淺析商業(yè)銀行檔案外包的風險管理

趙古花

【摘要】本文通過對當前商業(yè)銀行檔案外包的背景、成因進行分析，探討商業(yè)銀行在檔案外包過程中存在的風險因素及風險管理重點，提出對風險因素控制的評價內(nèi)容及準則，以防范商業(yè)銀行在檔案外包業(yè)務(wù)上可能產(chǎn)生的風險，供大家學習、參考、研究。

【關(guān)鍵詞】商業(yè)銀行檔案外包 風險管理 風險重點 風險控制

檔案是機關(guān)工作和生產(chǎn)活動中產(chǎn)生的文書材料和技術(shù)文件等在辦理完畢后，為了滿足日后查考利用的需要而歸檔保存的，并且任何檔案都是適應(yīng)機關(guān)工作和生產(chǎn)的客觀需要形成的，不是人們憑主觀愿望隨意編寫的，更不是按照檔案人員的要求產(chǎn)生的。檔案在不同階段具有不同的價值形態(tài)，對社會具有不同的具體作用。

商業(yè)銀行檔案外包是指銀行在檔案管理人員、存儲設(shè)備不足或管理成本不經(jīng)濟條件下，整合利用外部優(yōu)質(zhì)專業(yè)化檔案管理資源，將銀行檔案委托外包單位管理，從而達到降低檔案保管成本，提高管理效率的一種檔案管理模式。

檔案外包商應(yīng)具有以下特征：

第一，是一種實體性管理機構(gòu)；

第二，是一種社會化、集約化和專業(yè)化程度高的檔案管理機構(gòu)；

第三，有較大的規(guī)模，服務(wù)對象也較多；

第四，對其保管的文件只有保管權(quán)，而無所有權(quán)；

第五，是介于文件形成者與檔案館之間的一個中間性機構(gòu)，它要對雙方負責，作為一個過渡性的、中間性的檔案管理機構(gòu)，文件中心首先要尊重文件形成者的利益和要求，同時又要擔負起為檔案館積累檔案的重任；

第六，可以承擔文件管理咨詢與培訓的職能。

一、銀行檔案外包的背景

二戰(zhàn)后，美國大量的文件需要歸檔保存，文件中心應(yīng)運而生。1950年，美國《聯(lián)邦文件法》以法令形式肯定了文件中心這種新型管理機構(gòu)。把使用次數(shù)不多，但又必須保管一段時期的文件集中存放在造價較低的專門庫房里，受到人們的認可。

從某種意義上講，商業(yè)銀行就是“經(jīng)營風險”的金融機構(gòu)，以“經(jīng)營風險”為其盈利的根本手段。商業(yè)銀行是否愿意承擔風險，是否能夠妥善控制和管理風險，將決定商業(yè)銀行的經(jīng)營成敗。隨著業(yè)務(wù)發(fā)展和競爭加劇，商業(yè)銀行面臨的風險也呈現(xiàn)出復雜多變的特征，對這些風險進行識別、分析、計量、監(jiān)測并采取科學的控制手段和方法，是商業(yè)銀行保持穩(wěn)健經(jīng)營的根本所在。健全的風險管理體系在銀行可持續(xù)發(fā)展過程中具有重要的戰(zhàn)略地位，具備領(lǐng)先的風險管理能力和水平，成為商業(yè)銀行最重要的核心競爭力。利用先進的風險管理技術(shù)，最大限度地減少銀行檔案外包可能造成的損失，是商業(yè)銀行檔案外包風險管理目的。

二、商業(yè)銀行檔案外包的風險管理重點

風險是一個常用而寬泛的詞匯，頻繁出現(xiàn)在經(jīng)濟、政治、社會等領(lǐng)域。就銀行風險的定義主要有以下三種：

一是風險是未來結(jié)果的不確定性（或稱變化）；

二是風險是損失的可能性；

三是風險是未來結(jié)果對期望的偏離，即波動性。風險是一個明確的事前概念，反映的是損失前事物的發(fā)展狀態(tài)。

從風險的定義上可以看到，風險是對未來結(jié)果的不確定性，是可能存在的損失，銀行檔案做為銀行經(jīng)營活動的歷史記錄，是傳承銀行社會記憶，再現(xiàn)銀行歷史面貌的憑證，為銀行經(jīng)營、管理提供信息支持，并為銀行業(yè)務(wù)相伴產(chǎn)生的法律風險提供原始的憑證依據(jù)，其重要性不言而喻。因此，防范銀行檔案外包過程中可能產(chǎn)生的風險，是確保銀行檔案外包安全的首要工作，銀行檔案外包風險管理的重點是：

（一）檔案外包風險的評估

商業(yè)銀行在制定檔案外包政策時，應(yīng)當評估以下風險要素：

1.外包活動的戰(zhàn)略風險、法律風險、聲譽風險、合規(guī)風險、操作風險、國別風險等風險因素；

2.影響外包活動的外部因素，因外包供應(yīng)商的過錯而造成的服務(wù)中斷或撤銷而引發(fā)的風險；

3.銀行對外包活動的風險管控能力；

4.外包供應(yīng)商的技術(shù)能力、業(yè)務(wù)策略和業(yè)務(wù)規(guī)模、業(yè)務(wù)連續(xù)性及破產(chǎn)風險，風險控制能力及外包服務(wù)的集中度；

（二）外包供應(yīng)商的盡職調(diào)查

1.外包供應(yīng)商的主體資質(zhì)、經(jīng)營管理能力、經(jīng)營聲譽、行業(yè)地位；

2.財務(wù)穩(wěn)健性、技術(shù)實力和服務(wù)質(zhì)量、對銀行業(yè)的熟悉程度；

3.對銀行托管檔案客戶信息的安全性；

4.外包供應(yīng)商對突發(fā)事件的應(yīng)對能力；

5.外包供應(yīng)商的關(guān)聯(lián)關(guān)系；

（三）外包合同的審查要素

1.外包合同中的服務(wù)內(nèi)容、范圍、標準、期限；

2.外包服務(wù)的業(yè)務(wù)連續(xù)性安排；

3.外包服務(wù)的保密性和安全性的安排；

4.外包服務(wù)的結(jié)算、支付方式；

5.外包服務(wù)的審計和檢查；

6.外包爭端的解決機制；

7.外包合同或協(xié)議變更或終止的過渡安排、違約責任；

8.外包供應(yīng)商的應(yīng)急管理；

三、商業(yè)銀行檔案外包的風險評價標準

商業(yè)銀行檔案在外包后，定期對檔案外包商進行風險評估，做到早發(fā)現(xiàn)早預防。將銀行檔案外包風險納入銀行日常管理并持續(xù)監(jiān)控、評價，就能及時發(fā)現(xiàn)檔案外包風險，并在發(fā)現(xiàn)風險后及時采取有效處置措施，將損失減少到最低程度。

日常工作中可采用平衡計分卡方式設(shè)計評分標準，可按月、季、半年、年度要求進行檔案外包業(yè)務(wù)檢查，檢查內(nèi)容包括：

（一）外包供應(yīng)商的評估：

1.資質(zhì)：是否符合專業(yè)資質(zhì)；

2.財務(wù)：收費是否合理，程序是否完善；

3.日常經(jīng)營：是否出現(xiàn)異常；

4.及時性：是否能及時辦理檔案的收、取、查閱流程，在辦理過程中有無差錯發(fā)生；

5.差錯性：資料能否及時、準準、無差錯地領(lǐng)取、歸還，不存在遺失情況；

6.溝通性：溝通是否順暢，是否對銀行服務(wù)需要的反應(yīng)能迅速、及時、有效完成；

7.保密性：無違反保密原則，業(yè)務(wù)合作期間能保護好銀行信息及銀行商業(yè)秘密；

8.監(jiān)督檢查：是否能積極配合商業(yè)銀行開展外包監(jiān)督工作，及時報送外包工作情況；

9.違規(guī)性：是否存在違規(guī)行為，是否存在隱瞞事實，阻擋、抗拒檢查、偽造、隱匿、篡改、毀滅違規(guī)證據(jù)行為。

（二）外包人員的評估

1.人員：有符合要求的檔案管理人員，能夠高效完成各項工作；

2.外包業(yè)務(wù)人員能夠妥善保管商業(yè)銀行委托保管的各類客戶資料、檔案資料；

3.服從銀行管理，無主觀故意，通過內(nèi)外勾結(jié)、惡意操作等措施規(guī)避銀行風險控制措施；

4.無擅自向客戶做出不實承諾行為，向客戶提供虛假資料或誤導性宣傳；

5.無假借銀行名義進行客戶約談行為，無冒用銀行商譽的行為；

6.無利用職務(wù)之便，竊取客戶資料等進行違反職業(yè)操守及銀行管理規(guī)定的其他行為；

（三）突發(fā)事件的應(yīng)急預案及演練

1.是否事先制定建立檔案外包風險突發(fā)事件應(yīng)急預案和機制，確保檔案外包業(yè)務(wù)活動的正常經(jīng)營；

2.是否建立替代方案，尋求合同項下的保險安排等措施；

3.是否定期組織外包商開展演練，建立外包業(yè)務(wù)連續(xù)性計劃，確保業(yè)務(wù)活動的正常經(jīng)營；

四、商業(yè)銀行檔案外包的前景及展望

銀行將部份檔案外包是彌補人手不夠，存儲場地、設(shè)備受限、管理成本不經(jīng)濟的有效辦法，但外包不等于不管，恰恰相反，銀行檔案外包工作必須在銀行檔案室的控制下，以保證方向正確，成果符合要求。銀行檔案外包風險應(yīng)對策略的目的是力圖將風險降低到可以接受和控制的程度。

自商業(yè)銀行誕生之初，風險就與之相伴。通過對銀行檔案外包風險的識別、計量、監(jiān)測、控制，采取分散、轉(zhuǎn)移、規(guī)避和補償?shù)却胄_保外包風險能及時發(fā)現(xiàn)。通過對風險誘因的分析，及時發(fā)現(xiàn)檔案外包中存在的問題，決定采取何種有效措施。通過識別和評估檔案外包風險，采用合理的技術(shù)、方法對檔案外包加以防范和控制，以最小的成本使檔案外包風險所致?lián)p失降到最低程度。銀行檔案外包做為銀行檔案管理的一個部份，是隨著銀行近年業(yè)務(wù)的發(fā)展而成長起來的新興行業(yè)，具有廣闊的市場前景。相信在銀行檔案工作者的辛勤努力下，將銀行檔案外包風險納入日常管理并持續(xù)監(jiān)控、評價，就能做到早發(fā)現(xiàn)早預防，確保銀行檔案外包業(yè)務(wù)的連續(xù)性，為銀行檔案外包業(yè)務(wù)健康穩(wěn)定發(fā)展做出積極貢獻！

參考文獻

[1]劉平，戴碩，張鐵.《風險管理》.中國金融出版社[M].2007.08.

[2]馮惠玲.《電子文件風險管理》.中國人民大學出版社，2008.4.

[3]陳永生.《檔案工作效益論》.中國中國檔案出版社，1995.2.

[4]馮惠玲，張輯哲《檔案學概論》第二版.中國人民大學出版社，2006.5.

[5]趙嘉慶，張明福.《檔案管理》.中國檔案出版社，1991.01.