企業檔案信息化建設的實踐與思考

摘 要 在新形勢下，企業檔案工作處在新的重要節點上，面臨著重新定位，轉型升級的壓力，面臨著從傳統時代到信息時代的跨越。檔案信息化建設，代表了企業檔案工作未來發展方向，作為管理企業檔案信息、聯結辦公自動化的關鍵一環，有利于提高企業檔案工作水平，維護企業檔案信息的真實、完整、可用和安全；有利于促進企業信息資源建設，實現信息資源總量增加、質量提高和結構優化，為數字檔案館的最終實現奠定基礎。本文就企業檔案信息化建設的實踐與思考進行了詳細論述。

關鍵詞 企業檔案 信息化 建設 實踐與思考

一、引言

在企業的發展過程中，如果適當地應用了信息化技術，就會對企業發展有著很多正能量的影響。而根據企業檔案管理工作整體發展來說，信息化技術的建設已經是很常見的了。在我國企業檔案信息化建設正式開展的過程中，相關信息化具體工作的實行還有待進一步提升。信息技術作為檔案資源共同享有的重要推動力之一，其正式應用很好地加強了檔案資源的利用概率。在如今信息化的時代，信息技術也為整個企業的發展提供了充足的信息資源保證。通過實行了信息化建設，檔案信息的保存也是更加的完整與快速，并且也更好地提升了有關信息的整體開發和利用。在整個企業的發展進程中，檔案管理工作也要與時俱進，跟上企業整體的發展節奏，要努力配合信息化管理工作的具體實施，從而提升企業內部的管理水平，相應地降低檔案管理工作的工作成本，努力建設一個非常優秀的檔案信息化管理部門，將檔案管理工作的一切使用價值進行最好的挖掘與發揮。

二、檔案信息化建設出現的問題

第一，對其重視程度不夠。一些企業管理人員對于企業檔案信息化建設的整體重視程度不高，所以就不太會重視信息化建設工作的具體落實和發展。同時，管理人員因缺少對檔案信息化建設的認識，很多的技術上的問題都會很難進行，就算進行下去，結果肯定也還是不會很理想，長此以往就會造成企業發展較慢甚至會被一些發展較快的企業所取代。

第二，對信息化建設的發展投入資金缺乏。一些重視檔案信息化建設的企業，就會為發展檔案信息化建設而投入大量資金，用來完善其所需的硬件設施，從而達到其想要達到的效果。但是不重視檔案信息化發展的企業就不會為此投入過多的資金，這樣的話檔案的信息化建設就不會得到很好的發展，就算一些技術人員有很好的發展措施也是無可奈何，只能夠將信息化建設停滯在初期的發展中，非常不利于企業的發展。

第三，檔案信息化建設過程中的安全問題。在實施檔案信息化建設的過程中，安全是其中最主要也是最為重要的一個問題。一些企業在實施檔案信息化建設時對其安全問題的重視程度不足，導致很多的工作人員的操作不夠規范，數據的保護上也出現很大的問題。并且在整個信息化建設的發展過程中根本就沒有一個很好地管理措施，再知道數據損壞時也無計可施，不能對損失的數據進行恢復，這樣就會對檔案管理工作帶來非常嚴重的影響，同時還會對公司造成很嚴重的損失。

第四，在信息化建設過程中的技術人員專業知識掌握程度不夠。一些企業所聘請的檔案信息化建設技術人員都沒有經過專業的培訓，或是沒有持有這方面的技術證書，在整體的技術人員中，兼職人數比正式員工數要多。檔案管理人員對這方面專業知識的了解程度不夠，從而也會導致在操作的過程中會出現很多根本沒必要出現的錯誤，造成信息化建設的落實效果不是很好。

三、對檔案信息化建設的具體思路

第一，要加強對檔案信息化建設技術人員的專業知識的培訓。在進行檔案管理工作的信息化建設的過程中，必須要擁有很好的專業知識的技術人員來進行工作，不能為節省資金就聘請一些不懂這方面專業知識的兼職員。新時期的檔案管理人員必須要具備很好的信息化實踐能力和檔案管理技能，這才能更好地勝任這份工作，所以為了能夠培養出優秀的管理人員，我們更要積極地組織公司的技術人員進行定期的專業知識培訓，一直不斷的汲取在檔案信息化建設發展過程中所產生的新的技術性問題，這樣才能夠提高工作人員的工作能力。并且企業要組織定期的專業知識的考核，提升企業工作人員的學習積極性。

第二，檔案信息化建設的發展，需要企業足夠的投入支持。企業管理人員要通過對信息化實踐過程的了解，對其中應用到的硬件設施進行相應的完善與升級，并且要對這方面的知識進行不斷的學習，然后結合企業的實際情況與檔案信息化建設的發展，進行對癥管理。只有對硬件設施進行不斷的完善與升級，滿足信息化建設所需要的條件，才能夠把檔案信息化建設進行很好的實施與落實。在企業的發展與建設過程中，企業管理人員必須要制定一個切實際的目標，并且要讓工作人員為此努力的奮斗。通過技術人員對檔案信息化建設的研究，管理人員要為此設計出一套合理的管理方案，這樣也可以對檔案信息化建設進行很好的管理，同時也會相應地提高工作人員的工作效率。

第三，檔案信息化建設的安全管理問題。在信息化管理的形勢下，安全問題也是管理人員必須要重視的一個嚴肅的問題，在進行實踐的過程中，管理人員一定要重點對待安全問題。為了提升檔案信息化建設的安全性，要采取綜合性的安全措施進行解決。管理人員還要對進算計的防護軟件進行及時的更新，并且要結合工作人員的工作特點，對計算機防護軟件進行定期的病毒查殺，還要對計算機進行監控，努力提高計算機運行系統的安全性，還要注意備份檔案內容，這樣就可以避免檔案內容的損壞與丟失。

第四，要相應加強企業檔案管理的規范化和標準化的建設，時代的進步要求企業的檔案管理工作必須更加完善，企業在加強管理制度的同時，還要促進檔案信息化的建設，保證能夠正常的開展企業檔案管理工作。并且企業信息化建設的規范性也是必須要重視的，有一個合理而規范的管理制度才能正常的運行管理工作，這也是企業信息化建設進行發展與創新的必要前提。

四、結語

對于企業的整體發展與建設來說，檔案信息化建設可以為整個企業提供新鮮血液和發展的動力。并且檔案信息化的建設已經是當前經濟時代下企業中必須加以重視的一種建設內容。企業只有積極地開展檔案信息化建設工作，才能在這發展迅速的社會中有一席立足之地，才會保證擁有足夠的競爭能力與同類型企業進行競爭，企業本身才會更好地與時俱進，跟隨現代社會的發展速度。所以，在企業的發展進程中，檔案管理工作的信息化建設，可以更好地發揮企業檔案管理工作的效用，提升檔案資源的整體利用率，促進企業管理決策水平的進一步提升。要努力配合檔案信息化管理工作的具體實施，從而提升企業內部的管理水平，相應地降低檔案管理工作的工作成本，努力建設一個優秀的檔案信息化的管理部門，將檔案管理工作的使用價值進行最好的挖掘與發揮。

（作者單位為中鐵二局集團有限公司檔案館）

[作者簡介：吳靜（1979—），女，本科，工程師，主要從事檔案管理工作。]

參考文獻

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