重視信息化技術 強化交通檔案管理

陳素云

檔案管理，對于一個單位來說是至關重要的。從交通部門來說，檔案管理是交通工作的一個部分內容，對于交通事業發展起著非常重要的作用。目前隨著社會的發展，信息化技術已經發展到各行各業，交通單位更是走在信息化的前沿。那么，在信息化技術普遍使用的今天，作為交通部門，如何運用信息化技術對交通檔案進行管理，是一個值得研究的重要課題。如何利用信息化技術，加強交通檔案的管理呢？筆者就此問題，結合工作實踐，談談自己對于信息化管理交通檔案的點滴思路及體會，

一、信息化技術建設對于管理交通檔案的重要性

1、可滿足時代發展的需求。時代發展越來越快，信息化技術也廣泛使用，交通部門也是不能例外的。交通事業的發展速度非常快，信息化技術的興起可以說是為交通事業的發展插上了騰飛的翅膀。這樣一來，交通資料也就越來越多，越來越繁雜。這時，信息化技術，就為交通檔案管理工作提供了有利的基礎。作為交通檔案管理的領導者或是工作人員，應該認識到這個時代的先進技術，充分利用。這樣，就能減少檔案管理工作中不必要的失誤，增強工作活力，最大限度度地提高檔案管理的水平與質量，更好地為交通事業的發展做出更大的貢獻。

2、可有效改變檔案管理的方式。很多時候，檔案管理是很多單位工作中最為頭疼的事情。資料眾多、繁雜、凌亂，整理歸類，很多時候都是心有余而力不足。有時為了一份資料的去留，都要頗費一番心思。可以說交通檔案管理吃力不討好，花費很多功夫下去，包括各方面的人力或物力或財力，很多時候的效果都是不甚理想，要么殘缺不全，要么丟失遺漏，要么破損嚴重……凡此種種，不一而足。還好，信息化技術的發展，引進信息化技術是非常的必要的，也是迫在眉睫的。引進信息化技術管理交通檔案，就能節省大量的有關于交通檔案管理的一切投入，騰讓出一些資金，以便投入交通事業建設的其他方面，從而推動交通事業的發展。

3、可促進檔案服務向專業化發展。以往交通檔案的管理，可以說跟很多單位一樣都是紙質材料。紙質材料一個最大問題就是：紙質容易受潮破損。隨著時間的流逝，紙質都會變黃變碎，甚至爛掉。有時為了查找一些過往的資料，就得翻找。今天翻找，明日再翻找，這些紙質檔案三兩下功夫都會留下很多遺憾——要么丟失要么破損，成為交通管理工作中一個主要的問題。這個問題沒有做好，也就是說檔案管理沒有做好，就成了整個交通管理工作中亟待突破的一個瓶頸。為此，交通檔案管理實施信息化就顯為更加重要。現在利用信息化技術管理交通檔案，就更加方便，很多時候都可以在網上操作，實現檔案資料異地共享，減少繁瑣，實現檔案管理逐步走向專業化。

二、信息化技術建設對于管理交通檔案的新思路

1、改變工作理念，提高信息化意識。唯物辯證法人為，人的意識決定人的行動。一切行動的先行者就是人的意識形態。在交通檔案管理工作中，應該與時俱進，不能因陳守舊。時代發展到今天，信息化也受到人們的青睞，廣泛使用。作為交通檔案管理工作應該也必須應該緊跟時代的步伐，充分引用信息化技術，使其為檔案管理工作服務。怎么做呢？筆者認為：一要轉變思想觀念，大膽引用信息化技術。只有這樣，交通檔案管理才能突破瓶頸，不斷進步發展。二是要建立信息化管理工作體系，提別是對交通檔案管理這一塊應該進行分門別類，讓信息化技術在交通檔案管理中實現效果最大化。三是樹立全局意識，人人都有責任為交通檔案管理作出自己的一份努力，使交通檔案管理信息化提供必要的奉獻，促使交通檔案管理有條不紊地展開。

2、促進管理工作規范化。檔案管理是個系統工程，也是一個技術活，是不可掉以輕心的，必須加以重視。要把交通檔案管理做好，就是規范。孟子曰：“不以規矩，不能成方圓。”這個“規矩”同樣適應于交通檔案管理。只有規范管理才能實現檔案管理工作效果的最大化，否則，就有可能成為檔案管理工作的絆腳石。由于交通信息資料跟整個交通事業的發展息息相關，密切聯系，屬于交通范疇之內的資料等信息內容涉及面是非常廣的，這就對交通資料檔案的管理工作提出更高的要求，更有必要規范管理。怎么進行規范管理呢？筆者認為一是應該通盤考慮，分門別類，簡明扼要地列出清單，以便有序展開。二是加強技術指導，讓檔案管理資料的分類更為科學合理，便于查詢或調閱。三是要制作管理流程，首先要做什么怎么做，其次要做什么，最后要怎么樣，等等問題應該清楚明確，以便展開。四是要組織檔案管理人員對一些檔案信息進行電腦錄入，保存在電腦上，避免丟失，便于查詢。

3、強化信息化工作。加強交通檔案管理的信息化，應該著重做好以下幾個方面：一是健全建立檔案管理制度。俗話說：人管人氣死人，制度管理活流水。在交通檔案管理工作中，特別是信息化技術充分使用于交通檔案管理工作的今天，制定一定的管理制度是非常必要的。有了管理制度，管理人員就有章可循，有文可依，可以避免工作中的盲目性與隨意性，甚至因人情而妄為而導致錯誤。二是要對檔案管理工作人員進行技術培訓及職業操守教育，讓檔案管理人員學得一門技術，守住一條道德底線。比如說，交通管理部門的個人資料信息就要注意保密，不能隨便外泄或隨意讓人查閱等等都應該有個嚴格的要求與條文的制約。三是交通單位應該從整個系統考慮，重視交通檔案管理，特別是一把手更應該重視。只有重視了，才能舍得投入一定的資金購買信息化技術設備。沒有信息化技術設備，所謂交通檔案管理的信息化就成了一句空話。所以說，能不能實施交通檔案管理信息化，關鍵還是在領導。

總之，在科學技術日新月異的今天，在交通事業蓬勃發展蒸蒸日上的今天，信息技術的運用誰也無法阻擋。充分利用，就能更好地服務于交通事業的進一步發展。否則，就有可能落伍。信息化技術對于交通檔案的管理，改變了以往對檔案資料的管理辦法和查閱方式，實現了對檔案資料的最大化利用，并為檔案管理工作者的工作提供了許多方便。因此，交通檔案管理的信息化建設不僅是促進交通事業發展的重要基礎工作，還在改善交通運輸狀況、為工作人員提供便利條件等方面發揮了重要作用。