電力企業檔案管理工作的現狀及優化對策

鄭靜

【摘 要】檔案管理是電力企業一項重要的工作，隨著我國信息的快速發展趨勢，檔案管理、辦公自動化也面臨著前所未有的挑戰，電力企業的檔案管理水平雖然取得了一定程度的提高，但是仍存在很多問題，檔案管理制度不完善、管理方式落后、檔案管理員素質和業務水平較低，這些制約因素都影響著電力企業檔案管理的發展，因此本文針對這些問題提出了相關對策，以期為電力企業檔案管理工作提供參考依據。

【關鍵詞】電力企業 檔案管理 工作現狀 優化對策

電力企業的管理包含很多內容，檔案管理就是其中的一項很重要的工作，隨著社會的發展，傳統的檔案管理模式已經無法適應社會的發展，原始檔案經常出現缺失、丟失、管理不善等問題，因此嚴格對建設電力企業檔案的管理勢在必行。目前我國建設電力企業的檔案管理模式還處于初級階段，還需要向美國等發達國家學習檔案管理理念和成功經驗，結合時代的發展趨勢引入數字化檔案管理方法，為我國建設電力企業檔案管理提供參考價值。

1 電力企業檔案管理現狀和問題

1.1 檔案信息收集不全面、保存不完善

檔案信息收集不全面、保存不完善是檔案管理的主要問題，有的企業原始檔案和格式不規范、不統一，文件的版面設計、尺寸不一，無法進行規范的裝訂，一些重要文件的簽字更是顏色不一，更有甚者在原始檔案上涂改勾畫，為后期的檔案編制帶來極大的不便[1]。

1.2 檔案管理方式落后

檔案管理需要運用科學合理的方法和工作方式，以更好的為企業發展服務。檔案管理主要分為三種管理模式：分散管理、分級管理、統一管理，在實際工作中，很多檔案管理人員沒有根據檔案信息的類型進行分類，目前，電力企業的檔案管理模式較為單一，大都選擇集中管理。統一管理方式有利于電力企業的檔案管理的完整性，但是這種管理模式往往給管理人員帶來巨大的工作量，造成工作效率低下。

1.3 領導重視程度不夠

領導重視程度不夠也是檔案管理水平低下的一個重要原因，電力企業領導沒有充分意識到檔案管理的重要性，出現重電力建設、輕管理的現象。因為對于建設電力企業來說，最重要的是看到電力企業的經濟效益，因此檔案管理部門在建設中往往被忽視，只有在上級檢查時才進行突擊整理，但是檔案的管理往往差強人意[2]。

1.4 檔案管理人員專業水平不達標

目前，我國的建設電力企業部配備的都是一些文案人員，主要負責文件的存儲和發放，這些文案人員大多學歷低，水平不高，建設單位對于檔案管理員的培訓不及時，導致文檔檔案的質量參差不齊。電力企業檔案管理人員不同于其他工作，需要一些綜合素質較高，具有交叉學科背景的專業人士，知識面廣，既懂電力企業又懂電力企業檔案管理，可以更好的進行消息編輯和分類。

2 建設電力企業檔案管理技巧

2.1 提高管理人員的業務水平

電力企業要安排專人負責檔案保管，在檔案的管理過程中，人是占核心地位的，培養涉及學科廣泛的高素質人才是關鍵。從事檔案的管理人員應首先更新觀念，積極參與互聯網技術、計算機技術、數字化技術等的培訓，并將這些技術應用于檔案管理的工作上，同時還要兼有嚴謹認真、遵守制度的優良品質，絕對不能篡改和泄露檔案的內容。除此之外，檔案管理員還應當堅持終身學習，不斷進行檔案管理的方法創新。

2.2 強化電力企業檔案管理制度

電力企業應當制訂一套適合自身企業發展的檔案管理制度，明確檔案的采集流程和注意事項，在收集完整之后統一核對并進行上報，以此來保證電力企業的檔案信息的質量和完整性。強化檔案管理人員的法律意識，確保檔案信息的安全性，當檔案管理人員離職時務必做好交接工作。同時，還要進一完善和追究責任制度，明確誰來管理誰負責，一旦檔案的管理出現安全和缺失等問題，應對領導進行指責。

2.3 對電力企業檔案進行數字化管理

建立檔案的電子化管理，有利于進行信息傳遞和檔案查詢，防止因自然因素導致紙版文檔的丟失。建設單位應建立網上管理系統，將電力企業的會議紀要、企業決策、安全問題等檔案全部錄入。在對檔案進行數字化管理時，管理員需要借助掃描技術、數字壓縮技術、電腦技術等方式把原始檔案數字化直接上傳，在檔案生成的時候直接將其生成規范的檔案信息，將紙質版的檔案慢慢變成多媒體的形式，不單單要收集文字信息，還可以讓檔案變得“有聲有色”，企業的照片、視頻等檔案也要全部留存電子檔，再通過統一的檔案分類代碼進行歸類管理，便于查詢。電力企業的電子檔案管理應只對有限的人授權，并對電子檔案系統的訪問和檔案更改做好記錄。

2.4 定期接受檔案管理專家的檢查

電力企業的檔案管理部門要自覺接受檔案管理專家的檢查，請指出檔案管理的不足和漏洞，并解答單位工作人員的有關問題。電力企業還要定期舉辦以文檔檔案管理為主題的內部考核比賽，對檔案管理人員水平進行評分，對于檔案保管較好的管理人員給予物質表揚，對于文檔工作有疏忽的管理人員進行批評和懲罰，同時追求其領導的責任。

2.5 保證文檔的保密性

文檔的內容涉及了電力企業的全部過程內容，包括會議綱要、經費使用、質量等，與電力企業的質量和經濟效益密切相關，因此文檔檔案不僅可以作為電力企業現場質量檢測和安全管理的控制手段，如果電力企業出現了安全事故，檔案還可以作為追究事故責任的有力證據。因此，文檔的完整性和保密性的重要是不言而喻的。

3 結語

由上文可知，我國的建設電力企業正處于一個飛速發展的時期，加強建設電力企業的檔案管理是一項重要舉措，但是檔案管理的重要性還沒有被大多數人意識到，電力企業單位的資金不足、人才不足的現象比較普遍，電力企業檔案管理不規范，檔案管理體制不完善，責任意識不是不強，影響了檔案管理的工作效率和檔案質量，同時文檔管理缺少既懂電力企業又懂電力企業檔案管理的高素質人員。本文通過分析了上述問題，為電力企業檔案管理提供了前進方向，為企業的發展奠定了基礎。

參考文獻：

[1]修應俊.電力企業檔案管理工作現狀與優化對策[J].低碳世界，2014，09：57-58.

[2]陳曉娟.淺析電力企業檔案管理工作現狀及優化對策[J].人力資源管理，2015，08：136.