如何做好學(xué)校教學(xué)檔案管理工作

王芳

（上海市建平世紀(jì)中學(xué)，上海，201204）

摘 要：學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校重要的一項基礎(chǔ)工作，教學(xué)檔案管理工作的水平，同時也能反應(yīng)一個學(xué)校的管理水平和教學(xué)質(zhì)量，也影響著學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展。本文分析了教學(xué)檔案管理工作的重要意義，并提出了更好地進(jìn)行學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的一些措施。

關(guān)鍵詞：學(xué)校教學(xué) 檔案管理工作 意義 措施

教學(xué)檔案是學(xué)校進(jìn)行教學(xué)研究和教學(xué)活動中，非常重要的參考資料，反應(yīng)一個學(xué)校的管理水平和教學(xué)質(zhì)量，也記錄了一個學(xué)校的歷史和變遷。教學(xué)檔案方便督促學(xué)校進(jìn)行教學(xué)管理，提高教學(xué)管理質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校更好的發(fā)展。但是目前我國許多學(xué)校在教學(xué)檔案管理工作方面或多或少還存在一些問題，如何有效地管理學(xué)校教學(xué)檔案工作，具有十分重要的意義。

一、教學(xué)檔案管理的意義

教學(xué)檔案的管理是學(xué)校管理工作之中的一項基礎(chǔ)性工作，教學(xué)檔案反映了一個學(xué)校的學(xué)生、教師以及教學(xué)活動中最真實的信息，教學(xué)檔案的管理也影響著學(xué)校其他方面的管理工作，是評價學(xué)校管理水平與教學(xué)質(zhì)量的，一個非常關(guān)鍵的標(biāo)志。一個學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作，能夠反映這個學(xué)校的綜合實力，一個學(xué)校的教學(xué)檔案，記錄了該學(xué)校的教學(xué)管理工作信息，以及各方面的教學(xué)活動信息。通過了解該學(xué)校的教學(xué)檔案，教學(xué)督導(dǎo)可以清楚該學(xué)校的管理水平，以及相應(yīng)的教學(xué)質(zhì)量，是了解一個學(xué)校辦學(xué)情況的一個重要途徑。同時，教學(xué)檔案的管理工作，也是學(xué)校評價自身辦學(xué)實力，提高辦學(xué)水平的重要依據(jù)。而學(xué)校的教育工作者，也可以通過研究、分析、總結(jié)學(xué)校的教學(xué)檔案，及時的發(fā)現(xiàn)在教學(xué)過程中存在的一些問題，以便提出一些具體的解決方案，及時的妥善解決這些問題，從而相應(yīng)地提高學(xué)校的教學(xué)管理水平以及教學(xué)質(zhì)量。優(yōu)秀的、高質(zhì)量的教學(xué)檔案，對于年輕教師來說，是一筆寶貴的財富，教學(xué)檔案中具有豐富的教學(xué)資料和經(jīng)驗足跡。年輕教師可以認(rèn)真地研究這些教學(xué)檔案，總結(jié)前輩的經(jīng)驗，提高自己的教學(xué)工作水平。學(xué)校教學(xué)檔案也是課程改革的重要依據(jù)，教學(xué)檔案記錄了一系列關(guān)于學(xué)生的信息以及教學(xué)方面的信息數(shù)據(jù)，能夠為課程改革提供真實全面的教學(xué)信息，有利于制定正確全面的課程教學(xué)方案，促進(jìn)教學(xué)水平的提高。

二、完善教學(xué)檔案管理工作的措施

1.有效地收集并整理教學(xué)檔案

收集教學(xué)檔案信息是學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)，在教學(xué)活動中的各種信息，尤其學(xué)校舉辦的重大教學(xué)活動，要及時收集活動資料，以便做好整理、歸檔工作。學(xué)校的教育內(nèi)涵項目、課題及教師的教案、教研活動，這些教學(xué)經(jīng)驗的總結(jié)、科研資料等，都具有極大的保存價值，應(yīng)該保留下來。學(xué)校的檔案管理人員，就應(yīng)該善于收集這些具有保存價值的信息和資料，在收集完教學(xué)資料和文件之后，就應(yīng)該仔細(xì)的整理和分類。對于教學(xué)檔案的整理和分類，是教學(xué)檔案管理工作中的一個比較復(fù)雜內(nèi)容，如果沒有仔細(xì)對教學(xué)檔案進(jìn)行整理和分類，眾多的教學(xué)檔案信息復(fù)雜繁多，不利于人們查找、利用。因此，學(xué)校的教學(xué)檔案一定要按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行分類整理，要將各種教學(xué)檔案信息，按照一定的類別進(jìn)行分類，寫好標(biāo)題、排好順序、制作教學(xué)檔案的目錄，同時做好教學(xué)檔案的保管期限，提高學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范性，有效性和計劃性。

2.規(guī)范教學(xué)檔案管理工作

學(xué)校應(yīng)規(guī)范教學(xué)檔案管理工作，制定完善的教學(xué)檔案管理制度，配備專業(yè)的人員，進(jìn)行學(xué)校教學(xué)檔案的管理工作，明確教學(xué)檔案管理人員的崗位職責(zé)。制定完善、詳細(xì)的檔案管理工作計劃，使教學(xué)檔案管理工作按照工作計劃，有步驟、有秩序地進(jìn)行。每學(xué)年還要對教學(xué)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗，找出不足，更好的改進(jìn)學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作。定期地對教學(xué)檔案信息進(jìn)行收集，整理和歸檔，并且將整理好的檔案及時的送到檔案室保存起來。還應(yīng)該建立完善的教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，由學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)主管，檔案管理部門進(jìn)行具體的負(fù)責(zé)，其他部門也應(yīng)該密切的配合教學(xué)檔案管理部門的相關(guān)工作。還應(yīng)該制定一系列完善的檔案管理考核制度，嚴(yán)格地對教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行考核，建立相應(yīng)的獎懲機制，促進(jìn)教學(xué)檔案管理人員對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，提高工作的效率和工作質(zhì)量。

3.提高教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平

應(yīng)該注重提高學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，以提高學(xué)校檔案管理工作的效率和質(zhì)量，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式，主要依靠人工進(jìn)行學(xué)校繁多的教學(xué)檔案管理工作，工作效率比較低，缺乏時效性，而且容易出錯?，F(xiàn)代科技水平的飛速發(fā)展，學(xué)校也應(yīng)該與時俱進(jìn)，利用一些現(xiàn)代化的技術(shù)，提高學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，提高檔案管理工作的效率和正確率。學(xué)校應(yīng)該利用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)和設(shè)備，利用現(xiàn)代化的技術(shù)建立學(xué)籍管理系統(tǒng)、成績管理系統(tǒng)、圖書借閱管理系統(tǒng)等等。不僅能夠節(jié)約大量的人力，還能夠提高管理工作的效率，降低資源的浪費，還可以建立一些網(wǎng)上服務(wù)平臺，方便學(xué)校的師生，查閱相關(guān)的教學(xué)資料，為學(xué)生和教師提供更好的教學(xué)服務(wù)，提升學(xué)校教學(xué)檔案管理工作服務(wù)水平。

4.提高教學(xué)檔案的服務(wù)工作

學(xué)校做好教學(xué)檔案管理工作，就是為了更好地利用教學(xué)檔案，使教學(xué)檔案更好地為學(xué)校的教學(xué)工作服務(wù)，如果只是一味地將學(xué)校的教學(xué)檔案鎖在檔案柜里，那么檔案就失去了它應(yīng)有的價值。因此學(xué)校應(yīng)該經(jīng)常善于利用學(xué)校的教學(xué)檔案，提供各種教學(xué)檔案的服務(wù)，對師生開放，方便學(xué)校的教學(xué)工作者查閱相關(guān)的教學(xué)檔案，方便學(xué)生查閱教師的課件。檔案外借或者是進(jìn)行閱讀時要做好登記，避免出現(xiàn)檔案流失、丟失的現(xiàn)象。教學(xué)檔案管理部門還可以利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)，將各種教學(xué)檔案資源，發(fā)布到校園網(wǎng)上，實現(xiàn)資源的共享，方便需要查閱教學(xué)檔案信息的師生進(jìn)行查閱，為需要的師生提供更加人性化的服務(wù)。還可以利用多媒體系統(tǒng)軟件，方便全校師生對教學(xué)檔案信息的檢索查閱。

5.提高教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)水平

目前許多學(xué)校的教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)水平參差不一，缺乏關(guān)于新形勢下教學(xué)檔案工作的專業(yè)知識，嚴(yán)重的影響了學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量和水平。因此，學(xué)校應(yīng)該聘用專業(yè)水平較高的教學(xué)檔案管理人員，擇優(yōu)錄取，定期的對教學(xué)檔案管理人員的檔案管理知識和操作技能進(jìn)行考核。同時也要為在職的檔案管理人員，提供培訓(xùn)的機會，使他們提高自己的專業(yè)素質(zhì)。還可以對他們進(jìn)行多媒體技術(shù)、通信技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，使他們能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的教學(xué)檔案管理工作，不斷的提高教學(xué)檔案管理的業(yè)務(wù)水平和工作效率，學(xué)會靈活的運用檔案管理軟件，提高工作的正確率和效率。還可以提高檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)和計算機知識，一旦出現(xiàn)任何問題能夠快速及時的進(jìn)行修補，避免出現(xiàn)較大的損失。加強對檔案管理人員的教育、培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的工作能力和管理水平，不斷優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)。學(xué)校教學(xué)檔案管理人員自身也應(yīng)該以身作則，規(guī)范自身的行為，嚴(yán)于律己，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。

三、結(jié)束語

學(xué)校檔案管理人員應(yīng)該有效地收集并整理相關(guān)的教學(xué)檔案，規(guī)范教學(xué)檔案管理工作，制定健全的教學(xué)檔案管理制度，采用先進(jìn)的技術(shù)，提高教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。同時，也應(yīng)該提高教學(xué)檔案的服務(wù)質(zhì)量，方便師生查閱相關(guān)的教學(xué)檔案資料，此外，還應(yīng)該提高教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)水平，從而提高學(xué)校的教學(xué)檔案管理質(zhì)量。

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