交通建設工程監理檔案管理信息化建設的思考

周志學

摘 要：交通建設工程的檔案是工程監理管理工作中的重要內容，隨著信息技術的應用，當今的交通建設工程監理檔案工作已經實現了信息化建設。本文就交通建設工程監理完善檔案信息化建設的發展方向展開論述，期望對于信息化檔案管理的規劃和完善具有參考作用。

關鍵詞：交通建設；工程監理；檔案管理

信息化建設在各行各業的滲透和應用已經十分廣泛和深入，不僅帶來了工作上的便利，也為工作效率的大幅度提高提供了技術支持，尤其是在交通建設事業中，作為交通建設監理部門，應該承擔起工程建設的監理職責，通過監理管理和監理檔案的資料整理收集工作，將工程建設中的各種與管理有關系的事務，采用信息技術手段，提高服務水平，加強檔案管理，讓交通建設的過程和成果能夠被詳細的收存，以備日后調用和參考。

1 交通建設工程監理檔案管理信息化建設內容

1.1 交通建設工程監理檔案管理信息化的基礎設施建設

檔案管理是工程的基礎工作，運用信息技術，將檔案管理工作的基礎設施建設起來，就是將信息化檔案工作的軟硬件等基礎設施進行配置。交通建設工程監理工作中，檔案信息的管理工作如今已經不僅是信息資源的歸檔，還有信息技術的應用。技術和資源是檔案信息管理工作中的核心。具體說來就是將資源通過數據傳輸、存儲、調取、保存等手段進行信息化基礎設施的共享和實用。

交通建設項目的特點，決定在長期的交通建設中必然要產生大量的工程資料，要提高收集整理的效率，減少工程檔案的采集、整理周期，就要通過交通建設工程監理，加強檔案信息化管理的工作來完成。例如，建立辦公自動化網絡，能夠幫助監理部門將各個部門產生的資料進行上傳和共享，隨時掌握工程活動的進度，發現質量問題，同時保持與工程中各個部門的溝通與交流。

1.2 檔案管理信息化的信息資源建設

做好檔案管理信息化的自愿建設，關鍵在于將檔案進行信息技術的開發和實用。從交通建設工程的監理角度來看，檔案信息的整理效率與交通信息化建設的進度息息相關。

要提高工作效率，就要投入資金，加強軟硬件的建設，例如建立檔案數據庫，就是一個很好的交通建設檔案管理的平臺，以數據庫為基礎，搭建起內部局域網來，設立目標辦公群，為交通建設的檔案管理工作節能增效，并開創優越的辦公條件[ 1 ]。

1.3 檔案管理信息化標準以及建設規范

通過交通建設工程監理，檔案信息收集到的是社會資源，更需要標準和規范的收集平臺，包括電子信息文件、檔案管理功能在內的信息化檔案管理，能夠將信息的資源、文件等加以規劃標準化的管理。

1.4 檔案管理信息化應用系統建設

對檔案進行應用系統的建設，是在信息資源的開發利用和建設的基礎上進行的。由于交通建設工程監理的信息檔案擁有著海量的信息，因此，要將涉及到交通建設的各個環境的信息等加以收納，必須要有強大的技術支持，才能保證檔案信息管理的質量和速度。例如交通建設過程中的環境、氣象、機械、物理、化學知識，還有工程招投標、原材料采購、工程檢測中產生的數據、文件、資料等等，都要被高效、合理、安全地存儲在信息化檔案數據庫中。

1.5 檔案管理信息化人才隊伍建設

高效的檔案信息化管理，需要高等級的人才來操作。依托計算機信息技術的檔案信息化系統，必須吸引信息化技術人才，在系統管理和維護上做好各項工作。只有人才隊伍的穩固和扎實，才能保證交通建設工程監理檔案信息化建設的穩定開展，而且前文也提高，交通建設工程監理檔案數據庫的信息是海量的，面對紛繁復雜的信息，要達到操作簡便、安全存儲，高效分析，方便調取，只有專業技術人員才能做到。這其中也需要專業人員技術人員在做好日常的系統的運轉和維護工作的同時，不斷提高自身的專業知識技能，同時還要求交通建設工程監理的管理人員加大培訓和培養力度，吸引人才的同時，也能留住人才。

2 交通建設工程監理檔案管理信息化建設措施

2.1 建立交通建設工程監理檔案綜合管理系統

綜合管理系統包括工程建設總監辦、駐地辦等機構，形成了檔案信息化自愿開發的領導架構，在這個架構中，資料最終是以數據的形式進行了管理，在數據庫中最終發揮了其應有的價值。

首先，建立了檔案信息資源庫之后，為了提高資料庫中的信息資源的利用率，可以將系統中的已經編目的工作進行退化，將有用的檔案資料進行整理和收集，包括資料的來源、時間以及關聯性等。

第二，是對檔案資料進行分類，經過編輯加工的信息資料將被統一納入到計算機網絡系統中，以保證檔案管理的標準化和規范化[ 2 ]。

第三，通過內部信息監理服務網和公眾服務網的建設，將內部和外部的信息加以結合，形成文件信息的標準化建設體系，通過智能化信息資料的管理運行，為檔案信息的共享和互換提供技術保障。

2.2 規范交通建設工程監理檔案信息化管理工作

通過建立檔案信息管理制度，確定檔案管理人員崗位以及職責，實行崗位責任制，工作人員有細化了的崗位劃分，能夠做到有章可循，有法可依，按照健全的崗位責任制的相關規定，做好信息資料的歸檔和整理、保管、保密、登記、結語、歸還等工作。

2.3 建立完善的交通建設工程監理檔案安全體制

建立交通建設工程監理電子文檔管理體系，是為了適應當前電子文檔為主的資料管理的需要，增強電子文件載體的穩定性，依托信息管理系統實現電子文件的傳輸，保證電子文件的原始檔案能夠得到合理的保護[ 3 ]。

3 結語

經過開發和建設后的交通建設工程監理檔案信息管理系統，具有很高的使用和利用價值，為維護檔案資料的安全運行，提供信息系統支持，發揮了應有的作用。

現階段要改進和完善的工作，就是順應信息化建設的發展潮流，在強化實情調研，協調各方資源方面，繼續推動檔案管理向著信息化建設的方向穩步前進。

參考文獻：

[1] 陳萍.交通建設工程監理檔案管理信息化建設的思考[J].建材技術與應用，2016，（5）：39-41.

[2] 鄔佳位.交通工程監理資料有效管理的探討[J].建設監理，2015，（10）：33-35，41.

[3] 陳萍.淺談交通建設工程監理電子檔案的安全與防護[J].低碳世界，2016，（31）：197-198.