檔案管理信息化建設的風險管理與評估方略

摘要：檔案作為一種直接的史實記錄，具有社會性、價值性、政治性等特點。檔案管理工作對企業、城市甚至國家都有重要的意義。檔案管理工作除了具備當下的價值意義與現實意義，更具有長遠的歷史意義。近年來，隨著信息技術的進步，國內檔案管理的信息化建設被提上了議程。然而在信息化的檔案管理建設中，風險問題也逐漸顯露。檔案管理信息化作為一項風險很高的項目，相關責任者必須要重視檔案信息化建設的風險管理作業。

關鍵詞：檔案管理 信息化建設 風險管理 評估方略

一、檔案信息化建設

（一）檔案管理信息化建設的含義

信息化是檔案管理模式轉變的大趨勢，傳統檔案管理工作的重點在與檔案實體的保管作業。而信息化建設使得檔案管理由實體檔案向著數字化信息檔案轉變。檔案管理的信息化建設需要把檔案信息進行數據化的處理，使檔案管理的各個環節，諸如傳遞、接收、存儲等環節連為一體，優化檔案信息的共享機制。在檔案管理信息化建設的進程中，管理工作者需要借助多種技術手段，比如，數據庫技術、掃描技術、數據處理技術等。在這些技術的幫助下，傳統的形式的檔案文件系統化地連接在了一起，構成有序的檔案信息庫。

（二）檔案管理信息化建設的可行性

隨著信息技術的發展，數據技術開始廣泛應用到各行各業中，也為科學化檔案管理改革提供了契機。目前，國內絕大部分企業機關的檔案管理部門都配有信息化的網絡，并且有關檔案管理人員也能夠進行信息化的操作。企業對檔案管理信息化建設的嘗試，為宏觀的檔案管理工作的變革提供了經驗。我國陸陸續續地制定了一系列關于信息化檔案管理的規范標準，相關的法律也在不斷地健全，這種舉措大大增強了各部門對檔案管理的重視，對檔案管理信息化的建設具有非常積極的意義。

二、檔案信息化建設的風險管理

（一）風險管理分等級措施

檔案信息化的風險管理宜采用分級的措施。首先，相關工作人員要依照檔案信息化建設的風險評估數據，根據已經區分的風險級別，評定檔案管理信息化風險管理的優先的風險等級。然后，在評估風險管理優先級的條件下，給每一級的風險要素加設風險管理要求。最后，依照劃分的風險管理要求，來評估檔案信息化建設在不在可接受風險以內，如若低于可接受風險等級，就必須即刻采取相應的風險管理辦法，施展應對措施。

（二）風險保證金的預留

檔案信息化建設是一項投資大、周期長、風險高的項目，項目預算應預留一定的風險保證金，為了有效應對項目由于需求的變化，降低事故造成的金融風險。此外，在不同地區或單位建設檔案管理的信息化，項目負責人要從本區域檔案管理的發展戰略出發，制定相適應的信息化發展目標，檔案信息化建設規劃的可行性，避免檔案管理信息化的重復投資，確保資金的合理使用。

（三）采用逐步轉變的辦法

信息化的技術的未來行業發展的前景，但是它在一定程度上是難以預測的，完全的規避風險很難做到。檔案管理的信息化建設宜采用逐步轉化、持續改進的辦法。在引入信息化技術的時候，決策者首先要考慮信息技術產品的穩定性以及和現有檔案管理系統的兼容性，不能盲目地引進新技術。在檔案管理信息化設備的選購上，要制定與檔案檔案信息化建設相適應的標準規范。從設備的可靠性、風險性、成本等因素多方面評估，選購最合適的設備。

三、檔案管理信息化建設的風險評估方略

檔案管理的信息系統涉及到很多的模型，隨著信息技術快速的更新換代，各種數學模型都在不斷的優化。所以，檔案信息化建設的風險評估要存在于整個信息系統開發的全過程中，但是檔案管理信息化建設每階段的內容差別很大，其對信息管理安全風險評估的要求也不盡相同。

（一）分析階段的風險評估

檔案管理信息化建設分析階段風險評估主要針對的是檔案信息系統安全風險的獲得環節，只有獲取充分的信息才能滿足檔案管理信息化建設的安全需求。分析階段風險評估要重視檔案管理系統的初期安全風險，滿足其對安全性能的需求，進而從宏觀的方面評估檔案信息管理系統中潛在的危險因素。

（二）設計階段的風險評估

此階段涉及到的評估目標比較多，確切的安全目標對這個階段的工作具有重要的意義。設計者必須進行合理的安全風險評估，確保檔案信息管理信息化系統的安全性能。

（三）運行維護階段的風險評估

在檔案管理信息化系統的運行階段對周期性地進行風險評估工作，只有這樣才能充分確保檔案管理系統的安全、可靠性。

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（作者簡介：楊玲枝，本科，國網恩施供電公司，職稱：館員，檔案專業。）