淺談房建工程施工監理資料整理的注意事項

郭秀

【摘要】監理機構是獨立于建設單位和施工單位的第三方，監理資料是工程在建設過程中最公正、最直接的反映，特別是在房建工程建設過程出現了質量分歧、索賠爭議時會發揮特別重要的作用，所以加強房建工程監理資料整理非常重要。基于此，本文闡述了房建工程施工監理資料整理準備的工作要點，對房建工程施工監理資料整理的注意事項進行了論述分析。

【關鍵詞】房建工程施工；監理資料；整理；準備要點；注意事項

一、房建工程施工監理資料整理準備的工作要點

房建工程施工前監理資料整理準備的工作要點主要包括：（1）制定適合本項目的資料整理制度。房建工程開工前，監理機構要制定本項目的檔案管理制度，做好分工，責任到人并設專人對檔案進行管理。制度的制定不能流于形式，要切實的將機構的每位監理人員的監理資料管理職責分配清楚，明確檔案管理人員日常工作流程，特別是監理人員與檔案管理人員接口工作要明確清楚，確保工作銜接順暢，不出現職責空白。在實際工作中，根據每位監理人員崗位職責，將監理資料職責以書面形式確定下來，這樣即使監理人員發生變動，但崗位職責是不變的。職責的制定最好結合資料形成流程，根據資料形成流程對每個施工控制環節的資料做出具體要求，并要向監理機構每位監理人員及施工單位有關人員在監理交底會上進行傳達，統一要求，以使整個工程資料達到規范化、標準化。（2）選擇合格的資料整理人員。房建工程施工前對項目監理部需要配備一個業務精煉、思想意識和責任心強的資料管理人員。作為一個檔案資料管理人員首先要熟悉國家、行業及公司制定的相關法律、法規、制度等，另外必須要熟悉施工流程。

二、房建工程施工監理資料整理的注意事項

1、房建工程施工前監理資料整理的注意事項。（1）相關資質文件搜集與審核的注意事項。監理機構發出進場通知，施工單位入駐現場后，檔案管理人員應依據本工程的合同文件及時將收集施工單位進場人員資質，并將現場人員與投標文件或合同文件對應，審核施工單位是否按照合同要求切實履行自己的承諾。（2）各種記錄填寫規定制定的注意事項。針對本項目部，制定適合本工程的原始記錄，包括旁站記錄、監理日志、日記及周月年報等表格，并對各種記錄的填寫明確做出規定，對來往文件的格式也進行詳細的規定，也有利于檔案管理工作的開展。雖然監理規范中對資料基本工作和基本表格做出了基本規定，但在每個工程實施過程中還有很多需要具體細化的東西，例如各單位簡稱的確定、資料流程過程中各方使用表格的要求、記錄之間填寫簽字職責的明確等等，這樣將避免資料在形成過程中產生混亂。（3）監理日記、監理日志填寫分工要做出明確規定的注意事項。無論監理日志是作為監理機構的工作記錄，還是作為一個施工標段的工作記錄，或作為每位監理人員的工作記錄，監理機構都應在駐場后做出明確要求，確定好，每份監理日志記錄的范圍，以方便今后歸檔保存，避免記錄混亂。例如：如工程規模比較大、專業比較多，建議按照施工分標或單位工程記錄；如工程規模比較小，建議一個監理機構只記錄一份監理日志便可，同時要確定每份監理日志的填寫人員。

2、房建工程施工期間監理資料整理的注意事項。（1）施工期間不但要對各項工程開展的形象進度了如指掌，而且對往常所收集整理的資料也要定時整理盤查，如定期檢查各單位、分部工程的開工手續是否齊全，申報和批復時間、意見是否合理，是否存在漏報現象；針對現場日志、記錄的填寫除了要求規范、定期檢查。（2）文件承辦也是施工期間的重要環節，無論是上級機關來文還是承包人上報文件，作為檔案管理人員必須第一時間進行收發登記，并對文件的內容詳細了解，在總監批示后轉相關人員進行傳閱，如有必要應復印下發，并對文件要求落實的內容進行跟蹤，確保文件第一時間相關責任人能夠及時了解，有利于工程現場監理控制。看似是一個小小的環節，但是關系重大，也體現了一個項目監理部程序化管理的水平。（3）定期對施工單位形成的檔案資料進行審查，這項工作基本在監理合同中都會明確注明，即使沒有注明，監理也有義務和權力檢查承包人施工過程中形成的各種檔案資料。經常檢查也會減免驗收時的返工率，大大的提高驗收效率。尤其是開工前期，此項工作應經常開展。（4）做好影像資料搜集工作。目前各項目均配有數碼相機，在工程中也進行了應用，但大部分拍攝的是現場存在問題的照片，很少能夠找到監理人員的影子，不能體現現場監理的工作。在將來寫材料的時候將會是一件很頭痛的事，這就要求檔案管理人員經常下工地，對現場監理人員的工作進行影像記錄，工程現場如有條件也要進行監理人員現場檢查、驗收等情況的影像資料搜集，以便今后使用。

3、分部工程驗收資料整理的注意事項。（1）對現場形成的監理記錄文件進行系統整理，例如監理日志、監理現場檢查記錄表（包括鋼筋、模板、驗坡、驗基槽等檢查記錄）、旁站值班記錄、工程現場書面指示等，雖然在平常的資料搜集和檢查中包括該部分，但在分部驗收階段必須系統的按照分部工程統一歸檔。監理日志可能包含的內容比較廣，只摘取該驗收分部工程實施階段的即可，其他資料必須按照分部工程整理歸檔。（2）試驗資料整理的注意事項。該工作在開工前就應由專業的試驗工程師或現場監理工程師統籌安排，根據檢測計劃制定現場可執行操作的詳細檢測實施計劃，避免出現某一分部工程檢測資料超過計劃，而另一個分部工程檢測沒有數據的現象。到分部驗收階段主要對試驗資料進行分類、統計、并對混凝土及砂漿進行質量評定，也是判定該分部工程質量合格和優良的重要指標。另外還要對施工單位形成的試驗檢測資料進行檢查核對，避免出現施工單位自檢于監理抽檢不相符的情況。

結束語

房建工程資料是房建工程管理工作的具體反映，也是開展稽查檢查非常重要的手段。房建工程施工過程中的資料整理人員要對形成的檔案經常翻閱，對于未閉合的資料及時進行跟蹤，督促監理工程師和施工單位及時落實，以便檔案管理工作更好的開展。

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