淺析合同階段管理的要點

周登志

(中國五冶集團有限公司，四川成都610000)

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淺析合同階段管理的要點

周登志

(中國五冶集團有限公司，四川成都610000)

合同是合同雙方當事人設立、變更、終止民事權利關系的協議，是一種法律行為。訂立合同的目的是針對合同雙方約定的權利和義務，通過合同管理實現合同目標，本文根據合同管理的幾個階段管理要點進行分析，并提出一些管理措施。

合同管理； 各階段； 管理； 要點

1 合同的定義

1999年3月公布的《中華人民共和國合同法》規定，合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。

《中華人民共和國民法通則》第85條：合同是當事人之間設立、變更、終止民事關系的協議。合同是一種法律行為，依法成立的合同，受法律保護。

在工程建設過程中，各主體關系之間因工程建設合作關系而簽訂的合同稱為建設工程合同。在工程建設期間，為確保工程建設順利推進、完成，對建設工程合同的管理成為不可忽視的重要環節，合同的順利履約完成是工程順利推進的保障。

結合工程實施過程中的情況和特點，從以下幾方面對合同管理進行淺析。

2 項目的合同管理

什么是合同管理？合同管理是工程管理的中心環節，是以實現合同價值為目的，以合同為管理對象，依照法律、法規等規定，從準備、談判、訂立、生效、履行、變更、解除、爭議解決、終止直至立卷歸檔整個過程的管理行為。

項目實施各個階段的目標通過合同來實現，無數個合同貫穿了項目整個生命周期(圖1)。

圖1 合同的生命周期

合同的管理主要體現在合同訂立、合同審查和合同文件管理3個方面。

3 合同管理各階段的管理要點

合同管理主要分為招標階段、投標階段、合同簽訂階段、合同履行階段、工程結算階段、工程后評價階段。不同階段因實施內容和關鍵點的差異而有不同管理特點、要點，具體如下。

3.1 招標階段的合同管理要點

(1)根據標的特點和需求，在招標文件中要重點描述、明確。

(2)招標文件中約定對投標人條件的合理設定，不得設置有針對性、指向性和單一性的條件。

(3)對招標潛在的風險進行分析，并在招標文件合同條款中予以明確約定。

(4)由于招標人自身原因無法準確分析的不可控因素，要在招標文件合同專用條款中進行特別約定予以防范。

3.2 投標階段的合同管理要點

(1)投標人在獲得招標文件后要及時組織相關專業人員認真研讀招標文件，對招標文件約定重點事項進行分工落實。

(2)對招標文件實質性條款(如技術、質量、計價方式、付款條件等)要細讀，找出與常規條件的差異。

(3)對招標文件風險點(尤其是招標文件中出現的“一律”“一概”“不予調整”“包括但不限于”等字眼)要重點研判。

(4)招標文件內非實質性條款可在后期合同談判階段進行明確的應予識別并單列。

(5)投標報價要根據項目的復雜程度、項目設計的深度、采用的先進技術施工的程度、自身的技術人員條件、對進度要求的緊迫程度、工程的付款和結算條件等幾方面認真分析，報與自身能力相符的“合理低價”。

(6)投標報價要特別關注“報價已包含了(但不局限于)下列因素……”項的條件設置，避免漏項、錯項情況的發生。

3.3 合同簽訂階段的管理要點

合同簽訂階段根據招標方式的不同管理要點也略有差異。

(1)公開招投標項目，在招標階段合同內容就已備案，只允許對非實質性的條款進行補充和修改。

《中華人民共和國招標投標法》第四十六條規定“招標人和中標人應當自中標通知書發出之日起三十日內，按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同。招標人和中標人不得再行訂立背離合同實質性內容的其他協議。”

同理，對《中華人民共和國招標投標法》無禁止和特別說明的，在合同談判簽訂階段，可以進行適當調整修改，如：

①可以細化工程進度計劃(如圖紙提交計劃、階段性預算的提交和審查等)。

②可以細化設計變更簽證、價差調整、工程量增減等的分階段計算方法。

③可以將一些重要的澄清、補遺等信息直接列入合同。

④可以細化業主審查結算與審計單位審查結論的時限和結算款的支付辦法。

⑤對隱藏在投標文件中的與招標文件不同的條款進行協商(招標文件援引了廢止的規范，進行修改；招標文件中工藝的選擇比較落后，建議修改等)。

⑥可以對合同中比較寬泛的定義進行說明甚至明確具體內容。

(2)非公開招標項目，可以以招標、比選、談判等方式雙方協商一致，簽訂合同。

在合同談判、簽訂時，盡量爭取合同文本的擬稿權，掌握主動。否則，應由專人或者專門的部門負責合同的審查，風險預判寧做加法不做減法，合同談判時應選擇有談判能力和專業經驗的人參與。

(3)注意招標文件中約定的簽約前置要求，比如履約保證金、安全保證金、民工工資支付擔保等，按約定的提交形式在規定的時限內進行提交或收取。

(4)簽約當事人的簽約資格審查(特別是非公開招投標項目)。

3.4 合同履行階段的管理要點

合同履行的前提是合同生效，合同的履行是合同生命周期的中心環節。 合同的履行就是合同雙方或者多方為了全面、適當地完成合同的義務、實現合同的權利，通過對合同履約階段的工作進行計劃、組織、領導和控制等一系列活動，確保合同交易順利實現。

合同履約中常見問題及管理要點有：

(1)缺乏對合同與合同履約管理關系的認識 。合同訂立處于合同管理的前期階段，在這一階段往往受到高度重視。一旦合同簽訂了,往往合同就被束之高閣。實際上合同的履約過程是實現權利義務的過程，不能僅僅把履約看成是生產過程而疏于管理，合同條款與實際執行之間的脫節容易在履約的中后期出現糾紛。

(2)合同法律意識滯后 。有關人員對合同與合同法律的關系認識不明，有的為了簽訂合同故意忽視有關的合同法律規定, 有的在執行合同時缺乏勇氣不敢依法履約,有的在合同履行過程中發現了違約風險卻不善于使用預期違約制度等，造成不應有的損失。

(3)合同交底不及時。很多企業在簽訂合同時，企業都很重視，但一旦合同簽訂后，對合同分析和合同交底往往不夠重視，甚至忽視了這項工作。合同簽訂與合同執行脫節，致使實際實施人員只知其相關工作職責，而對合同總體情況知之甚少，甚至完全不了解合同的具體內容，給日后的合同糾紛埋下了隱患。

(4)執行中忽視變更管理。 在履約過程中合同變更是正常的事情，問題在于是否及時變更，變更的不及時很可能導致不可預測的損失。超過履行期限未履行完畢的合同，不解除，也不追究違約責任，在對方提出履行時，不再對合同變更，而用想當然的方式履約，最終由于情勢變更，把自己推向不利的位置。

(5)過程中缺少溝通與監控 。一份合同的履約完成要經過不同單位的多個部門的配合，良好的溝通與協作能在最大程度上減少管理中出現的問題，但現實中往往是相關的部門各自為政，互不溝通，出了問題相互推諉。同時對合同履行管理未能體現規范化、法制化和科學化的要求，認為合同管理僅是具體經辦人的事，缺乏相互監督和控制。

(6)加強合同履約管理的方法：

①確保企業組織與制度管理健全、完善。

②合同管理由專人進行管理 。

③合同交底管理 ：合同條文的解釋權必須歸合同管理人員，其應對合同進行分析和統一的解釋，特別是復雜的、承包商不熟悉的以及各方面關系比較復雜的工程。

合同管理人員在合同簽訂后，不論采用交底會的形式還是實行網上交底，合同管理人員都應向合同承辦各部門進行合同交底，全面陳述合同背景、合同工作范圍、合同目標、合同執行要點及特殊情況處理。合同承辦部門向其所屬執行人員進行合同交底，陳述合同基本情況、本部門的合同責任及執行要點、合同風險防范措施等，并解答相應管理部門人員提出的問題。

合同承辦人員應積極主動地學習合同條款，熟悉合同的主要內容、雙方的權利和義務，分析各種違約的法律后果，有效利用合同保護自己的利益、限制和制約對方的違約行為，按照合同約定全面履行。

通過交底把合同責任落實到責任人和合同實施的具體工作上。在項目內部形成全員、全過程、全方位的合同管理意識，使有關項目管理人員能夠熟悉和掌握合同內容，根據性質、范圍不同分別落實各自的責任。

④加強合同培訓管理，定期組織培訓工作。

⑤加強信息和檔案管理 ：作好施工中各種資料的記錄與保存工作，包括書面協議、簽證事項、會議紀要、往來信函，還包括各類請求、簽字指令、索賠文件、合同變更文件等，要記錄在案，保證索賠和后期工程結算的資料完整。

⑥合同付款條件與結算條件管理具體落實到工作中，按合同約定條件進行。

⑦檢查與監督管理 ：合同管理部門應定期或不定期地組織開展對本企業的合同檢查。合同檢查人員在檢查中發現需要整改的問題，應向被檢查單位或部門提出合同管理的基本評價，存在的主要問題及對加強管理的意見，對問題嚴重的單位及部門應發出限期整改通知書，督促其問題的整改。企業應按照合同管理的考核與獎勵制度，對企業各部門、單位的合同管理人員和業務人員工作情況進行檢查、考核和評比。要建立經常性的跟蹤管理檢查機制，明確專人負責，定期或不定期的進行跟蹤檢查，并將檢查情況如實計入合同跟蹤管理手冊。

⑧評估管理：通過實時評估掌握對我方不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止，維護企業良好信譽、合理規避風險。建立合同管理的后評估制度，至少于每年年末對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行分析評估，對存在的不足，應當及時采取有效措施加以改進。

3.5 工程結算階段的合同管理要點

合同標的完成后，應按照合同約定的條件及時辦理驗收、交付使用、結算報審、資料組卷歸檔和結算款的撥付等工作。

工程施工結算的依據一般包括施工合同及其組成部分、工程招投標文件、施工圖紙、設計變更、現場簽證等。其中，施工合同是施工結算的主要依據，整個結算活動都是在合同范圍內展開的。

項目管理的實踐證明：在合同既定收入前提下，變更、索賠和價格調整是項目效益的3個主要來源，所以對變更、索賠和價格調整的管理也不容忽視(圖2)。

圖2 竣工結算價的組成

在結算過程中，當結算意見出現不一致時，合同文件的解釋順序為：合同有約定的從其約定，合同無約定的按相關規定執行。這就要求項目管理人員必須熟悉：

(1)合同范圍的定義，熟知合同對施工范圍的約定。是否屬于合同約定的工程范圍是確定是否可以獲得簽證的前提，超出合同或變更部分才可以辦理簽證。

簽證是合同雙方就工期、費用等意思表示一致而達成的補充協議，是施工合同履行結果和變化確認的事實，只要工程簽證經雙方簽字，手續齊全，可作為工程款支付的依據，不需要其他證據來證明。

(2)索賠。按照合同和相關法律法規對索賠時限和資料的要求，收集和保存完整、充分的證據資料。即便知道索賠利潤、費用不會成功，也要對此提出申請，作為結算中的一個籌碼。

工程結算完成，資料移交檔案，合同管理工作結束。

3.6 項目后評價階段的合同管理內容

項目后評價是指在項目已經完成并運行一段時間后，對項目的目的、執行過程、效益、作用和影響進行系統的、客觀的分析和總結的一種技術經濟活動。

項目管理后評價主要包括項目目標后評價、項目效益后評價、項目影響后評價、項目持續性后評價、項目管理后評價內容，對項目整個生命周期中各階段管理工作進行評價。既是對整個項目建設的總結、回顧，也是對項目建設各階段合同管理工作成敗的一次分析、評價。

通過后評價報告可以確定項目預期目標是否達到，主要效益指標是否實現；查找項目成敗的原因，總結經驗教訓，及時有效反饋信息，提高未來新項目的管理水平，同時也為下一次的項目管理工作積聚經驗，為提高合同管理的質量奠定扎實基礎。

4 結束語

建設工程領域不管是工程總承包還是專業分包，不管是勞務分包還是材料采購，不管是物資還是金融采購等，均涉及到合同的簽訂和合同履約的問題。無論是合同簽訂前的報價，還是簽訂合同的談判，以及合同履行過程中的管理、履行完合同的結算和后評價，構成了合同管理的幾個重要階段。通過對幾個主要階段的合同管理要點進行分析，提出了一些管理措施和建議，認識到合同管理的重要性，更好地做好合同管理工作，為企業帶來良好的經濟效益和管理效益。

[1] 中華人民共和國合同法[S]. 1999.

[2] 中華人民共和國民法通則[S]. 1986.

[3]gf-2013-0201 建設工程施工合同(示范文本)[S].

[4] 全國監理工程師執業資格考試命題研究組. 建設工程合同管理[M]. 機械工業出版社，2010.

[5] 賈彥芳. 建設工程合同管理[M]. 中國建筑工業出版社，2012.

祝賀中鐵二十三局集團有限公司承建并牽頭申報的“新建向莆鐵路青云山隧道”工程獲2017年度首批“四川土木工程李冰獎”。

周登志(1973～)，男，本科，高級工程師，從事工程管理工作。

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[定稿日期]2016-10-30