

為了保證財會檔案的安全性、完整性、保密性，建議高校配備專門的檔案管理人員，并按照檔案管理要求“八防”（防塵、防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀、防腐）及相關標準維護硬件設施。從根本上保證檔案的質量，才能更好的發揮財會檔案的作用。

3.建立完善的檔案移交機制

建立完善的檔案移交機制刻不容緩，財務部門應該嚴格按照規定要求，凡涉及到需要歸檔的檔案資料都應該按照相關制度進行保存、收集、整理。要做到全面監督，及時溝通，避免資料拖延滯留，導致殘缺不齊或者遺漏等情況，并且對于檔案來源進行控制，對歸檔過程進行檢查。如果已經出現遺漏或者破損情況，相關人員應該互相配合互相督促完成收集工作，保證檔案起到應有的作用。

結語

高校財會檔案是各高校經濟業務活動的記錄，以重要的數據和資料為各類使用者提供信息，為高校領導進行決策提供了重要的依據。財會檔案對于研究經濟發展的方針、計劃、策略都具有重要參考作用，保證財會檔案的真實性、完整性和保密性，應得到各高校的不斷重視，建設財務檔案規范化管理，需要各部門的不斷配合、同心協力才可以達到最好效果，才能最終起到促進高校各項事業發展的作用。

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