探究文書檔案管理中存在的問題及對策

馬洪敏

摘 要：由于文書檔案對檔案管理工作的開展有著重要的意義，同時也在檔案管理中占有重要的地位。相關單位在對文書檔案管理的時候，必須要確保使其規范化，盡可能將檔案的使用率加以提升，這樣才能夠為檔案的管理奠定扎實的基礎，同時也為文書工作創造有利條件。基于此，本文主要從以下幾個方面對文書檔案管理中存在的問題進行分析，提出合理化建議，提供給相關人士，供以借鑒。

關鍵詞：文書檔案管理；問題；政策

所謂文書檔案，可以理解為是在企業單位亦或是有關社會組織在具體活動中所演變而來的、具有一定的價值，并且文書檔案管理在發生披露的時候會對檔案的完整性能帶來直接的影響。當前的文書檔案管理工作依然會存在一些不足之處，是相關單位值得深思的問題。基于此，本文主要從以下幾個方面進行分析，提出給相關人士，供以借鑒。

1 文書檔案管理的基本特征

文書檔案的形成與文書工作是緊密的聯系在一起的，單位文書工作的主要內容是進行文件的收集、整理、催辦、立卷、承辦。轉運和歸檔等工作。文書是文書檔案的來源，文書工作過程中產生的資料就是文書檔案，也是檔案管理的基本前提，文書檔案的管理工作就是將相關的文件資料進行收集、統計，保管、編研、鑒定、檢索和為人們提供利用等。文書的質量與文書檔案的管理有著緊密的關系，文書檔案的質量受到資料的完整性、卷面的質量和文件的格式的影響，尤其是電子文件，在保存上一定要注意每一個環節，如果存在著任何的錯誤就會造成嚴重的質量問題，文書在編制的過程中是否完整與檔案管理工作有著緊密的關系，文書管理部門在日常的活動中會產生有著保存價值的材料，對這些材料進行科學的整理和立卷，定期的向著檔案部門報送需要保存的文件，最后檔案部門歸檔保存后就可以進行文書檔案的管理。

2 文書檔案管理中存在的問題

2.1 收集不及時

由于文書檔案能夠準確的對文件做好適當的收集以及存儲工作，當這些資料被管理的時候，應當從不同部門文件開展收集工作，正是因為這種情況，某些部門沒有對這些文件引起必要的重視，在實際收集時會具有一定的困難性，這種情況在文書檔案管理中頻繁出現，其產生的問題是因為有關部門與部門之間沒有保持密切的溝通，不能在第一時間完成工作，時常出現催收的情況；還有一些部門是由于工作的需要，在限定的期限內要求增加期限，這樣就致使檔案部門無法完成收集工作，甚至還會出現丟失的情況，所以相關人員需要對文書檔案的管理工作引起必要的重視，最大程度避免收集不及時而出現的概率。

2.2 檔案管理工作和文書工作配合不當

檔案管理工作和文書工作有著相輔相成的關系，可以說是密不可分的，文書工作也是檔案管理工作的基本前提和保證，在文件整理、收集、保存和歸檔的過程中，就是文書工作的一種延伸。但是由于文書工作和檔案管理工作屬于不同的部門，這樣就造成了檔案管理工作在配合上極容易產生不當的現象，有很多的文書人員也沒有歸檔的意識，檔案管理人員對文書的內容也不了解，沒有經常性的進行溝通，這樣長此以往，就會導致文書材料在銜接的過程中出現問題，導致了文書檔案工作效率低下。

2.3 保存方法不恰當

隨著當前科技水平的日益發展下，辦公設備逐漸日益增多，在具體辦公中，自動化水平也在日益提升。相關人員在應用現代化設備進行辦公的過程中，由于當前文書資料的存儲方式和以往的紙質檔案有著較大的區別，致使儲存到計算機中的檔案不能再第一時間進行處理，導致檔案不能實現統一的目的，會對檔案工作今后的發展帶來不利影響，不能找到恰當的資料，為后期檔案的使用帶來困難。

3 提高文書檔案管理水平的對策

3.1 建立有效的工作程序

在文書檔案管理的過程中，必須要按照規律進行文書檔案的管理，正所謂沒有規矩不成方圓，文書檔案也要按照規律進行管理，這樣在工作程序和管理制度上才會更加的科學。為了避免途中會再次有人員發生誤差，在建立工作程序和管理制度時，要詳細的說明，使其簡捷明確，操作性強。在操作過程中，不管任何人員、任何領導等員工都要嚴格按照規范制度來執行，尤其是在公文審核簽發的制度上，要禁止一切工作人員發無效公文、濫發文件等。在審核公文時，要仔細閱查，文件的文體格式是否符合標準，文件附件是否齊全，簽發手續是否完善，都符合簽發標準之后，再進行下一個流程，而且，在簽發前還需再次復核，以免文件發生問題。

3.2 搞好文書工作和檔案工作的規范銜接

檔案大多數都會依賴于文件，并且文件的質量會對檔案管理水平帶來直接的影響。因此，沒有高品質的文件管理，就不會存在高品質的檔案管理。對于相關人員來說，應當具備專業的檔案意識，并且會對文書資料做好適當的歸檔工作，在實際執行文件的時候，還應當對檔案工作引起必要的重視，不斷完善文書以及檔案工作實現一體化的任務。只有做好這些工作，相關人員才能夠對文件材料的整體提供重要的保障。例如：紙張大小、文體格式等要實現統一的目的，不能出現花俏的情況，避免使用墨水、復印紙等材料來對文件材料進行改動。

3.3 注重人才的培養

從文書檔案未來發展形勢來講，僅僅只是對現代化設備以及紙質等載體了解的工作人員不能就任于該工作，這是由于社會現代化發展會對相關人員提出更高的要求。所以，相關單位一定要建立一支積極向上的隊伍，并一復合型人才作為主要人才，從而促使文書檔案能夠達到全面進步的效果。數字化文書檔案管理人員一定要是復合型人才，只有這樣才能夠緊跟時代的腳步，才能夠主動的迎接挑戰解決問題。而隨著當前文書檔案數字化的落實下，大量的縮短了部門的工作任務，為社會帶來更加方面的服務，還能夠將檔案的安全性能加以提升，確保公民的基本權利。所以，相關部門一定要緊抓機會，并深入的研究，積極引進新型管理手段，制定出切實可行的發展，進而推動文書檔案工作的不斷進步。

結束語

通過以上內容的論述，可以得知：文書檔案管理能夠較好的體現出一個單位的管理質量，并且管理質量也會對檔案資料是否具有完整性帶來直接的影響。所以，需要將文書管理工作質量加以提升，只有這樣才能夠落實到文書工作以及管理工作之間的銜接問題，加大各個部門之間的配合力度，并制定出切實可行的實施方案，從本質上將文書檔案資料工作質量加以提升，繼而確保保證單位的建設和發展。

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