淺議學(xué)校檔案管理

朱斌

檔案管理是學(xué)校整體工作不可缺少的組成部分，一個(gè)學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色，常常可以從檔案中反映出來。積極開展學(xué)校檔案管理，對于加強(qiáng)學(xué)校建設(shè)、促進(jìn)教學(xué)改革、提高教育質(zhì)量、開展科學(xué)研究、推動(dòng)學(xué)校科學(xué)發(fā)展等都具有十分重要的意義。

1.什么是學(xué)校檔案和檔案整理

學(xué)校檔案是學(xué)校集體或個(gè)人在管理、教育教學(xué)和教研等活動(dòng)中形成的有查考利用價(jià)值的各類文字、圖像、聲音等材料，它是真實(shí)、完整、系統(tǒng)地反映各項(xiàng)工作活動(dòng)的特點(diǎn)和規(guī)律的歷史記錄，是學(xué)校一切工作的綜合反映，是體現(xiàn)全校教職工勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶。它既是一個(gè)學(xué)校長期教育教學(xué)活動(dòng)中各個(gè)方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，又是促進(jìn)學(xué)校在今后工作中揚(yáng)長補(bǔ)短不斷繼續(xù)前進(jìn)的重要條件。檔案整理是指把零散的和需要進(jìn)一步條理化的檔案資料，進(jìn)行基本的分類、組合和編目，使其系統(tǒng)化、科學(xué)化，有利于檔案的保管和使用。

2.提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識

2.1 加強(qiáng)意識，建立機(jī)構(gòu)。檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》的學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)。結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)檔案意識，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校檔案工作。建立健全的管理機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立以校長為組長、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一名專職檔案員，學(xué)校各科（處）室都設(shè)有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。

2.2 加強(qiáng)檔案管理觀念工作是服務(wù)于現(xiàn)實(shí)的需要。學(xué)校檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。因此，檔案人員要有埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的精神，同時(shí)應(yīng)當(dāng)多一些敏捷和睿智，多一些果斷，從基本上轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案工作的自身價(jià)值。

2.3 檔案是承上啟下的橋梁，是繼往開來的紐帶。服務(wù)于現(xiàn)實(shí)是檔案的一個(gè)重要功能，切實(shí)抓好檔案管理工作可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供借鑒，為學(xué)校工作提供保障。檔案管理也是學(xué)校管理的重要組成部分，加強(qiáng)學(xué)校管理可以有效地促進(jìn)學(xué)校工作。檔案工作要發(fā)揮其對日常教學(xué)工作的檢驗(yàn)監(jiān)督作用。

3.做好學(xué)校檔案收集

檔案的建立是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，檔案工作是非常瑣碎的。那么，資料收集工作就是檔案工作的起點(diǎn)，沒有文件資料的收集工作，就沒有完整、科學(xué)、系統(tǒng)的檔案。而學(xué)校檔案室所管理的所有檔案，并不都是由檔案室自己形成的，它們是學(xué)校各個(gè) 部門在日常工作中形成的有利用價(jià)值的文件，這些文件分散在各個(gè)管理和教學(xué)部門，不收集起來，時(shí)間一長就有可能散失。

3.1 健全檔案收集制度。學(xué)校要把檔案管理工和列入重要議事日程，認(rèn)真組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)，提高檔案管理工作人員素質(zhì)，建立健全學(xué)校檔案管理工作制度，克服工作中的隨意性，按照目的性、有效性、及時(shí)性的原則，實(shí)現(xiàn)歸檔的規(guī)范性。做好學(xué)校檔案工作的根本要求就是要強(qiáng)化檔案管理意識，促使全校教職工增強(qiáng)檔案意識，形成人人重視檔案，人人支持檔案收集工作的氛圍。

3.2 明確檔案收集范圍。凡是反映本校重大工作與活動(dòng)，具有考查利用價(jià)值的文字，聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。凡屬歸檔的各種文字材料，必須要求字跡、圖像清晰，書寫工整，所有會(huì)議記錄和文字材料均禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水書寫。如用傳真紙打印的必須進(jìn)行復(fù)制。

3.3 進(jìn)行科學(xué)分類。學(xué)校檔案大體上可分為五類：文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案（包括財(cái)會(huì)檔案、基建檔案）、聲像檔案和實(shí)物檔案。以教學(xué)類檔案為例，可分為以下條目：一是教學(xué)管理的文件（包括上級教學(xué)管理指導(dǎo)性文件、學(xué)校的教學(xué)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度和統(tǒng)計(jì)材料等）；二是教學(xué)改革方面的文件材料；三是有關(guān)教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐的文件材料（包括教學(xué)計(jì)劃、大綱、考試管理材料）；四是學(xué)科、專業(yè)設(shè)置和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的文件材料；五是有關(guān)教研活動(dòng)的材料；六是優(yōu)秀教案、課件；七是師生獎(jiǎng)懲材料；八是各專業(yè)使用的教材目錄和自編教材；九是學(xué)生管理工作的文件材料。確定了類目，按其中的每一條款準(zhǔn)備一個(gè)卷盒（或卷夾），并做好標(biāo)識，貼在準(zhǔn)備好的卷盒背上，卷盒按條款的順序排放，將處理完畢的文件或收集上來的資料“對號入座”，歸入相應(yīng)的卷盒內(nèi)，以備查找。

3.4 注重收集方式與方法。一是平時(shí)收集。根據(jù)文件材料的承辦、形成運(yùn)轉(zhuǎn)情況，在辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)收集。如收文、發(fā)文；請示、批復(fù)；學(xué)校與有關(guān)單位及個(gè)人簽定的各種合同、協(xié)議；開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮、運(yùn)動(dòng)會(huì)等各種會(huì)議材料。二是定期收集。對于平時(shí)收集有困難的各種文件材料，應(yīng)根據(jù)其形成的實(shí)際定期適時(shí)收集，以防散失。如每學(xué)期的計(jì)劃、總結(jié)、大事記，教研活動(dòng)記錄、各類專題講座、黨代會(huì)、團(tuán)學(xué)代會(huì)等。三是年終收集。每年年終時(shí)，各處（室）領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員對應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行一次大清查、清退，移交給負(fù)責(zé)立卷歸檔人員，以保證應(yīng)歸檔文件材料齊全、完整。如職稱評定材料、教職工名冊、黨員名冊、各類師生獎(jiǎng)懲材料、修訂的規(guī)章制度、學(xué)校及各處（室）在各項(xiàng)工作、活動(dòng)中形成的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告和活動(dòng)過程的資料等。

3.5確保檔案收集效果。檔案收集工作要做到兩點(diǎn)：一是檔案材料收集要及時(shí)、齊全、完整；二是要確保收集的渠道暢通，信息靈敏。作為學(xué)校的檔案管理員，在檔案收集工作中，必須具有參與意識，能夠像“記者”一樣，隨時(shí)關(guān)注學(xué)校大事，在日常實(shí)際工作中，與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各處（室）加強(qiáng)溝通與交流，做到“三勤”：一是嘴勤，工作中，每當(dāng)校領(lǐng)導(dǎo)或各部門負(fù)責(zé)人外出開會(huì)回來，檔案管理人員要及時(shí)詢問他們有沒有帶回來要?dú)w檔的文件，以便及時(shí)登記保存，防止遺失。二是手勤，校領(lǐng)導(dǎo)或上級領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議上的講話稿件要及時(shí)收集，會(huì)議時(shí)做好講話記錄，會(huì)后認(rèn)真整理形成講話稿，再一并歸檔。三是腿勤，對學(xué)校重大活動(dòng)形成的材料，待活動(dòng)結(jié)束后，要主動(dòng)收集歸檔，確保及時(shí)、齊全、完整地收集各類文獻(xiàn)資料。檔案的價(jià)值在于利用，為教學(xué)第一線服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)，在搞好學(xué)校檔案收集工作的同時(shí)，要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案信息資源的開發(fā)與利用，采取多種形式和方法，加強(qiáng)檔案的提供利用工作，讓檔案信息資源更好地為學(xué)校教學(xué)和管理工作發(fā)揮更大、更好的作用，通過主觀努力把檔案服務(wù)提高到一個(gè)新的水平，為學(xué)校的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。