高校教師人事檔案管理的整體優化改革

宋春來

摘 要 本文首先論述了高校教師人事檔案的信息支持，保存和驗證重要作用，進而從整體角度提出了高校人事檔案中在觀念，管理方式，管理人員和管理體制方面存在的問題，及其內在聯系，提出了相應的對策，即通過改變觀念，逐步展現檔案工作價值，進而獲取資源，最終提高檔案管理水平的解決途徑。

關鍵詞 整體化 高校教師 人事檔案 問題與對策

一、高校教師人事檔案的作用

作為輔助高校管理者管理教師的重要工具，檔案的重要性不言而喻。具體表現在以下方面：

第一，信息支持作用：高校教師人事檔案中包含大量重要的有關教師各方面情況的信息，是重要的管理信息支持。而且，通過檔案中的記錄，可以有針對性的安排有關教學科研工作，從而做到人盡其才。

第二，信息保存作用：高校教師人事檔案從范圍上來說包括履歷，學歷，培訓材料，政審材料，科研學術水平材料等25類材料，從時間跨度上來說從學生時期一直到工作時期數十年的經歷，可謂紛繁復雜。作為教師個人來說，很難記住這些信息。如果沒有人事檔案，勢必會在信息利用時，造成一定的困難。

第三，信息驗證作用：在涉及報送有關重要材料時，教師本人可能對于信息的記憶出現模糊，從而出現信息的不一致，這就會給信息的利用單位造成一定的困擾。[1]檔案作為第一手原始材料，其內容具有客觀性，可靠性與權威性，因此具有明顯的查考價值?？梢院芎玫亟鉀Q這一問題。

綜上所述，基于高校教師人事檔案的重要價值，因而，妥善保存，合理管理，充分利用檔案也就值得各方注意。但實際中高校教師人事檔案管理存在著諸多問題。下文作具體陳述。

二、高校教師檔案管理中存在的問題

第一，管理觀念方面，重視程度不足。由于檔案工作自身的相對獨立性，以及檔案價值未被充分挖掘等原因，部分高校領導對于檔案的價值認識嚴重不足，對人事檔案管理工作的認識停留在單純保管保密層面，[1]忽視了對于檔案的利用。由此會對檔案工作形成只有投入，沒有產出的錯誤認識。這直接導致了對于高校人事檔案的人員，資金，場地，設備支持的不足。而且部分教師對于人事檔案作用和重要性同樣認識程度不足，甚至根本不了解人事檔案的基本知識，這也從另一方面限制了檔案作用的發揮。[2]

第二，管理方式方面，手工操作的檔案管理方式陳舊。由于檔案形成的過程，管理人員的綜合能力等諸多原因，造成部分高校檔案管理仍舊主要依靠傳統的紙質檔案和手工管理的傳統模式，信息化程度不高，由此帶來的問題包括，檔案管理效率的低下，對檔案管理人員數量要求多，紙質檔案難以保存，[2]利用查考存在困難等等問題。[3]同時由于學校缺乏重視和客觀條件導致資金，設備，場地的不足，因而進一步加劇了檔案存儲利用方面的困難。[1]

第三，管理人員方面，質和量上均有所不足。由于重視程度不足以及管理方式的落后，就會造成一方面人員數量配備不足，人員素質能力參差不齊，另一方面對于人員數量要求上升，對專門檔案人才，信息化人才的需求增大的矛盾，這一矛盾直接導致了檔案的作用無法充分發揮，從而進一步降低人事檔案的受重視程度，形成惡性循環。在量的方面，我國在《干部檔案工作條例》中有“千檔一人”的規定，而在實際工作中，部分高校檔案管理人員數量少于這一標準。[1]而由于近年以來，人員流動性加大，人員信息維度增加等原因，實際需要的管理人員應當多于該標準。而在質的方面目前高校檔案管理人才缺乏，多數檔案管理者不具備檔案管理的專門技能，甚至有部分兼職擔任檔案管理者。[4]

第四，管理體制方面，缺乏系統的管理體系，缺乏監督管理。首先是在檔案分類方面，由于高校教師人事檔案內容復雜種類繁多，管理人員不足，一定程度上對于分類整理造成困擾，導致分類不夠細致，甚至未經行分類。[4]其次，對于檔案管理人員的管理機制不完善，責任劃分不清，對于檔案人員的工作績效，沒有相應的獎懲機制。另外，由于檔案工作得不到合理重視就導致了對于檔案工作的監督不足，更加惡化了檔案管理現狀。最后，即使學校想要實施信息化，我國目前仍沒有統一的著錄標準和規則，難以相互承認。[5]

三、優化高校教師檔案的改革策略

第一，觀念上要從根本上改變舊有的觀念，將關注點由檔案的保存保密，轉移到利用開發上，檔案管理人員要主動尋求檔案的新型利用方式。高校檔案部門應當適時開展對檔案價值，檔案處置方面的講座及宣傳活動，提高高校領導及教師的重視程度。

第二，要著力改變檔案管理方式，從原有的手動管理方式逐步轉為電子管理，逐步實現紙質檔案的電子化，開發或者購進檔案管理系統。逐步增加檔案管理有關設備，提高檔案信息化水平，要將檔案中適合結構化的內容進行結構化，以便日后對其進行開發利用。例如湖南科技學院，就通過建立人事信息采集卡和人事信息庫，取得了良好的效果。[6]

第三，在檔案管理人才方面，一方面要向外求，從外部聘請優秀檔案管理人才，若無相關條件也可以考慮聘請專業檔案管理人員做顧問，定期進行業務指導和提供咨詢服務。改善檔案管理人員待遇，吸引外部人才加入。另一方面，要在內養，基于現有人員條件，定期對其進行業務培訓，要使用標桿管理法，推廣先進工作經驗。在業務工作的實踐中，逐步提升現有人員檔案管理技能。

第四，在制度方面，逐步形成具有高校特點的檔案分類方式，建立明確、高效、清晰、實用的檔案分類管理制度對于檔案管理人員建立激勵機制，要盡量明確責任劃分，并在此基礎上可以建立考核制度，從而避免了因責任不清等原因導致的工作懈怠等現象。要建立與其他相關部門的密切聯系機制，確保檔案歸檔的及時與規范，從而降低檔案工作難度。同時加強檔案真實性的鑒定，避免日后出現問題，影響各方面使用。加強責任意識教育，建立嚴格的檔案保密制度，嚴格遵守我國相關規定。[7]建立以人為本的制度群。重視對于檔案工作的督導工作，相關負責人應當定時進行巡查督導，及時發現解決各項問題。要嘗試在全國高校范圍內實現檔案的標準化，建立信息化共享平臺，由此有利于各學校之間進行人才交流與人員流動。

四、結語

從對檔案的創造性利用開發產生價值，進而爭取到資金，設備和場地的支持，提高檔案管理水平和管理效率，減少工作人員數量，提高工作人員質量，建立合理激勵機制，進而逐步建立完善的檔案管理機制，創造更大價值。是我國高校教師人事檔案管理水平逐步提升的有效途徑。在相關人員的共同努力之下，相信我國高校人事檔案會在日后日益發揮出應有價值。

（作者單位為青島大學）

參考文獻

[1] 李影溪.論高校人事檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2017（01）.

[2] 董莉清.高校人事檔案存在的問題及解決方案——以天津工業大學為例[J].蘭臺世界，2016（10）.

[3] 張翀.高校人事檔案管理存在的問題與對策[J].蘭臺世界，2013（06）.

[4] 婁楠.高校人事檔案管理的現狀與創新探索[J].產業與科技論壇，2016（05）.

[5] 馬仁杰，譚亞楠，王沐輝.論我國檔案檢索工作中存在的問題與改進對策[J].檔案學通訊，2016（3）.

[6] 吳青霞.地方高校人事檔案利用實況統計解析[J].蘭臺世界，2011（01）.

[7] 李鶴.高等學校人事檔案管理專業化的思考[J].白城師范學院學報，2012（10）.