事業單位檔案的歸檔文件整理的體會

高振海

摘 要：事業單位檔案的歸檔文件整理對于事業單位開展相關的業務具有重要的意義。同時檔案的整理作為各項業務開展的基礎，只有在整理的時候結合企事業單位文檔的具體內容和性質進行有序的整理和歸納，才會使對文檔的利用達到最優的效果。本文就事業單位檔案歸檔文件整理的目的意義、整理原則以及主要的整理程序做了簡單的探究，旨在對我國事業單位的文件管理工作給出一定的參考作用。

關鍵詞：事業單位；歸檔整理；文件；有序

一、事業單位檔案的歸檔文件整理的目的及意義

歸檔文件整理簡而言之就是把凌亂、復雜的文件按照科學的方法和需要系統化的資料組織成為有效的單位。各事業單位在日常業務的開展中以及與其他單位的日常往來中都會產生數量很大的文件，這些都關系寫企業當下或者未來的工作，所以對這些文件進行系統的整理就顯得格外重要。在進行分類的時候我們可以按照具體的要求，例如按照文件的時間、來源、學術類類型等進行分類，方便在后期的尋找。此外，文件的整理歸納過程并不需要將所有的文件進行保存，要學會對文件進行一定的鑒別，對那些作用不大的、不具有研究價值的文件可以在研究以后進行集中的銷毀，這樣可以防止對檔案室的空間造成占用。

二、事業單位檔案的歸檔文件整理的原則

1.保存檔案工作基礎

不論是本單位下發的還是其他工作單位例如上級對本單位下發的指令性文件或者批示、批復等，這些文件本身形成了來源方面不可分割的相互聯系。在整理文件時，只有保證了文件來源之間的相互聯系，文件的內容、時間、形式之間的聯系才能更加深刻細致的反映文件所要表達的真正內容。因此在整理文檔時應該盡量做到不拆開原來的卷宗，對各個部門之前進行的檔案的整理，應該充分利用檢索工具等參考原來的整理結果，力求保證原來的整理順序。

2.遵循文件形成的規律

各事業單位的檔案都是在其生產經營活動中產生的，所以檔案真實的記錄并且反映了企業的歷史活動，所以在整理的過程中應該堅決維護文件本身的邏輯整體性。具體表現為兩層意思：一是保證文件的整體性，這種整體性一方面是指文件本身的附件、正文等的整體性，另一方面是指一個活動的相關文件的整體性，例如在一次會議中應該包括前期的準備文件、會議過程的記錄文件以及會議結束后由這次會議所決定的一系列文件檔案等。二是遵循文件的自然規律，例如一個文件的初稿、修改稿、終稿這種邏輯順序。

3.保管利用要結合信息化

隨著現代互聯網的發展，大數據的發展時代要求企業積極融入這個信息化的世界。所以企業在對自己的檔案文件進行保存整理時可以借助計算機，同時也可以設計一個檢索工具，有利于企業后期文檔的查找需要。

三、事業單位檔案的歸檔文件整理程序

整理環節的科學性有利于文件的有序性。事業單位檔案的歸檔文件整理程序主要包括一下幾個方面：檔案的分類、組卷，卷內文件的整理，以及文檔的目錄編制等。

1.檔案的分類

首先，檔案的實體分類主要是指對檔案信息的物理化整理，也就是對文件進行存放、排架等。其次，檔案的管理分類就是根據文件的具體內容，時間，來源等，建立起一個系統的卷宗系統。

2.檔案的整理

通過進行有序的地方法將文檔整理成為一個個有機的保管單位，有利于后期對文檔進行尋找和查閱。文件的整理環節不是簡單的、獨立的，而是應該與文書的處理工作相銜接例如重要的文件應該保證其意見稿、討論稿以及定稿的齊全。

3.檔案的編目

在對卷宗進行了細致有效地整理后，要對卷宗的封面進行標注。狹義的編目主要就是指為文檔卷宗編制一個引導目錄，具體的內容包括七個方面，分別為：件號、責任者、文名、題名、日期、頁數和備注，廣義的編目則同時包括對檔案進行編號，它包括：全宗號、保管期限，頁數，入庫年份等。

四、電子文件的整理歸檔

在信息化的社會中，電子文件逐步取代紙質文件成為信息記錄的主要形式。而如何將這些電子文件進行有序的整理也成為一個重要的過程。電子文件具有保存容易，數量巨大的特點，但這也在一定程度上加大了整理的難度。電子文件的整理過程分為兩個部分，一個是對文件進行分類排序，可以將文件的磁性載體作為分類的依據，通過對信息進行掃描，對不同的文件進行不同性是的存儲，同時企業還可以按照國家的歸檔整理規定進行相應的劃分。在整理過程中可能存在格式不同的問題，但是文件格式的轉換可能在一定程度上回損失文件的真實信息，這就需要進行不斷地改進。另一方面是建立一個數據庫，將不同文檔的信息進行分類和編號，對這些電子文檔進行憤懣別類的整理，同時建立相應的搜索引擎，方便后期的查閱和尋找。

五、結語

各個事業單位由于自身情況的不同，其檔案（電子文檔以及紙質文檔）整理的具體方式以及順序等也不盡相同，所以這就需要檔案管理人員充分了解公司的具體特點，按照不同的方式對不同情況公司的檔案進行整理。同時在新的時代下，面對新的形勢、新的挑戰，檔案管理工作者也要在該領域經營進行積極的創新和探索，時文件的歸檔整理與時代的發展相適應，為我國的經濟發展貢獻一份力量。

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（作者單位：李滄區婦幼保健計劃生育服務中心）