大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理研究

展賢東

摘 要 大數(shù)據(jù)將改變檔案管理工作的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)其高效性、準(zhǔn)確性的提升，可以給調(diào)閱者提供更加方便的檔案數(shù)據(jù)信息。檔案的大數(shù)據(jù)改造過程可以有效提升其價(jià)值和水平。本文點(diǎn)分析了大數(shù)據(jù)對(duì)于檔案管理的意義，從多個(gè)角度提出了具體的改造措施。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù) 信息 檔案管理 人員 價(jià)值

0引言

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代已經(jīng)到來，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)逐漸滲透到社會(huì)的各行各業(yè)之中，檔案管理也是現(xiàn)代信息化時(shí)代需要進(jìn)一步拓展的空間。大數(shù)據(jù)是信息化技術(shù)發(fā)展到一定程度之后的必然產(chǎn)物。在當(dāng)今社會(huì)中，更多的信息實(shí)現(xiàn)了電子化，數(shù)字化的發(fā)展模式，這樣就給我們查詢相關(guān)的信息帶來了更大的方便，我們可以運(yùn)用手機(jī)或者計(jì)算機(jī)調(diào)閱相關(guān)的信息，即：信息的大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來。基于這一背景條件下，檔案管理的價(jià)值不僅僅停留在紙面上，更多需要基于計(jì)算機(jī)電子化、數(shù)字化的虛擬網(wǎng)絡(luò)之中，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)更廣泛的共享。

1大數(shù)據(jù)對(duì)于檔案管理的意義分析

1.1實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性

大數(shù)據(jù)的概念就是基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將相關(guān)的信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享。這樣思想運(yùn)用到檔案管理之中，可以實(shí)現(xiàn)不同檔案管理部門之間的資源共享。在查閱檔案的時(shí)候，調(diào)閱者可以得到更多全面的信息，相關(guān)的數(shù)據(jù)參考更多。大數(shù)據(jù)的概念實(shí)現(xiàn)了檔案管理的開放性，使得更多的資源可以向調(diào)閱者開放，幫助他們更加高效的查閱相關(guān)信息。

1.2實(shí)現(xiàn)信息的可靠性

由于大數(shù)據(jù)是將更多的檔案資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)一個(gè)龐大的虛擬數(shù)據(jù)庫。在這一數(shù)據(jù)庫中，我們可以更多準(zhǔn)確地找到自己所需要的資料和信息。在調(diào)閱的過程中，檔案資料的真實(shí)性有了進(jìn)一步的保證，我們可以更加放心的信任自己調(diào)閱的檔案資料。

1.3強(qiáng)化了自動(dòng)分析能力

在大數(shù)據(jù)的理念中，我們還加入了數(shù)據(jù)分析的環(huán)節(jié)。更多的大數(shù)據(jù)在被調(diào)閱之后，很多人都是難以有效看完這種檔案資料。這時(shí)候我們就需要依靠計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行有效分析，不斷拓展自動(dòng)化的分析，由于這種自動(dòng)分析是計(jì)算機(jī)事前設(shè)計(jì)好的，具有一定的科學(xué)性，自動(dòng)分析的結(jié)果具有更加可靠的屬性。因此，這種自動(dòng)分析能力可以幫助我們?cè)诖罅康臋n案數(shù)據(jù)中得到最為準(zhǔn)確、科學(xué)的結(jié)論。

2提升大數(shù)據(jù)在檔案管理價(jià)值的具體措施

2.1系統(tǒng)開展信息化建設(shè)

由于大數(shù)據(jù)需要基于當(dāng)前的不同檔案部門之間相互數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上，因此，實(shí)現(xiàn)所有部門之間的信息化改造是前提，不斷提升檔案部門標(biāo)準(zhǔn)化的信息技術(shù)改造。例如：使用同一個(gè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使得他們?cè)跈n案信息電子化改造過程中，最終可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息共享。這一點(diǎn)十分關(guān)鍵，只要有一個(gè)部門信息化系統(tǒng)改造不徹底或者是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不一致，都可能造成最終的數(shù)據(jù)共享的困難和問題。因此，在信息化改造的過程中，所有的部門需要相互協(xié)作，加強(qiáng)溝通，頂層部門需要進(jìn)行信息化系統(tǒng)的統(tǒng)一采購和安裝，同時(shí)針對(duì)技術(shù)人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，使得他們充分掌握系統(tǒng)的使用、維護(hù)和日常問題處理。在信息系統(tǒng)建立之后，我們需要進(jìn)行聯(lián)調(diào)聯(lián)試，查找數(shù)據(jù)共享過程中的問題，最終實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)的完善和優(yōu)化。

2.2加快紙質(zhì)檔案的電子化進(jìn)程

現(xiàn)代的大數(shù)據(jù)概念是基于網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的電子化數(shù)據(jù)信息。然而我們?cè)谶^去的幾十年中，所有的檔案都是紙質(zhì)的，為了保存這些珍貴的檔案資料，我們付出了很多的心血和汗水。要想實(shí)現(xiàn)檔案的大數(shù)據(jù)共享，第一步就是需要實(shí)現(xiàn)這種珍貴的紙質(zhì)檔案資料的電子化轉(zhuǎn)換。將相關(guān)的紙質(zhì)檔案掃描、拍照，形成一系列系統(tǒng)化的電子檔案，這樣才能進(jìn)一步輸入電腦，實(shí)現(xiàn)與網(wǎng)上數(shù)據(jù)對(duì)接。在紙質(zhì)檔案的電子化進(jìn)程中，我們需要進(jìn)一步掌握相關(guān)的技術(shù)，做好更多的防護(hù)措施，盡可能地保證那些珍貴紙質(zhì)檔案的完整性。

2.3構(gòu)建檔案信息化管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

檔案在進(jìn)行電子化改造過程中，我們的操作存在很多的不確定性。針對(duì)這些不同的選擇，我們需要進(jìn)一步構(gòu)建統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行信息化建設(shè)過程中，只有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，最終形成的電子檔案才能在相互比較中具有一定的對(duì)等性。具體來說，我們需要規(guī)范電子檔案的文件格式，需要具備的基本材料，只有具備這些基本材料，才能構(gòu)成一個(gè)完整的電子檔案數(shù)據(jù)。同時(shí)，我們?cè)跈n案的電子化處理過程中，進(jìn)一步統(tǒng)一處理手段和方式，這樣處理出來的電子檔案才能進(jìn)一步統(tǒng)一，差異性才能降到最低。

2.4人員的信息化素養(yǎng)提升

信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)理念都是近年來最新的思想。檔案管理人員在日常的工作中只是簡(jiǎn)單地了解過相關(guān)概念，對(duì)其應(yīng)用和操作知之甚少。我們需要進(jìn)一步加大對(duì)檔案管理人員的信息化技術(shù)素養(yǎng)提升。因?yàn)闄n案管理需要有人員進(jìn)行操作，同樣的檔案信息化建設(shè)、大數(shù)據(jù)的建立都是需要人員去實(shí)施，所以我們需要對(duì)這些操作、實(shí)施人員進(jìn)行信息化技術(shù)的培訓(xùn)。同時(shí)我們還需要進(jìn)一步引入一批專業(yè)化的信息人才，他們的進(jìn)入可以幫助我們實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍的優(yōu)化，進(jìn)一步幫助在崗人員相互學(xué)習(xí)和交流。信息化培訓(xùn)的形式可以多樣化。例如：自學(xué)與交流相結(jié)合，理論與實(shí)踐相結(jié)合等都是可行的。培訓(xùn)的時(shí)間可以集中在工作相對(duì)輕松的時(shí)間段，采用集中和分散教學(xué)相結(jié)合。

3 結(jié)語

檔案管理借助大數(shù)據(jù)的理念將實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍，其高效性、準(zhǔn)確性將得到進(jìn)一步提升。在大數(shù)據(jù)改造的過程中，檔案管理工作需要注重系統(tǒng)改造的統(tǒng)一性，加快紙質(zhì)檔案的電子化，構(gòu)建管理標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，從而為檔案管理價(jià)值的提升奠定基礎(chǔ)。

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