電子文件檔案的優越性及風險防控措施

崔偉山

【摘要】在當前時代發展的進程中，檔案文件正在朝著電子化的方向發展，這都要歸功于信息化的發展進程以及網絡化的幫助，越來越多的人開始接納電子文件檔案，并且更加認同電子文件檔案自身所具有的優勢，但是任何新興的事物都不是十全十美的，其中必然會存在一定的風險，在提高了工作效率的同時，雖然減輕了勞動力，但是卻潛在著很多安全方面的風險，所以本文主要對電子文件檔案的優勢以及如何對風險進行有效的防控進行了闡述，希望可以對今后的工作帶來一定的幫助。

【關鍵詞】電子文件檔案；優越性；風險性；管理舉措

說到電子文件檔案，其發展勢頭是十分迅猛的，隨著自動化的發展，電子技術應用在檔案的管理過程中，這使得檔案管理的效率得到了顯著的提升，檔案的發展不僅體現在載體的變化上，如紙質檔案向電子檔案的轉移，同時也體現在相應技術手段的創新上，并且與檔案相關的軟件也隨之出現，為這項工作的進一步發展起到了積極的意義。但是電子檔案的發展并不是十全十美的，其中也存在一定的不足之處，尤其是相應的劣勢更應該引起人們的關注，讓檔案朝著更好的方向發展。

1.電子檔案相較于紙質檔案具有的優越性

相比較于傳統的紙質檔案，電子檔案是具有一定優越性的，其集中體現在以下幾個方面。首先是減輕了檔案管理人員的工作負擔，讓工作效率得到進一步的提升，在當前的科學發展環境下，科技手段的創新進一步簡化了檔案的管理程序，并且在存檔以及保存等環節上也降低了難度，對于檔案文件，可以實現更長時間的保存。

其次是對檔案進行整理以及檢閱的過程中，可以讓檔案中的文字更加準確，語句也相對流暢，實現對檔案的進一步完善，在修訂好檔案文件以后，不需要重新訂做，而是運用計算機的相關技術對問題查缺補漏，起到了高效便捷的效果，同時也可以避免檔案出現遺失的現象。

第三是在保密性方面更勝一籌。對于傳統的紙質檔案，經常會容易讓他人窺見其中的秘密，而在現代化的電子檔案中，主要是采用了加密保管的方式，只有查閱人員可以審閱電子檔案，每個檔案都是單獨存放的，并不會出現檔案外泄的現象，這樣也就進一步提高了檔案文件的保密性。

最后，采用電子檔案的方式可以讓人們更加方便的進行閱讀以及查閱。在進行傳統紙質檔案的管理過程中，主要是采用人工的方式對檔案進行編輯以及進一步整理的，而在立卷的過程中，通常都是建立起個人的意志基礎上，所以主觀意愿比較強烈，在這種情況下，如果讀者想要查閱相關的檔案信息，就會具有一定的難度，因為不同的人在主觀意識方面是不同的，他們對于事物的理解也會存在很大的差異性，但是將其編譯成電子檔案的形式就有所不同了，一方面可以減輕檔案管理人員的工作負擔，另外一方面，也可以將更多的精力放在對檔案進行二次開發的工作上，進一步提高了檔案管理的工作效率以及相應的利用率，將檔案自身所具有的價值真正的發揮出來。

2.電子檔案存在的風險

雖然電子檔案為人們的查閱以及管理等工作帶來了極大的便利，但是在實際的工作中，還是存在一定風險的。這些不安全的因素嚴重威脅了電子檔案的進一步發展，造成電子檔案存在不真實的隱患，無法確保電子檔案的可靠性。在這種情況下，就需要進一步對電子檔案存在的風險隱患進行研究，并且加以有效的預防。

2.1 計算機和網絡技術方面存在著不安全因素

由于網絡是開放的，任何人都能通過計算機進入網絡，電子檔案的內容和形式很容易被非法改動、刪除、復制等，并且改后往往不留有任何痕跡。

2.2 制度管理方面的不安全因素

電子檔案的編寫、搜集、整合、存檔、修改、檢索、維護、更新等都需要通過檔案管理人員的日常操作完成。參與的人數眾多。加之網絡的開放性，普通大眾也多能參與到各種電子檔案的編寫和修改當中，人員的專業素養值得考究，業務水準參差不齊，因此經常會有一些管理上的漏洞，導致電子檔案信息被盜、泄密或者丟失。

2.3 電子檔案的保存上不穩定

電子檔案存儲的磁性材料從保存時限上說最長也就100年，而且其性質極不穩定，遇熱、濕、強磁場或技術升級等問題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說是“電”檔案，它依賴于電能。一旦遭遇斷電，電子檔案是無法服務的，甚至可以說，一旦失去了電力供應，那么電子檔案將不復存在。

3.風險防控措施

3.1 應做好電子檔案使用中的控制與管理

首先，要進行使用權限的審核，根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定。其次，要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內容根據密級層次進行有效管理，系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據，從而保證電子文檔的原始性和真實性。

3.2 要建立統一的電子文件管理體制

首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者同步發展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性，真實性進行鑒定。

3.3 應優化專業結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養。一方面，要多渠道引進專業的技術和管理人員，盡量使用素質高，思想好，責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現狀，建立一支具有較高素質，結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

4.結束語

電子文件檔案的形成得益于高速發展的電子科技，它有著傳統紙質文檔所無法比擬的優越性，但也有著其自身固有的風險性，我們不僅要充分利用計算機技術和網絡技術，更要建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環節的溝通管理。只有這樣，才能順應時代的發展，使電子檔案更好地為社會大眾服務。

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