三年磨一劍
——杭州市余杭區國家級數字檔案館創建工作側記

高建華/杭州市余杭區檔案局（館）

2010年10月，杭州市余杭區“市民之家”正式啟用。當時，區領導要求區檔案館進駐，但區檔案館領導表示暫時做不到，因為區檔案館的數字化工作才剛起步。2014年初，區檔案局領導班子提出在既有基礎上整合資源、加大力度，“一年打基礎、兩年上臺階、三年見成效”，爭取在2016年底創建國家級數字檔案館。

“三年行動計劃”得到了區委、區政府的高度重視，工作初期，區檔案局得到了300萬元的財政專項資金撥款。之后，區檔案局成立了以主要領導任組長的國家級數字檔案館創建工作小組，下設系統建設組、資源建設組、綜合保障組，并明確了專職工作人員及其工作職責，確保創建工作有條不紊地進行。

工作人員調檔

謀定后動，數字檔案館建設穩步推進

近兩年來，區檔案館從軟硬件兩方面著手，先后投入920萬元，開展館藏檔案數字化加工、電子文件中心建設、數字檔案館信息管理服務平臺建設等工作，最終建成了以數字資源為基礎、安全管理為保障、遠程利用為目標的數字檔案館體系。

一是搭建基于局域網的數字檔案館信息管理服務平臺。建成數字檔案館2.0館藏資源信息系統，該系統能夠支持通過RFID（射頻識別技術）對館藏檔案資料實行檔案實體電子標簽化管理，同時對電子數據進行管理，具有檔案信息管理、RFID及二維碼制作、檔案庫房盤點、出入庫盤點、用戶管理、數據接收及備份、聲光電報警、檔案檢索、鑒定、利用、統計等功能，在使用的過程中既能保證檔案實體安全，也能準確地查詢檔案，大大提升了檔案查詢利用效率。

二是搭建基于政務網的虛擬檔案室系統。依據“數據物理集中、權限邏輯分離”思想，依托區電子政務網，區檔案館開發了主要面向區一級立檔單位使用的虛擬檔案室系統，實現了檔案全過程與規范化管理。通過該系統，政務平臺中產生的電子公文等數據直接推送至數字檔案管理系統中進行整理歸檔，實現文檔一體化，免除了紙質文件掃描與條目錄入中人力、物力的消耗，提高了歸檔效率。該系統還具備區檔案局（館）與各檔案室之間的業務交流、實時監督、在線年檢等各項功能，有利于及時發現問題并實時整改，提升了全區檔案信息化管理水平。

三是確保系統安全和信息安全。一方面，為確保系統安全，將館藏檔案管理系統和全區數字檔案管理系統分別建立在局域網和政務網上，同時賦予用戶身份認證和權限管理等功能。采用通過國家鑒定的、能夠充分滿足安全和實用技術要求的安全設備，構建網絡防護體系，保障合法用戶能夠對電子檔案進行創建、歸檔和利用，避免非法用戶的訪問和拷貝。另一方面，為確保數據安全，建立電子檔案登記備份中心，對具有重要保存價值的電子文件和檔案，特別是涉及民生權益或公共利益的電子業務數據（庫）和檔案數字化成果進行在線、離線登記備份，并借助一定技術手段進行安全、規范管理，保證檔案備份數據的真實性、可靠性和安全性。另外，在杭州市檔案局的異地備份基地，每年至少完成一次全部電子數據的異地容災備份，實現電子文件與數字檔案證據價值的保全功能。

四是完善基礎設施建設。加強主機房建設和網絡平臺建設，實現局域網、政務網、因特網三網隔離，完善能夠滿足各項功能需要的數字檔案館設備設施。

五是加強檔案資源建設。區檔案館堅持“民生優先”原則，不斷整合各類民生檔案資源，將婚姻登記、農村建房、土地承包、社會保障等具有查考價值的民生檔案提前接收進館，大力建設面向民生的多元化檔案資源體系。

六是加強項目監理工作。項目監理是確保數字化檔案信息質量的重要環節，區檔案館館藏檔案數字化項目分五期，三家中標公司齊頭并進推進工作。區檔案館還邀請專業公司對項目加工的實施流程、進度、安全保密、成果加工等進行全過程監控，同時派出工作人員，對監理工作以關鍵條目合格率100%、其他條目合格率99%、圖像合格率99%的高標準再次進行驗收。經過加工方、監理方、業主方的層層質量把關，確保檔案信息錯誤率大大降低。截至2016年11月，區檔案館建成20萬卷（件）檔案目錄級數據庫，掛接全文達到88%。

七是完善接收、管理、保存和利用功能。現已建成的區數字檔案館能滿足局域網、政務網、因特網等環境下的不同工作環節需求。在查檔利用環節，市民從查檔登記到目錄檢索、檔案調閱、憑證出具再到滿意度評價，整個過程僅需5分鐘左右。

攻堅克難，數字檔案館系統測試順利通過

在做好服務和保障G20杭州峰會的同時，國家級數字檔案館創建工作有條不紊地推進。為確保目標如期完成，區檔案局舉全局之力，奮戰三個月，順利通過了國家級數字檔案館測試。在此階段，系統建設組技術人員加班40多天，負責整理臺賬、網站改版、館藏系統信息遷移、數據導入等工作；資源建設組加班15天，負責重要民生檔案接收、檔案出入庫、貼電子標簽、檔案實體與加工信息一致性檢查和數字化加工質量檢驗等工作；綜合保障組加班8次，負責臺賬整理、宣傳片拍攝、匯報材料準備和其他加班人員后勤服務等工作。

工作人員接待群眾查檔

2016年12月12日至13日，國家檔案局技術部處長王大眾、浙江省檔案局（館）副局（館）長韓李敏等組成的測評專家組赴區檔案館進行測試。通過聽取工作匯報、審閱相關文檔、觀看系統演示、進行實地檢測，從檔案基礎設施建設、數字檔案系統功能、檔案資源建設、保障體系建設和服務績效五方面進行綜合評估，測評組成員一致認為區數字檔案館系統建設規范、技術選擇合理、整體水平先進，同意通過國家級數字檔案館測試。

三年來，余杭區檔案局（館）開展的區域內數字檔案館架構體建設研究與實踐取得了較好的預期成果。為進一步拓展區域數字檔案館架構體系的覆蓋范圍，下一步將重點推進數字檔案館（室）一體化建設，將盡可能多的檔案館館藏資源和鎮街部門檔案服務窗口納入建設體系之內，著力探索解決異構檔案數據整合和共享技術難題，積極建設“區檔案館——區級機關、鎮街綜合檔案室——村（社區）便民服務中心”三級虛擬檔案集中統一管理的檔案資源信息共享平臺，通過一張網、一套系統、一個窗口提供全面的檔案利用服務。

相信在不久的將來，市民可以在鎮街乃至村（社區）服務大廳通過遠程終端查閱利用檔案，盡享“百姓身邊的檔案館”的便利與高效。