淺論水利工程建設監理檔案管理

劉明杰

【摘 要】水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。水利工程檔案管理工作是水利工程建設與管理工作的重要組成部分。監理檔案管理是監理單位在監理業務實施中的一項重要工作，是衡量水利工程監理服務質量的重要依據，其文件資料貫穿整個項目實施過程。因此，就如何做好監理檔案管理工作進行簡單分析。

【關鍵詞】水利工程 建設監理 檔案管理

1 做好監理檔案管理的重要意義

建設工程監理資料是項目監理機構對工程項目實施監理過程中形成的信息，詳細記錄了工程建設從監理進場、工程開工前準備、開工建設到竣工驗收等全過程，以文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄真實全面地反映工程建設過程中質量、安全、技術和管理等情況，是建設工程信息管理的重要組成部分。工程監理資料是項目監理機構、監理人員履職情況的可追溯依據，是工程質量評定、項目結算、竣工驗收、運行管理和維護的直接依據。工程監理資料的管理水平反映了工程項目監理機構的管理水平、人員素質和項目監理工作質量。

2 做好監理檔案管理采取的措施

2.1 制定檔案管理規章制度

項目監理部應明確檔案管理責任制，分工明確，專職專責。監理機構的總監是監理檔案管理的責任主體。為保證監理檔案管理工作的順利進行，切實做好職責范圍內水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，總監應對整個監理檔案的管理目標要求提出指導性意見，在實施過程中隨時督促、檢查和指導監理檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案管理責任制落到實處。

2.2 嚴格執行文件收發制度，借閱檔案要按規定辦理登記手續

嚴格按照《水利工程施工監理規范》（SL288-2014）要求制定“監理收（發）文月統計表”，內外部往來文件應清晰地記錄在“監理收（發）文月統計表”中。工作過程中要嚴格履行文件簽收手續，避免發生文件收發錯漏的糾紛。利用計算機、照相機、攝像機等現代化設備，實現檔案管理與利用現代化。建立有效的電子網絡檔案，將各類檔案合理分類，及時錄入，運用計算機技術對檔案進行系統管理，做到檔案分類清楚，存放有序，管理規范，實現檔案管理數據化和網絡化。

任何人借閱監理資料應履行借閱手續，重要資料須經總監或副總監批準才能借閱。并要求借閱人員做到閱后資料及時歸還、放回原位。

2.3 配備專職資料員負責監理檔案管理

監理人員進場時就應安排專職資料員負責本項目監理部的檔案管理。日常工作包括文件收發、傳閱、上報、下發、歸檔、回收處理無效文件等。總監或副總監負責監督檢查資料員日常工作完成情況，及時發現存在問題，糾正資料員工作中的失誤，促進高效率、高質量完成監理檔案管理日常工作。

2.4 加強檔案管理人員職業培訓

監理資料員要定期參加專業理論學習，提高業務素質和工作能力。應具有認真嚴謹的工作態度，有良好的職業道德，嚴格遵守《檔案法》、《保密法》及《科學技術檔案管理暫行規定》等有關法律法規，嚴格執行對檔案資料的收集、立檔、管理、利用及安全保密等方面的規定，做到對監理檔案管理工作負責。 如遇工作變動，須先交清原崗位應歸檔的文件材料。

3 監理檔案管理歸檔

3.1 檔案文件預審

監理資料員能夠熟悉監理檔案的類型和傳閱途徑，保證文件在各個參建單位及時上傳下達。資料員在接收文件時，要仔細審閱文件（尤其是施工單位提交的資料）。對發現的表格使用不符合規范、資料份數、文件上報時效性、簽章不規范等細節問題要及時匯報總監，并要求施工單位糾正。

3.2 水利工程建設監理檔案文件分類

資料員要及時對監理工作過程中形成的文件進行核查登記，分類暫存于檔案盒內，做到資料不丟失、不遺漏。

3.2.1 監理管理體系文件

（1）監理單位資質文件：企業法人營業執照，企業資質等級證書復印件。

（2）監理人員資格文件：項目監理部人員配置表、調整表，上崗人員崗位證書、總監理工程師任命書、總監代表授權書及監理員授權書、分工責任書等。

（3）項目部管理制度：組織機構表、監理工作目標、管理制度、工作職責、工作流程、員工培訓記錄。

3.2.2 依據性文件

（1）規范標準文件：技術標準基本配置清單。

（2）監理合同文件：中標通知書、監理委托合同及補充協議。

（3）其他文件：施工總承包合同、借貸合同、分包合同、中標通知書。

（4）施工圖紙及說明文件：施工圖紙及登記目錄清單。

（5）圖紙會審及設計交底文件：圖紙會審及交底會議紀要。

（6）變更設計文件：變更設計，技術核定資料及登記目錄清單。

（7）政府批準文件：規劃許可證，施工許可證、施工圖審批意見書、質安監督書。

（8）監理規劃：監理規劃、內部交底記錄。

（9）監理實施細則：質量監理細則，細則清單，內部交底記錄。

3.2.3 監理工作控制文件

（1）會議紀要：工程例會紀要、專題會議紀要、其他會議紀要、內部會議紀要、及會簽來往函件。

（2）收文、發文匯總記錄：文件清單、公司及業主、政府發文及文件、發文記錄。

（3）工作總結：階段性總作總結（年度、月度、專題等）。

（4）預控性文件：對工程建設行為安全、質量等方面提出的監理預控性意見。

（5）監理計劃：單位工程中分部（子分部）、單元工程項目劃分表、隱蔽工程質量驗收計劃與記錄清單、監理旁站工作計劃、監理平行檢驗工作計劃、質量抽檢記錄計劃、工程結構安全和功能項試驗計劃于記錄清單。

（6）監理報審：開工、停工報審審核表、總分包單位報審表、施工組織設計（方案）報審表。

（7）監理報告：鉆孔樁、承臺、墩臺（質量）安全評估報告、有關監理工作專題報告、質量、安全事故報告與處理。

（8）監理指令：監理通知、回復單、監理工作聯系單、開工（暫停）令。

3.2.4 監理質量控制文件

（1）監理記錄：各類監理旁站記錄表、各類監理平行檢驗記錄。

（2）監理（施工）驗收：單元工程報驗及質量驗收記錄，分部工程報驗及質量驗收記錄，單位工程質量報驗及質量驗收記錄、單位工程質量控制資料檢查記錄、單位工程安全和功能檢驗資料檢查及主要工程抽查記錄、隱蔽工程驗收報驗及其記錄、施工測量報驗及成果記錄。

（3）監理見證：見證取樣送檢臺賬、見證取樣和送檢人員備案表。

（4）其他影像資料：開工前原貌、施工階段、竣工新貌照片、工程建設過程的錄音、錄像文件。

3.2.5 監理安全檢查監督記錄文件

（1）聯系單：監理工作聯系單。

（2）指令及回復：監理工程師通知單、監理工程師通知回復單、工程暫停令，安全報審表。

（3）會議紀要：各類安全會議紀要及會簽，包括監理定期檢查例會紀要。

（4）書面報告：向主要部門，建設單位及上級單位的報告。

（5）安全檢查、考核：安全監理巡視檢查記錄，施工現場安全質量標準化工地考核評分記錄。

（6）承包方安全生產規章制度：備案登記表，后附安全生產責任制、安保體系認證證書等八項管理制度。

（7）安全防護文明施工措施費用使用計劃和簽證：措施費使用計劃報審表、措施費使用支付申請表。

3.2.6 工期管理控制文件

工程開工報審表、工程復工報審表、施工進度計劃報審表、施工進度計劃人機料動態表、工程延期申請表。

3.2.7 投資管理控制文件

工程價款支付申請證書、工程變更費用報審表、費用索賠申請表、審批表、工程量現場簽證單等。

4 監理檔案管理存在問題及應對措施

4.1 資料員能力存在個性差異

由于監理部資料員素質良莠不齊，個別人員對行業規范不熟悉，專業知識不全面，缺少工作責任心，對資料如何進行分類、傳閱、整編、歸檔、保管等環節不清楚，存在資料分類混亂、保管不當等現象，容易造成資料的缺失。

選用專職技術人員負責監理檔案管理，要求能熟知行業規范。加強對監理資料員的業務培訓，提高檔案管理人員的管理意識和專業素質能力，促進檔案管理的科學化、規范化。

4.2 檔案資料與工程建設進度不同步

工程開工初期，迫于施工合同工期要求，開工前準備資料不能及時上報，報審資料存在上報不及時、不齊全現象。

相關監理人員要及時督促施工單位補充完善上報資料，做到監理資料閉合。

4.3 做好現場監理資料記錄

駐地監理人員匯總的監理資料是第一手資料，它直接影響工程的計量、結算工作。監理人員由于白天盯工地現場，可能存在資料記錄滯后現象。

要求監理日記、旁站記錄等資料及時匯總、記錄，記錄內容要清晰、準確、符合規范和事實，為日后工程量計量、結算等提供真實可靠依據。

4.4 簽證、評定資料存在滯后現象

施工生產過程中，施工單位不能及時上報簽證、評定資料，往往是先施工后補資料。開盤鑒定單、開倉報審表、單元工程質量評定表等不及時找監理人員簽字蓋章，遲遲拖延。這樣可能會出現為應付報驗程序而湊資料的現象，造成原始數據、填寫日期不真實、不準確。

監理人員應嚴格執行監理規范要求，未經監理人員驗收簽字，施工單位不得進行下一工序施工。要督促施工單位及時上報相關簽證、報驗資料，做到工程資料和施工進度同步開展。

5 結語

水利工程監理檔案管理工作，首先應該做好監理單位自身資料的編制和管理，同時，應該監督施工單位及時編制完善施工工程資料，以確保工程檔案完整、準確、系統的歸檔，為以后類似新建工程的設計、施工提供可靠依據。