工程招標代理的信息管理與具體運用探討

李冬

摘要：在工程招標代理中，充分利用信息技術，能夠實現(xiàn)企業(yè)收益水平的不斷提升，于是本文探討了工程招標代理的信息管理及具體的運用。

關鍵詞：工程；招標代理；信息管理；運用

中圖分類號：TU723.3-39文獻標識碼：A文章編號：1674-3024（2017）01-24-02

前言

招標投標機制是資源配置市場化的產(chǎn)物，工程招標代理機構是招投標體系的重要組成部分，提升工程招標代理信息化水平對企業(yè)的發(fā)展大有好處。

1.工程招標代理存在的弊端概述

在經(jīng)濟水平不斷提高的背景下，我國城鎮(zhèn)化進程的不斷推進，工程招標代理行業(yè)近年來已經(jīng)得到了快速的發(fā)展。與過去相比，我國工程招標代理機構的數(shù)量不斷增多，工程招標代理體系日益壯大，隨著相關制度的不斷完善，我國的工程招標代理工作逐漸走向法制化道路。然而，在實際的運營過程中，工程招標代理工作仍然存在著一些弊病，阻礙了工程招標代理行業(yè)的健康發(fā)展。一方面，受到各類工程招標代理的管理制度約束的影響，工程招標代理中存在的一些流程比較復雜，所需的時間周期也比較長。受這些條件的影響，在一些中小型的工程項目中，工程招標代理這種形式難以得到有效的推廣與應用，普及率比較低。另一方面，工程招標代理行業(yè)的資質(zhì)門檻比較低，因此，不同的工程招標代理機構在技術水平、財務狀態(tài)、硬件設施等方面存在著很大的差異。另外，相關從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)也存在一定的差異，專業(yè)素質(zhì)參差不齊。一些弄虛作假、暗箱操作等情況仍時有發(fā)生。

2.工程招標代理信息管理的意義

招標代理活動的本質(zhì)是獲取和處理信息，促進交易并降低交易成本。招標代理機構作為一個提供專業(yè)化服務的中介機構組織，無論從降低自身運營成本、謀求價格競爭優(yōu)勢，還是從提升服務層次、拓展服務領域、提高公信力的角度出發(fā)，掌握和利用現(xiàn)代信息技術，已經(jīng)成為必修之課。互聯(lián)網(wǎng)技術日臻成熟和信息技術的飛躍發(fā)展，必然推動招標投標電子化和網(wǎng)絡化。使用數(shù)據(jù)電文代替紙張，能突破時間和空間限制，從而顯著提高效率和降低交易成本，并促進招標代理機構的業(yè)務發(fā)展和管理提升。招標采購的電子化已是大勢所趨，招標代理機構必須未雨綢繆、搶奪先機，主動擁抱變革，做工程招標代理機構的領跑者。深耕細作地策劃招標方案，編寫嚴密與完整的合同專用條款，編制充分反映工程設計意圖的技術標準和要求，制定符合項目特點的評標細則，提升服務層次，為客戶提供優(yōu)質(zhì)、超值的招標代理服務。

3.工程招標代理信息管理的需求

目前在我接觸過的工程招標代理工程中，信息管理滲透在每一個環(huán)節(jié)中。業(yè)務流程可以將信息管理利用工作劃分為三個階段：第一個階段是工程招標代理的前期階段，主要依靠信息管理技術來實現(xiàn)采集工作。工程招標的主要對象是市場。面對市場需要建立完善的招標信息體系，這也是建筑市場信息中的一個重要內(nèi)容。第二個階段是工程招標代理的進行階段，主要是對價格的信息進行采集。招標代理機構獲得代理項目后應該對相關范圍的事宜進行承擔工作，并且要編制好招標文件和招標的所需信息。第三個階段是在工程代理招標的后期階段，這個階段主要是信息的反饋。工程招標代理工作要掌握著詳細的工程項目細信息，同時也需要恰當?shù)姆绞綄@些信息加以利用。工程招標代理工程可以獲得大量的反饋信息，以此作為信息資源，并借此不斷補充和更新現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫，從而提升工程招標代理工作的質(zhì)量和水平。

4.工程招標代理信息管理的法流程

信息的管理是工程招標代理工作當中的重要組成部分，這與整個工程招標代理流程具有十分緊密的聯(lián)系。目前的工程招標代理的信息收集管理主要包括以下幾個階段：（1）招標項目的整體招標策劃階段。根據(jù)標的物的具體技術、經(jīng)濟特點、管理特征和功能、規(guī)模、質(zhì)量、價格、進度、服務等各項目標，分析市場情況和競爭格局，確定招標項目實施條件、目標、范圍、進度、保證措施等核心要求的綜合性方案，是招標項目操作執(zhí)行的依據(jù)和指導；（2）招標項目操作執(zhí)行階段。是根據(jù)相關法律、法規(guī)和標準、規(guī)范，依招標項目整體策劃開展各項招標工作，包括招標文件編制、招標公告發(fā)布、招標文件發(fā)出和澄清答疑，投標文件接受，開標和評標組織，中標單位確定，中標通知書發(fā)出等一系列招標業(yè)務的操作和執(zhí)行：（3）招標項目評價管理階段。在具體招標完成后，分析成功或失敗原因以及工作中存在的不足，對原有招標管控和管理流程進行改進和優(yōu)化，并總結經(jīng)驗和知識。招標代理機構通過上述招標過程收集、整理形成企業(yè)的信息數(shù)據(jù)庫，并加以具體運用。

5.工程招標代理信息管理的運用 5.1信息管理要求

工程代理招標工作應用流程離不開信息的管理工作，其中包含了對項目的策劃、公告以及相關對應文件的編制與審查工作，在此期間要從網(wǎng)上對表述預訂并完成下載，對相關項目的招標工作完成答疑，對整套的資料總結歸檔。工程招標代理過程主要是由信息管理來實現(xiàn)，要做到報表的及時查詢以及相關內(nèi)容的及時審核，根據(jù)具體的分類情況，將委托人的選擇項目以及屬性進行多條件的分類歸置，讓工程招標代理的相關人員根據(jù)自身的職責來對項目跟蹤。

5.2檔案資料管理

在工程招標代理中，為了保護資料的完整性與準確性，還應當加強對招標資料檔案的信息管理，以便于對項目的資料進行查詢與調(diào)用。在實際的信息管理過程中，應當根據(jù)每個工程招標代理的具體情況，實現(xiàn)不同層次的檔案信息管理。對于資料齊全的項目，應當盡可能的實現(xiàn)全部資料歸檔。而對于資料欠缺的項目，應當實現(xiàn)動態(tài)催交的功能。

5.3數(shù)據(jù)庫的運用

在工程招標代理的信息管理過程中，應當建立業(yè)務數(shù)據(jù)庫。具體包括：（1）工程招標代理行業(yè)信息庫；（2）投標企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫：（3）工程項目信息數(shù)據(jù)庫；（4）評委專家?guī)臁Ｔ诮I(yè)務數(shù)據(jù)庫的過程中，應當做好各類信息資料的收集、分類、加工整理、儲存、傳遞和利用等一系列工作，以實現(xiàn)動態(tài)掌握招標代理的內(nèi)、外部信息。

5.4數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計

在工程招標代理工作中通過對相關業(yè)務數(shù)據(jù)的匯總來分析模塊應具備的分類情況，根據(jù)不同條件來查詢不同業(yè)務數(shù)據(jù)的具體功能，同時要滿足公司在會議協(xié)調(diào)方面、會議調(diào)度方面、部門業(yè)務統(tǒng)計方面以及資質(zhì)上報方面的需求，工程招標代理工作中的信息管理建設需要滿足以上需求的準確、統(tǒng)一。

5.5輔助系統(tǒng)構建

工程招標代理中的輔助系統(tǒng)應該根據(jù)公司所發(fā)布的招標文件范本，達到自動生成招標文件的效果。同時輔助系統(tǒng)要滿足查詢、登記等需求，對開標文件、開標表格進行下載，并且完成初步審查、電子清標和報價對比的輔助功能建設。根據(jù)公司所發(fā)布的評標報告模板，自覺生成相關的評標報告書；根據(jù)工程招標文件可以自動生成通知書、以及招標結果通知書以及保證金的收取記錄。

5.6構建造價模塊

在工程招標代理中要構建的模塊基本行包含了額定金額和與之相關的人工價格、機械設備的各種報價信息、以及工程的造價定額。定額主要體現(xiàn)的是消耗定額和補充定額以及相關的定額揭示。配套文件主要包含的是國家和地方對費用的規(guī)定情況、稅收額度等相關的經(jīng)驗。人工價格包含的是不同種類、不同技術、不同等級的勞動力在市場上的價格跌漲情況，以及相關的物價指數(shù)。其價格可以和供應價、工地價、零售價以及批發(fā)價等形式實現(xiàn)，機械的價格主要是各類機械在市場上的租賃價格。

6.結語

總體來說，工程招標代理是我國市場經(jīng)濟走向規(guī)范化的重要手段，加強工程招標代理中信息管理的運用，能最大限度的提高工作效率及降低成本。