企業ERP軟件應用下的內控管理探討

賈寶娣

摘 要：作為企業經營管理極為重要的管理系統，ERP系統一方面更新了企業管理思想及技術，另一方面為企業提供了實現基本業務需要的管理平臺。企業現代化管理主要通過內部管理得以實現，內控管理與企業經營活動的順利進行息息相關。在企業內控管理中引入ERP系統，是企業實現現代化管理的需求，同時也是保障企業正常經營、規范運行的有效途徑。本文闡述了何為ERP系統以及企業內部控制，具體分析了ERP系統對企業內控管理尤其是財務管理的影響，并針對當前ERP系統下企業內控制管理中存在的問題，提出了相應的改進與提升的策略。

關鍵詞：企業ERP軟件 內控管理 應用 存在問題 有效策略

中圖分類號：F273 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）12（c）-171-02

通常，內部控制需要由公司高層及部分企業員工共同參與，圍繞企業的戰略、經營目標實現、發展規劃及經營成果績效等問題展開一系列控制活動，其力在確保企業經營戰略方針的有效貫徹實施與控制，確保企業財會報告真實可靠、公司資產的完整與安全，一切經營活動合規合法，為此而提出一套完整而嚴密的控制體系[1]。面對市場的競爭與信息技術的發展，眾多企業應用基于網絡信息技術的ERP系統對企業進行管理，傳統的企業內部控制普遍存在模塊間脫節、技術落后、風險體系缺失等問題，不能夠滿足現代企業發展需求，因此對企業ERP系統應用下內控管理探討有著重要的實踐意義與應用價值。

1 ERP軟件系統與企業內部控制相關概述

1.1 ERP軟件系統的內涵

所謂ERP軟件系統，即企業資源規劃系統，其最早由美國Gartner Group公司提出，其以信息技術作為基礎，將企業的財務管理工作作為控制的核心，是集物質資源、資金及信息為一體的集成管理信息系統，通過對企業的采購、生產、銷售經營等相關業務流程進行控制，即對供需鏈實體價值集中管理，以實現對企業有限資源的最有效、最優化配置為最終目標，這樣一個科學而系統的管理決策支持平臺，對于企業內部管理的有效性、精準性有著極大地促進作用，其不僅能夠在提高企業管理效率的基礎上降低企業運營成本，還可以有效規避內部控制風險，促進了企業資源優化配置[2]。面對移動互聯等新的經濟條件給企業管理帶來的新變化，企業內部管理和組織之間如何有效、高效地協作等一系列問題，未來的ERP系統必將具備智能、移動、云計算、大數據、社交、共享等特點。此外，未來的ERP系統將會升級成為一個生態系統，能夠將越來越多的行業上下游貿易合作伙伴及顧客聯系在一起，實現設備、資源的共享，使企業不再是一個孤立存在的組織，而是與客戶、伙伴共同為客戶創造價值的組織體系。

1.2 企業內部控制的內涵及影響因素

目前，各大企業都充分認識到內部控制的重要性，并對其給予高度的重視。國外企業的內部控制主要參與群體有董事會、中間管理層及部分員工等，目的是高效實現企業戰略目標，確保有限的資源得到最優最有效配置利用，進而確保財務審計合法、完整。我國企業內部控制涉及到自上而下的企業職能機構，其主要是為了使企業有限的資源得到最優、最有效配置利用，進而實現企業效益最大化。內部控制影響因素復雜多樣，風險評估、信息溝通、控制環境等均會影響到內部控制效果。事實上，內部控制、風險管理都是用來管理風險的。所以，內部控制的主要內容就是討論目標如何設定，風險如何識別、評估，如何根據風險的性質和大小來設計管理的策略，如何制定并執行相關的管理制度和流程，如何通過日常監督、單獨評估來持續地改進企業的內部控制或風險管理體系（機制、制度、文化等）。成熟企業一般都有成熟的戰略，它們更多思考如何保證戰略落地。初創型企業最重大的風險是生存，但這并不意味著為了生存就無底線的騙貸、開假發票、做假賬，應當要明確哪些是不能碰的紅線，明白風險所在，建立基本的企業內部控制管理機制。

2 ERP系統對企業內控管理的影響

2.1 ERP系統對企業財務管理系統的影響

作為ERP系統的核心，財務管理模塊在企業發展中發揮著不可替代的作用，在財務管理模塊的鏈接作用下，企業的原料采購管理模塊、原料與產品庫存管理模塊、生產運作模塊、銷售管理模塊等整個業務流程能夠緊密聯系，并形成一個供應鏈，且企業各項活動及功能模塊所產生的數據信息能夠在財務管理模塊關聯下集中到數據庫中，實現企業管理一體化。通常，當企業產生經濟業務時，會計分錄模板會自動生成相應的憑證，在業務單據驅動作用下，實現審核與系統記賬，確保同步生成財務賬與實務賬，各個模塊之間保持了緊密的聯系，溝通暢通，促進企業內部控制的實現。

2.2 ERP系統對企業內控模式的影響

ERP系統對企業內部經營控制是實時同步、動態跟進，通常在決策發生的同時就能夠明確其存在的問題，以便給予及時有效的解決，企業內部控制的所有活動均能夠在ERP系統支持下完成。如ERP系統在生產運營管理方面所具有的排程優勢，能高效協調物料需求，產能計劃的平衡，解決原料、成品存儲與運輸成本的平衡，還能夠在對ERP系統數據庫數據進行挖掘分析的基礎上，形成對未來市場需求的預測。基于ERP系統的企業內控模式下，經營業務的管理控制由傳統的分散性向基于網絡信息技術的專業化、規模化、集中化轉變，實現了對整個企業資源的優化配置，使控制范圍更為廣泛、全面。

3 企業ERP軟件應用下內控管理存在的問題

經營管理的合法合規是企業的基礎目標。無論企業大小，要不斷提升法律法規、行業政策變化的預測與應變能力，以更好地遵循規則、利用政策來促進企業的發展。對于企業來說，對資金或資產的管理絕不僅僅是安全問題，而是如何防范資金的短缺風險、提高資產的使用效率。當企業過于強調資產的安全性，企業的價值增長也必將會受阻。企業不僅有財務控制，還要進行管理控制，兩者相輔相成，相互促進。既要有預算執行情況或經營分析報告，也要有其他經營業務的內部管理報告。所以，內部控制的目標不應只是財務報告信息的真實完整可靠，更是管理報告的及時有效。若控制目標不明確，相應的制度和流程就會有遺漏、有偏頗，就會對企業的發展產生不利的影響。當前，企業內部管理普遍存在以下問題：（1）信息安全控制技術落后。在ERP系統支持下，企業管理信息實現了內部共享，但其數據安全性沒有得到足夠重視，大多數企業數據操作權限管理不嚴，工作人員數據安全意識或責任心不強，這也極易導致企業信息容易泄露，或對數據信息進行篡改，因此企業必須加強對信息的內部控制。（2）企業部門間監督約束作用不強。ERP系統在企業管理中的應用使得內部控制范圍得到了擴大，例如，會計核算環境涉及到更多的人員，盡管當前審計與財務部門為分設狀態，然而其都歸屬總會計師管理，獨立性不強，難以形成相互制約，也不能夠對內部控制存在的問題進行及時發現與處理。再比如，物料控制，原料出入口都屬于采購部門管理，數據修改權限約束性不強。（3）風險管理體系缺失。當前，大部分企業風險管理意識不強，甚至部分企業并未設置風險管理體系。企業大部分內部控制主要集中在對業務工作流程控制等方面，難以發揮內部控制的風險管理作用。

4 企業ERP軟件應用下內部控制管理提升策略

4.1 確保ERP系統數據準確安全運行

數據的準確安全，尤其是在財務管理核心模塊中，首先要對數據庫進行合理定義與應用，一般數據定義有賴于財務資產的項目及類別，要根據不同的類別對數據庫實施開放，對獲取財務數據信息的操作行為進行限制，提高非法用戶訪問財務數據信息系統的難度。當前數據控制最常見的途徑為數據備份，因此，要建立完善的數據庫備份與恢復系統，要求責任人對備份的數據進行安全保存。企業應選派專業人員定期對數據實施復核，確保數據完整、準確。其次，要加強對公司信息歸口管理，對外信息披露要準確、合乎規定，并與企業外部保持密切的聯系，確保信息系統安全運行。

4.2 嚴控模塊操作權限，加強業務部門間的約束與協調

嚴格按照崗位職責，規范ERP系統各業務模塊的操作權限，加強對用戶權限及時效的科學管理，對不在職及過期用戶進行及時、徹底清理，隸屬不能部門不同崗位的功能模塊要進行定期檢查，當發現不合理權限分配時要及時糾正。另外，加強員工的責任意識，尤其是對所進行業務數據信息安全、準確的責任意識。在整個ERP系統的業務流程設計與實施中，建立科學完善的業務審批功能，依靠ERP網絡信息技術完成業務部門間的責任與協調，進而實現不同業務部門間信息數據的相互一致性、同步性、共享性，增強部門間的監督約束作用，真正實現企業經營數據信息的集成與統一，實現企業資源共享。

4.3 加強企業的內部風險控制

企業內部風險控制需要涵蓋風險清單所有內容，避免出現控制遺漏，要立足于企業發展實際，制定相應的內部財務控制與內外部物料供應、存貨、配銷以及運輸控制等措施，確保業務層面控制措施的科學性與完整性。尤其是財務控制方面，首先，企業要對自身負債、負債率及償債能力等相關信息進行收集，明確生產成本、管理費用、營業費用等。其次，要深入具體地了解國內外企業內部風險控制尤其是財務風險控制的典型案例，針對性地根據企業自身實際情況，建立企業內部風險控制庫及風險識別機制，全面描述風險控制重點、方法及實施策略，嚴格按照風險評估的方法及識別風險機制實施，確保內部控制風險有效控制。

5 結語

移動互聯新經濟環境中，ERP系統在企業內部控制管理中的應用，不僅促進了內控環境對新經濟條件的適應性改變，而且也改變了企業內控重點及范圍，其在一定程度上提升了企業內控能力與企業的競爭力。值得關注的是必須加強對ERP實施期間存在的問題進行及時有效地解決，以確保企業內控的不斷完善與發展。

參考文獻

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