推進食品生產許可檔案信息化建設的思考

杜建萍

食品生產許可檔案信息化建設是有力支撐生產許可制度改革、提高服務質量、增強服務能力的重要手段。通過信息化手段，可全面提升食品安全監管的能力和效率，完善監管體系，努力形成行業自律、政府監管、社會參與、消費者監督的協同共治格局，確保食品安全水平進一步提高 ，全面推進食品監管的現代化。

食品生產許可檔案信息化建設的必要性

食品生產許可制度改革是食品藥品監管部門深化行政審批制度改革，轉變監管理念，提升監管效率的重要舉措，也是食品藥品監管部門貫徹落實新的《食品安全法》，完善食品生產監管制度，理順職權關系的重要任務。

一是許可時限要求。《食品生產許可管理辦法》第二十一條規定，除可以當場作出行政許可決定的外，縣級以上地方食品藥品監督管理部門應當自受理申請之日起20個工作日作出是否準予行政許可的決定。食品生產許可審批時限從原來的60個工作日變為20個工作日。

二是許可審查條件變化。《食品生產許可管理辦法》第三十七條規定，縣級以上地方食品藥品監督管理部門應當對變更或者延續食品生產許可的申請材料進行審查。申請人聲明生產條件未發生變化的，可以不再進行現場核查。申請人的生產條件發生變化，可能影響食品安全的，應當就變化情況進行現場核查。

此外，食品生產許可證有效期為五年，檔案數字化之前一直采取紙質保存方式，不僅消耗大量人力物力，更容易受人員流動和環境變化而導致檔案丟失，無法完整、長期的保存。現代信息技術的發展，為檔案資料的保管與高效利用提供了科學、有效的手段和工具。因此，必須推進食品生產許客人檔案信息化建設。

食品生產許可檔案信息化的作用

（一）檔案信息化建設可提高檔案管理的質量和時效。一方面，檔案管理不再費時費力。以往食品生產許可的材料回來后，先要進行分類、整理、排序、裝訂，然后人工撰寫檔案材料目錄，再將目錄連同檔案材料一起裝入盒內，這種操作方式耗費大量勞動和時間，導致檔案堆放，得不到及時整理歸檔。檔案信息化建設一次錄入可以無限次利用，簡化了各種檔案登記手續，還減少了檔案丟失的風險。達到了自動化、實時化、網絡化，極大地提高了工作人員的工作效率。另一方面，檔案檢索查詢方便。實施食品生產許可多年來食品生產許可檔案規模越來越大，要想查找某一企業檔案時，先要由檔案管理員查詢檔案編號，找到存放該檔案的檔案架，再按照編號找到檔案架的某一格，一旦檔案存放時沒有按規定存放在指定位置，就需要將所有檔案篩選一遍。檔案信息化后，可以實現即時查詢，方便地在檔案庫中檢索出需要企業的檔案信息，極大地減輕了工作人員的負擔。

（二）檔案信息化建設可加快檔案資源的共享。一是檔案信息化建設，增加了現有食品生產許可檔案的信息量。用戶可以按照生產企業、許可證編號等實現檢索，還可以實現下載打印。二是檔案信息化建設，可以減少食品生產許可檔案經常調檔、借閱時對檔案的污損、丟失的可能，便于保存、管理、利用。三是當監督檢查、案件稽查，或者其他違法案件處理時，可以第一時間從專網調取許可檔案，便于區局、直屬分局甚至基層食藥所隨時通過食藥專網調取企業檔案信息。四是檔案信息化建設使得檔案可以實現保密查詢，留存查詢記錄，可以一次性調取企業全年所有的許可檔案。

（三）檔案信息化建設可推動食品生產監管的現代化。檔案信息化建設在日常監督檢查、飛行檢查、案件查處等管理中發揮重要作用，為食品生產監管決策插上翅膀。使食品生產許可由傳統的發證——檢查——罰款監管方式，向適應時代變化的政府數據公開——重視數據研究——加強信息監測——強化信用監管的創新監管方式發展。

食品生產許可檔案信息化系統的功能

一是檔案的移交功能。檔案的來源多種多樣，不同的檔案管理機構之間可能存在檔案的交換或轉移，同一組織內部的多個檔案管理機構之間也可能存在檔案交換或轉移，利用檔案信息化系統，可快速準確定位檔案信息并確保檔案信息的嚴謹性和完整性。

二是檔案的校正功能。檔案歸檔后，檔案信息是不允許輕易修改或變更的，但在檔案管理的實際活動中，因種種原因，可能需要對檔案的信息進行校正。利用檔案管理系統，可以高效、準確地校正檔案資料，節省了時間，提高了效率。

三是檔案的鑒定功能。在檔案的保管利用過程中，檔案可能會發生損壞、遺失、過保存期限后調整保管期、密級調整或開放等各種情況，檔案管理系統會自動對檔案保管期進行校驗，對接近或已過保管期限的檔案，系統會自動提示。

四是檔案的保存功能。由于采用高端信息數據庫技術作為強大支持，檔案管理系統中的數據可以自動安全地保存，即使中間出現問題也可通過備份數據庫還原出錯前的檔案信息，安全實用。

五是檔案的銷毀功能。在檔案的保存和利用過程中，因種種原因，有些檔案需要銷毀，檔案的銷毀更須經過嚴格的權限控制和在嚴格的審批流程下進行。

食品生產檔案信息化建設應堅持的幾項原則

一要堅持以需求為導向的原則。要從滿足檔案利用需求、保證時效性需要出發，統籌安排檔案信息化工作。

二要堅持完整性的原則。應當有效保證檔案信息的完整性，一個企業或一個專題的檔案應當全部進行電子化，不能視檔案信息內容的重要與否刪減內容，避免人為造成檔案信息不完整現象出現，給檔案管理和提供利用造成障礙。

三要堅持方便利用的原則。檔案信息化的主要目的是方便利用。對已經電子化的檔案，要及時鑒定，劃分公開范圍和控制使用范圍，并將公開范圍的檔案及時向相關人員開放，確保可以公開的電子化檔案方便利用。

食品生產許可檔案信息化建設的思考

檔案文件歸檔的電子化工作是一項繁雜而基礎的工作，是實現監管信息化的關鍵環節。做好電子文件歸檔工作最重要的是要建立信息化系統管理的規章制度，隨著監管水平的不斷提高，監管人員對各種信息的需求量越來越大，質量要求越來越高，對信息的需求是準確、及時、簡捷、實用，甚至于希望提供的是經過加工后的綜合信息。檔案信息化要求我們通過計算機對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，從而滿足日益增長的需求。

檔案電子化一定要注重基礎工作的質量。檔案電子化是應用計算機等相關技術對檔案數據進行高效管理，檔案數據的詳略、對錯決定著信息化工作的成敗。應當對檔案案卷進行準確無誤的分類、整理、編頁，建立高質量的案卷目錄和文件目錄，為信息化工作奠定堅實的基礎，從源頭上杜絕計算機管理的差錯。要注重數據的規范和質量。檔案信息是需要長久保存和利用的重要資源，要加強電子化檔案數據的管理，建立好電子化檔案數據的管理制度，對其存儲、備份、運行、利用、遷移等提出明確要求。

（作者單位系北京市食品安全監控和風險評估中心）