公路工程檔案管理規(guī)范化分析

尹北平　趙正楠　孟玲汶

摘 要 對于公路工程的建設(shè)而言，加強(qiáng)工程檔案的管理不僅是一項(xiàng)立足于當(dāng)下的工程情況的必要工作，同時(shí)也是具有長遠(yuǎn)發(fā)展性目光的重要決策。公路工程的管理模式和管理方法，都是隨著社會(huì)和科技的發(fā)展而做出一系列改變的。在信息技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)下，有效地利用信息化的手段管理公路工程檔案不僅有利于全面提升公路工程檔案的管理效率，同時(shí)也是保證公路工程質(zhì)量得以穩(wěn)定提升的重要環(huán)節(jié)之一。本文就針對公路工程檔案管理規(guī)范化進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞 公路工程 檔案管理 規(guī)范化分析

一、現(xiàn)階段公路工程檔案管理存在的問題

（一）檔案管理觀念較為薄弱

隨著我國社會(huì)主義現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷發(fā)展，檔案管理科學(xué)化已經(jīng)成為我國信息化建設(shè)前進(jìn)不可或缺的一部分。現(xiàn)如今，檔案管理在各個(gè)領(lǐng)域的地位越來越高，重要性也越來越顯著。而在實(shí)際的公路工程施工過程當(dāng)中，大部分的工程單位主要側(cè)重于在工程當(dāng)中投入大量的資金和人力資源，強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)施工中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，然而對于公路工程檔案工作并不重視。有的單位甚至認(rèn)為工程檔案并不能為單位提供直接、有效的經(jīng)濟(jì)效益，在公路工程的建設(shè)過程當(dāng)中是可有可無的。從而忽視對公路工程檔案管理工作的安排，對管理人員素質(zhì)和管理水平要求并不高，有的單位甚至不設(shè)立公路工程檔案管理部門。有的公路工程建設(shè)單位設(shè)立了檔案管理部門，但由于缺乏重視和投入力度的不足，使得公路工程檔案管理部門形同虛設(shè)。

（二）管理人員素質(zhì)普遍較低

公路工程檔案涉及的內(nèi)容相對較多，只有擁有一定程度的專業(yè)知識(shí)、管理經(jīng)驗(yàn)、管理技能才能有效地完成公路工程檔案管理工作。公路工程檔案管理工作人員對管理工作的認(rèn)識(shí)不全面，工作上敷衍了事的現(xiàn)象較為嚴(yán)重。自身管理水平的不足使得公路工程檔案的整體使用效率大幅度降低，還有可能導(dǎo)致公路工程檔案混亂的問題，嚴(yán)重地影響了公路工程檔案的管理效率和檔案的后期使用效率。然而，公路工程檔案管理人員普遍的整體素質(zhì)不高，有的單位的檔案管理人員直接從單位的其他部門選出，這部分員工缺乏專門的檔案管理知識(shí)，沒有檔案管理經(jīng)驗(yàn)。這很容易導(dǎo)致檔案管理工作的混亂。特別是在面對較為困難的檔案問題時(shí)，不是出現(xiàn)較大的失誤就是束手無策。

（三）對檔案管理要求不統(tǒng)一

在公路工程施工項(xiàng)目中存在著檔案管理要求不統(tǒng)一的情況。不同的監(jiān)管機(jī)構(gòu)都有各自的標(biāo)準(zhǔn)形式，對同一個(gè)項(xiàng)目的要求也不同，其差別主要表現(xiàn)在表格的形式和填寫要求不一致。監(jiān)理單位、施工單位以及上級(jí)主管部門對此不重視，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。這大大增加了工程檔案規(guī)范管理的難度，不利于公路工程檔案管理水平的提高。

（四）檔案管理方式較為落后

信息技術(shù)自發(fā)展以來逐步深入到人們的工作生活當(dāng)中，從而衍生的各種各樣的信息，這信息包含了有利用價(jià)值和無利用價(jià)值的內(nèi)容，都會(huì)對人們的工作和生活產(chǎn)生重大影響。在實(shí)際的公路工程當(dāng)中，由于管理人員管理水平較低，單位投入的經(jīng)費(fèi)較少等各種影響因素，使得檔案管理部門的管理設(shè)備和管理設(shè)施相對落后。部分公路工程檔案管理還沿襲傳統(tǒng)的檔案管理方式，沒有使用具有科技化的儀器和設(shè)備來輔助完成檔案管理工作，這使得檔案管理工作的效率大幅度降低，同時(shí)也增加了檔案管理工作人員的工作量。

二、加強(qiáng)工程檔案管理規(guī)范化的有效措施

基于工程檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，檔案管理往往落后于主體工程的進(jìn)展，必須采取有力措施，對檔案管理實(shí)施全過程管理，才能保證檔案材料收集得完整、及時(shí)，管理更加科學(xué)、規(guī)范。

（一）抓好組織落實(shí)，建立有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

實(shí)行檔案管理領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制，建立綜合檔案室。根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，要求各相關(guān)單位都配備專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，并落實(shí)分管領(lǐng)導(dǎo)，每個(gè)項(xiàng)目都形成檔案管理的工作網(wǎng)絡(luò)。在工程實(shí)施過程中，盡管工程和檔案管理人員會(huì)發(fā)生變動(dòng)，但要保證管理網(wǎng)絡(luò)不變，確保檔案管理的連續(xù)性。

（二）確保統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，完善細(xì)化檔案管理要求

各項(xiàng)目建設(shè)管理單位應(yīng)根據(jù)上級(jí)有關(guān)文件編制符合各項(xiàng)目管理模式的可操作性編制辦法。要明確案卷格式和填寫要求，細(xì)化檔案資料的整理范圍，細(xì)化組卷要求，特別是各類施工用表的排序，以便于專業(yè)技術(shù)人員操作。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)力度

有關(guān)單位應(yīng)積極組織檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，詳細(xì)講解《工程檔案編制辦法》，貫徹各項(xiàng)檔案管理要求。建設(shè)過程中應(yīng)到各單位檢查，根據(jù)施工階段的不同特點(diǎn)，不定期舉辦培訓(xùn)班，針對發(fā)現(xiàn)的問題和易出現(xiàn)的錯(cuò)誤進(jìn)行集中講解，及時(shí)整改。交工驗(yàn)收前，應(yīng)組織各單位管理人員集中對檔案資料進(jìn)行立卷、歸檔，保證統(tǒng)一要求和標(biāo)準(zhǔn)。

（四）強(qiáng)化利用發(fā)揮檔案信息功能

檔案管理的根本目標(biāo)在于充分發(fā)揮檔案的作用，使檔案資源得到共享利用。實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最主要途徑是檔案利用，而檔案利用開發(fā)是檔案管理自身價(jià)值的重要體現(xiàn)。想要有效提高公路系統(tǒng)檔案管理科學(xué)化水平，必須從加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)出發(fā)，確保檔案人員能夠在科學(xué)落實(shí)收集、整理、鑒定、保管等工作的基礎(chǔ)上開展檔案編目、檢索等工作，編制科學(xué)的、與實(shí)際相匹配的檢索工具，充分發(fā)揮電子計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢健全檢索、匯編等等工作。值得一提的是，檔案信息的組織化、系統(tǒng)化有利于提高檔案資料的使用率，因此應(yīng)被予以重視。

（五）建立健全工程檔案管理系統(tǒng)

信息化的深入發(fā)展為公路工程檔案的管理提供了更加高效、準(zhǔn)確的設(shè)備基礎(chǔ)，同時(shí)也有效提升了公路工程檔案管理的科技化水平。公路工程單位可以設(shè)立專門的檔案管理部門，然后聘請具有較高素質(zhì)和專業(yè)化管理水平的人員來指導(dǎo)檔案的管理工作。在對公路工程檔案進(jìn)行管理的過程當(dāng)中，涉及管理問題還需要建立檔案管理臺(tái)賬，對于檔案的分類管理也應(yīng)該按照相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格來進(jìn)行，建檔案等等，涉及的范圍極廣。管理者在定期對檔案進(jìn)行歸檔的時(shí)候，需要全方位考慮現(xiàn)實(shí)情況，在保證檔案質(zhì)量的同時(shí)，保證檔案齊全完整。管理人員應(yīng)該懷有高度的責(zé)任感認(rèn)真整理、細(xì)致鑒別與檔案相關(guān)的各類信息材料，對符合歸檔的材料要及時(shí)處理，對手續(xù)不齊全的材料需要及時(shí)退回并責(zé)令相關(guān)部門補(bǔ)辦，以保證檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性，以備后查。

三、結(jié)語

公路工程檔案的管理是一項(xiàng)具有長遠(yuǎn)意義的基礎(chǔ)工作，管理好檔案不僅是檔案工作人員義不容辭的責(zé)任，也是公路建設(shè)事業(yè)發(fā)展的需要。所以，我們要緊密聯(lián)系實(shí)際，正確理解和規(guī)范檔案管理，更好地為公路建設(shè)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)工程檔案的最大價(jià)值。

（作者單位為臨沂市公路局河?xùn)|區(qū)公路管理局）

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