我國檔案網(wǎng)站在線服務(wù)功能調(diào)研與分析

毛業(yè)博/黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院

檔案網(wǎng)站作為檔案館對外服務(wù)和宣傳的窗口，是開展檔案在線服務(wù)工作的主要陣地。本文選取我國部分檔案網(wǎng)站作為考察對象，通過設(shè)置評價指標(biāo)和評估要點(diǎn)，對所選取的檔案網(wǎng)站進(jìn)行實(shí)際訪問與操作，對檔案網(wǎng)站的在線服務(wù)功能進(jìn)行評價和說明。

1 調(diào)研對象的選取

考慮到我國不同地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平以及文化程度存在差異，為盡可能保證調(diào)研結(jié)果的全面和客觀，在檔案網(wǎng)站的選擇上，本文按照東部地區(qū)、中部地區(qū)、西部地區(qū)的分類，各選取3個省級檔案館網(wǎng)站和3個省會城市或計劃單列市的檔案館網(wǎng)站，檔案網(wǎng)站選擇結(jié)果如下。

東部地區(qū)：福建檔案信息網(wǎng)、上海檔案信息網(wǎng)、天津檔案信息網(wǎng)、沈陽檔案信息網(wǎng)、青島檔案信息網(wǎng)、深圳檔案信息網(wǎng)；中部地區(qū)：內(nèi)蒙古檔案信息網(wǎng)、湖北檔案信息網(wǎng)、江西檔案信息網(wǎng)、太原檔案信息網(wǎng)、鄭州檔案信息網(wǎng)、長沙檔案信息網(wǎng)；西部地區(qū)：重慶檔案信息網(wǎng)、山西檔案信息網(wǎng)、云南檔案信息網(wǎng)、西寧檔案信息網(wǎng)、成都檔案信息網(wǎng)、貴陽檔案信息網(wǎng)。

2 調(diào)研指標(biāo)的設(shè)置

按照“分類別、分層級”的方法構(gòu)建評價指標(biāo)體系，以檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)情況、檔案網(wǎng)站開展檔案利用服務(wù)的方式、檔案網(wǎng)站細(xì)節(jié)設(shè)計及網(wǎng)站服務(wù)效果三個方面作為一級指標(biāo)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行細(xì)化，衍生出二級指標(biāo)和三級指標(biāo)，并注明評估要點(diǎn)。調(diào)研評價指標(biāo)的具體設(shè)置如下表。

我國檔案網(wǎng)站在線服務(wù)功能評估指標(biāo)體系框架表

一級指標(biāo) 二級指標(biāo) 三級指標(biāo) 評估要點(diǎn)網(wǎng)頁雙語切換 檔案網(wǎng)站是否設(shè)置該項服務(wù)功能檔案網(wǎng)站細(xì)節(jié)設(shè)計及網(wǎng)站服務(wù)效果檔案網(wǎng)站細(xì)節(jié)設(shè)計檔案館相關(guān)信息檔案網(wǎng)站是否在線公布開館及閉館時間、聯(lián)系電話、檔案館地址、郵編、交通方式、電子郵箱等信息利用服務(wù)效果 網(wǎng)站訪問人數(shù)統(tǒng)計 訪問該網(wǎng)站的具體人數(shù)在線申請檔案復(fù)制件 檔案網(wǎng)站是否設(shè)置該項服務(wù)功能在線銷售檔案紀(jì)念品“線上線下”服務(wù)情況

3 檔案網(wǎng)站的在線服務(wù)功能分析

3.1 檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)情況

一是檔案網(wǎng)站在線提供檔案信息資源的載體形式。本文調(diào)研的所有檔案網(wǎng)站均能在線提供以文本文件為載體形式的檔案資料，且同時提供文本和圖片檔案的檔案網(wǎng)站共17家，約占94%，但能同時提供文本、照片、音頻及視頻的只有福建檔案信息網(wǎng)等8家檔案網(wǎng)站，占比僅為44%。由此看出，當(dāng)前各網(wǎng)站所提供的檔案信息資源以文本文件、圖片及照片等資料為主，能同時提供文本文件、照片和音頻視頻的檔案網(wǎng)站占比偏低，而且實(shí)際中發(fā)現(xiàn)檔案網(wǎng)站提供的多種類資料質(zhì)量良莠不齊。

二是檔案網(wǎng)站涵蓋主題內(nèi)容的豐富程度。主題內(nèi)容涵蓋政治、經(jīng)濟(jì)、文化、歷史、科教及民生六個方面的網(wǎng)站共11家，占比約為61%，其余的檔案網(wǎng)站大都缺少科教及民生方面的內(nèi)容；部分檔案網(wǎng)站內(nèi)容設(shè)置失衡，涉及政策宣傳的內(nèi)容過多，而有關(guān)社會民生方面的資料很少。

三是檔案信息資源的加工程度。主要指檔案網(wǎng)站是否在線提供檔案目錄查詢和全文瀏覽閱讀服務(wù)，能夠提供目錄查詢的檔案網(wǎng)站共15家，約占83%，但能同時提供目錄查詢與全文閱覽的網(wǎng)站只有青島檔案信息網(wǎng)等5家，占比僅為28%。這在一定程度上說明了當(dāng)前我國檔案網(wǎng)站的在線目錄查詢服務(wù)雖已普及，但可供全文閱讀的檔案偏少，并且可供查詢的檔案資料類型也有待進(jìn)一步豐富。

就檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)情況來看，較為有亮點(diǎn)的當(dāng)屬青島檔案信息網(wǎng)。第一，該網(wǎng)站不僅能夠提供文本、圖片以及音頻視頻等常規(guī)檔案資料，而且能夠?qū)n案資料通過電子雜志、網(wǎng)上展廳等途徑呈現(xiàn)給用戶，此舉既貼合了互聯(lián)網(wǎng)時代社會公眾搜索和瀏覽信息的方式，又達(dá)到了向社會傳播檔案信息的效果。第二，該網(wǎng)站能夠?qū)n案資料按照政治、經(jīng)濟(jì)、文化、歷史等專題進(jìn)行劃分，并通過“青島史學(xué)”“青島人物”“青島風(fēng)情”等特色專題進(jìn)行展示，增強(qiáng)用戶的體驗性。第三，該網(wǎng)站設(shè)置了“青島數(shù)字檔案館”，不僅提供檔案在線查詢和全文閱讀服務(wù)，還設(shè)置部分檔案掃描件的下載功能，極大地方便了需要利用檔案進(jìn)行史學(xué)研究的專家學(xué)者。

3.2 檔案網(wǎng)站開展檔案利用服務(wù)的方式

一是檔案在線服務(wù)的途徑。能夠提供網(wǎng)上預(yù)約查檔、網(wǎng)上留言以及設(shè)置檔案館APP服務(wù)的只有福建檔案信息網(wǎng)等3家檔案網(wǎng)站，占比僅為17%，而能夠同時提供網(wǎng)上展覽、網(wǎng)上預(yù)約查檔、網(wǎng)上留言、網(wǎng)上咨詢服務(wù)及設(shè)置公眾在線交流平臺、館長信箱、檔案館APP的檔案網(wǎng)站數(shù)為零。大多數(shù)網(wǎng)站僅提供一個或多個服務(wù)項目，且這些服務(wù)項目大都集中于網(wǎng)上預(yù)約查檔、網(wǎng)上留言、網(wǎng)上咨詢等，而能提供公眾交流（論壇）、檔案館APP應(yīng)用、互動多媒體技術(shù)等服務(wù)功能的網(wǎng)站較少。

二是檔案網(wǎng)站對外聯(lián)系狀況。設(shè)置國內(nèi)各省檔案網(wǎng)站鏈接的共有17家網(wǎng)站，占比約94%，設(shè)置國外檔案網(wǎng)站鏈接的共有11家網(wǎng)站，占比約61%，而同時設(shè)置國內(nèi)各省檔案網(wǎng)站鏈接、省內(nèi)其他機(jī)關(guān)網(wǎng)站鏈接、國外檔案網(wǎng)站鏈接以及其他非政府機(jī)構(gòu)網(wǎng)站鏈接的只有湖北檔案信息網(wǎng)等8家網(wǎng)站，占比僅為44%。

就檔案網(wǎng)站開展利用服務(wù)的情況來看，具有代表性的應(yīng)屬湖北檔案信息網(wǎng)。該網(wǎng)站在網(wǎng)頁右上方醒目位置設(shè)置了掌上檔案APP和官方微信，用戶只需用手機(jī)掃描二維碼就可以進(jìn)行關(guān)注，簡便易行。湖北檔案信息網(wǎng)的官方微信會經(jīng)常推送一些關(guān)于湖北歷史的檔案資料以及一些與社會公眾相關(guān)的檔案知識，并設(shè)置掌上檔案功能便于公眾查閱利用檔案。在收集社會公眾的意見和建議方面，湖北檔案信息網(wǎng)設(shè)置了“公眾參與”平臺，開放了在線咨詢與投訴窗口，方便社會公眾及時反饋意見與建議；在檔案在線展覽方面，開設(shè)了網(wǎng)上展廳，將展覽內(nèi)容以“電子書”的形式呈現(xiàn)給公眾，此舉頗受用戶好評。

3.3 檔案網(wǎng)站細(xì)節(jié)設(shè)計及網(wǎng)站服務(wù)效果

一是檔案網(wǎng)站是否設(shè)置中英雙語切換的功能。設(shè)置中英雙語切換功能的只有內(nèi)蒙古檔案信息網(wǎng)等6家檔案網(wǎng)站，占比僅為33%，并且大多只有首頁或一級導(dǎo)航能夠?qū)崿F(xiàn)中英雙語切換，其余頁面只有中文顯示。這在一定程度上說明當(dāng)前我國檔案網(wǎng)站的中英雙語切換功能設(shè)置不夠完善，沒有能夠覆蓋檔案網(wǎng)站全部鏈接和頁面。不過，依然有一些較有亮點(diǎn)的檔案網(wǎng)站，如內(nèi)蒙古檔案信息網(wǎng)和福建檔案信息網(wǎng)。內(nèi)蒙古檔案信息網(wǎng)設(shè)置了中文、英文及蒙古文三種語言切換，凸顯了民族特色，為少數(shù)民族用戶帶來便利；福建檔案信息網(wǎng)在設(shè)置中英文切換的基礎(chǔ)上，考慮本地區(qū)常住臺灣同胞較多和對臺貿(mào)易較為頻繁的實(shí)際狀況，設(shè)置了切換繁體字的功能，為臺灣同胞訪問網(wǎng)站查詢資料提供便利。

二是檔案網(wǎng)站是否注明檔案館的相關(guān)信息。提供檔案館開閉館時間、聯(lián)系電話、地址、郵編以及電子郵箱的網(wǎng)站共13家，占比約為72%，而能夠提供檔案館交通方式的檔案網(wǎng)站只有青島檔案信息網(wǎng)等5家，占比僅為28%。在檔案網(wǎng)站的訪問中發(fā)現(xiàn)，很多檔案網(wǎng)站并沒有單獨(dú)列出“到館交通方式”，有些檔案館雖然列出這一項，但提供的信息不全面，起不到方便利用者的作用。

三是檔案網(wǎng)站是否在線提供檔案編研成果。本文調(diào)研的18家檔案網(wǎng)站均提供檔案編研成果，且各檔案網(wǎng)站在線提供的檔案編研成果均以文字及圖片形式為主，不同的是一些綜合水平較高的檔案網(wǎng)站提供的檔案編研成果數(shù)量較多、內(nèi)容豐富，如天津檔案信息網(wǎng)和福建檔案信息網(wǎng)，能夠提供音頻及視頻資料或利用虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)設(shè)置網(wǎng)上展廳。但有些檔案網(wǎng)站的情況則不盡如人意，其提供的檔案編研成果流于形式，甚至主題混亂、濫竽充數(shù)。

四是檔案網(wǎng)站訪問人數(shù)統(tǒng)計。提供檔案網(wǎng)站訪問人數(shù)的共有11家網(wǎng)站，占比約65%，在這其中省級綜合檔案館的檔案網(wǎng)站訪問頻率較高，普遍都在百萬人次以上，這是由于省級檔案館地處省會城市，社會信息化更為發(fā)達(dá)，互聯(lián)網(wǎng)普及度更高，因而其檔案網(wǎng)站訪問人數(shù)相較于其他檔案館的檔案網(wǎng)站來說更高一些。

五是檔案館的“線上線下”服務(wù)情況。檔案館采取“線上線下”相融合的服務(wù)方式，是互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下做好檔案利用服務(wù)工作的重要方式。本文所調(diào)研的檔案網(wǎng)站無一提供類似服務(wù)，并且所提供的在線預(yù)約查檔、在線預(yù)約到館參觀等其他服務(wù)也沒有盡善盡美，仍有很大提升空間。

4 提升我國檔案網(wǎng)站在線服務(wù)功能的建議

4.1 重視檔案在線服務(wù)工作

國家的重視和社會的關(guān)注有利于檔案在線服務(wù)工作水平的提升。從國家和政府層面來說，當(dāng)前我國應(yīng)進(jìn)一步加大對檔案工作的投入，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供物質(zhì)基礎(chǔ)，抓好“頂層設(shè)計”，抓緊制定關(guān)于檔案在線服務(wù)的法律法規(guī)，規(guī)范檔案在線服務(wù)工作，保證工作健康發(fā)展。檔案館還要主動走向社會，在社會各領(lǐng)域廣泛宣傳檔案網(wǎng)站以及檔案在線服務(wù)工作，引導(dǎo)社會公眾積極利用檔案網(wǎng)站，提高檔案網(wǎng)站的用戶層次與訪問頻率，并多方收集社會公眾對于檔案在線服務(wù)工作的意見和建議，不斷增強(qiáng)檔案網(wǎng)站在線服務(wù)功能。

4.2 豐富檔案網(wǎng)站信息資源，完善網(wǎng)站檢索功能

如果把檔案網(wǎng)站比喻成商場里的貨架，那么檔案信息資源就是貨架上琳瑯滿目的商品，貨架上的商品越豐富，商場才越能滿足更多的需求，吸引更多的顧客光顧，檔案網(wǎng)站也是如此。只有在豐富多樣的檔案信息資源的支撐下，檔案網(wǎng)站才能更好地發(fā)揮自身的查詢、檢索與展示功能。當(dāng)前，要充實(shí)檔案網(wǎng)站的信息資源，建設(shè)系統(tǒng)完整的檔案數(shù)據(jù)庫，加快館藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程，使檔案網(wǎng)站的“血肉”更加堅實(shí)。在完善網(wǎng)站檢索功能方面，要加強(qiáng)文獻(xiàn)著錄的精細(xì)化，規(guī)范網(wǎng)站檢索系統(tǒng)和檢索語言，提高信息的查全率和查準(zhǔn)率。檔案網(wǎng)站還應(yīng)設(shè)有檢索系統(tǒng)的使用幫助及說明或開設(shè)在線服務(wù)平臺，幫助用戶使用更為有效的檢索方式查詢相關(guān)信息，提升用戶體驗[1]。

4.3 健全檔案網(wǎng)站服務(wù)項目

檔案網(wǎng)站的建設(shè)思路應(yīng)從單純的“展示型”向“綜合服務(wù)型”轉(zhuǎn)變，要完善檔案網(wǎng)站的頁面設(shè)計，加強(qiáng)網(wǎng)站的“人性化”和“互動性”功能，在服務(wù)項目的設(shè)置上，應(yīng)從用戶視角出發(fā)，根據(jù)不同類型用戶的需求，提供個性化定制服務(wù)[2]；還可借鑒歐美發(fā)達(dá)國家檔案在線服務(wù)經(jīng)驗，開設(shè)網(wǎng)絡(luò)虛擬課堂、在線教育等專業(yè)服務(wù)等等，檔案網(wǎng)站還應(yīng)注重其本身的“便利性”，例如設(shè)置調(diào)節(jié)字體大小、頁面色彩對比度等功能，以便視力不好的老年人或特殊人群能夠更順利地訪問檔案網(wǎng)站；并設(shè)置手機(jī)版檔案網(wǎng)站，以適應(yīng)當(dāng)前智能手機(jī)廣泛普及、手機(jī)上網(wǎng)閱讀廣為流行的新趨勢，使得網(wǎng)站的在線服務(wù)功能更為細(xì)致周到[3]。

5 結(jié)束語

隨著互聯(lián)網(wǎng)在社會各領(lǐng)域的廣泛普及和深度應(yīng)用，我國檔案館也緊跟時代步伐，在檔案網(wǎng)站的建設(shè)方面取得了長足進(jìn)步。但在肯定成績的同時，我們?nèi)孕枨逍训卣J(rèn)識到我國檔案網(wǎng)站在線服務(wù)功能方面存在的不足，并且要在今后的工作中加以改進(jìn)和完善，真正實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)站的全方位服務(wù)和便利化服務(wù)。

注釋與參考文獻(xiàn)：

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