試論文書檔案管理中存在的問題及對策

李靜波

【摘要】隨著我國社會的不斷發展，社會生活中對各項工作的要求也越來越細致。文書檔案管理工作，是企業中最基本的服務性工作，近年來，企業和社會對文書檔案管理工作的要求越來越高。文書檔案管理工作不再只是對單位各項實踐的簡單記錄，將面對更多的新時代的挑戰。為了順應時代發展潮流，通過文書檔案對企業進行客觀公正的評價，企業文書檔案管理人員應該轉變工作思想，積極創新，從而促進文書檔案管理工作走向現代化，并實現企業發展。

【關鍵詞】文書檔案；管理；企業

文書檔案是對各企業、各單位重大事件進行記錄的重要載體，在各企業、各單位中都占有者不可代替的作用，能夠有效的體現出企業或單位的工作管理水平。依據文書檔案，可以對企業發展做出準確評價，也可以從中找到管理人員在工作中存在的失誤和不足，并提出有效的解決措施。隨著電子計算機的全面普及，文書檔案管理工作也逐步實現了信息化和現代化，工作效率也有了明顯的提升。當然，目前我國某些企業和單位的文書檔案管理工作仍存在這不足，需要被完善。

1.文書檔案管理工作的現狀

目前我國的文書檔案管理工作的發展已經取得了一定的工作成果，然而，在實際操作過程中仍存在不足，需要被及時改善。

1.1 工作意識的缺乏

在我國很多企業的文書檔案管理工作扔仍存在很大不足。很多文書檔案管理工作人員，缺乏足夠的工作意識，他們常常會認為自己的工作是無關緊要的，不會對企業發展造成影響，也不會給企業造成經濟利益的損失。他們沒有充分了解自己工作的重要性和對企業的意義，這種想法會使自己對工作出現怠慢，長期下去，一定會對企業發展造成不良影響。縱觀以往的一些成功企業，他們都具有一支高素質的文書檔案管理工作隊伍。事實也證明文書檔案管理工作效率如果出現問題，企業的管理工作將會受到很大影響，進而發展受到阻礙。

1.2 文書檔案管理概念不清晰

文書檔案管理人員對自己的工作職責不了解，是文書檔案管理工作出現問題法根本原因。很多工作人員沒有充分認識到文書工作和檔案管理兩者之間的關系。文書工作雖然可以獨立進行，但是檔案管理工作對文書工作有很強的依賴性。文書檔案管理工作人員在工作過程中，應該及時與企業在的文秘人員進行對接，通過良好的溝通，使文書檔案管理工作高效有序的進行，同時也促進公司文書工作的開展，兩者共同作用，促進企業發展。

1.3 缺乏人員培訓

對工作人員進行定期、合理的培訓，可以幫助工作人員對自己的工作職責認識充分，并養成良好的工作習慣。目前我國各企業、單位文書管理工作存在問題，很重要的一個原因就是工作人員的對自己的工作的認識不夠準確。為解決這一問題，企業有必要對人員進行高水平的培訓。雖然很多工作人員在職時間較長，積累了一定的文書檔案管理經驗，但卻缺少知識的更新與培訓，一直沿用舊的工作方法，而一些方法已不能很好地適應新時期文書檔案管理的工作要求。在信息技術時代，文書檔案管理工作能夠借助現代化的技術實施便利化管理，這就要求工作人員及時了解和掌握新的技術與方法，并將之應用于實際工作中，與自身的專業知識相結合更好地完成各項工作任務。

1.4 文書檢索效率問題

手工檢索與計算機檢索是現階段文書檔案檢索的主要方式，但大多數的情況下仍是以傳統的檢索方式為主，對文書檢索效率造成了極大的影響。不少工作人員存在著認識上的錯誤，認為提升文書檔案服務質量需要進行更多檢索工具的編制。總而言之，沒有能夠很好地在工作中運用現代信息技術是影響檢索效率的主要原因。

2.優化文書檔案管理的措施

2.1 提高對檔案管理的重視程度。提高對檔案管理的重視程度，需要在單位內加強宣傳，通過各種靈活多樣的方式宣傳相關的法律法規知識。積極調動庫存檔案資源并加以利用，通過宣傳促使檔案管理人員、各部門以及領導層認識這一工作的重要意義，從而重視這一工作，并加大對文書檔案管理工作的支持，在年度工作重點中、在單位總體工作規劃中納入文書檔案工作，增加經費支持。

2.2 注重提升檔案管理人員的綜合素質。在互聯網普及范圍不斷擴大與科學技術水平不斷提升的情況下，檔案管理人員應注重提升自身的綜合素質，包括計算機應用技能、檔案管理專業水平及信息素養等，以便能夠適應新時代對于文書檔案管理及利用工作提出的要求。例如，應注意根據檔案管理要求鼓勵管理人員參加繼續教育，在必要的情況下可建立起定期培訓制度，確保管理人員能夠按照規定、有目的、有計劃地參與繼續教育，從而為專業素養及綜合素質的提升奠定基礎，同時提高檔案管理隊伍的工作質量。另一方面，應根據時代變化對檔案管理工作提出要求加快信息化管理進程。管理文書檔案的根本目的在于實現資源共享，并在共享檔案資源的過程中充分發掘檔案價值，進而為生產實踐提供服務。為了能夠使檔案資源在最大程度上實現共享，則應注意加快信息化管理步伐。首先，應注意增加信息化管理的經費投入。其次，應注意根據文書檔案的開發與利用現狀配備充足的軟件設施、硬件設施，以便為信息化管理的實現提供支撐。此外，應加快信息安全機制的建設進程，在保證檔案信息處于安全狀態的基礎上實現資源共享。

2.3 完善管理工作環節。文書檔案的管理工作涉及多個部門，為了提升管理質量，必須重視強化各部門間的溝通與聯系。首先，管理人員應定期到基層單位與相關部門中收集檔案資料，同時了解檔案文件的處理情況，在發現問題的情況下需要及時進行指導與糾正，以確保能夠從各基層單位與相關部門中收集到完整、齊全及真實的檔案文件。其次，管理人員應定期與相關部門進行溝通，以有效掌控文書檔案的收集、整理動向，以減少文書檔案不及時歸檔、資料遺失等問題。除了做好部門間的溝通與聯系工作外，還應注重對檔案管理的各個工作環節進行有效完善，保證管理工作具有規范化的特點。

3.結語

文書檔案管理工作在任何一個企業、事業單位的具不可替代的作用。為了實現各企業、單位的全面、高速發展，相關管理部門必須對文書管理工作給予足夠的重視程度。應培養工作人員充分了解自己的工作職責，樹立良好的工作意識。在各部門工作人員積極配合的條件下，實現文書檔案管理工作的高質量、高效率開展，進而促進企業、單位的長遠發展。

參考文獻

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