環(huán)保部門檔案信息數(shù)字化資源開發(fā)與管理探究

楊濤

摘 要：隨著工業(yè)化建設(shè)的不斷發(fā)展，我國的環(huán)境問題越來越嚴(yán)重，環(huán)境保護(hù)成為了社會(huì)發(fā)展中的一項(xiàng)重要工作。開展環(huán)保信息數(shù)字化資源開發(fā)是當(dāng)前環(huán)保工作的必然發(fā)展趨勢，只有應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案管理方式，才能實(shí)現(xiàn)科學(xué)、高效的檔案管理。本文主要對(duì)環(huán)保部門檔案信息數(shù)字化資源開發(fā)和管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了具體分析，并提出了數(shù)字化檔案開發(fā)和管理的有效對(duì)策，希望促進(jìn)環(huán)境保護(hù)工作更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：環(huán)保部門；信息化數(shù)字資源；開發(fā)和管理

檔案是在人類社會(huì)發(fā)展過程中逐漸形成的，環(huán)保檔案是一種重要的檔案類型。如何利用現(xiàn)代化的理念和科學(xué)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理是當(dāng)前一項(xiàng)需要重點(diǎn)解決的問題。

一、環(huán)保檔案信息數(shù)字化資源開發(fā)和管理的意義

我國的環(huán)保檔案事業(yè)起步較晚、發(fā)展較慢、技術(shù)落后，與國外發(fā)達(dá)國家的環(huán)保檔案建立機(jī)制、應(yīng)用模式和分享水平相比，還存在很大一段距離。環(huán)保檔案管理工作的進(jìn)步性以來社會(huì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，但同時(shí)也依賴整個(gè)社會(huì)關(guān)注環(huán)保問題的程度。截至目前，我國的檔案管理工作還主要依賴紙質(zhì)原始模式，盡管出現(xiàn)一系列的電子文件、多媒體文件等形式，但并沒有充分重視和應(yīng)用。通過對(duì)比可以清晰地看到，傳統(tǒng)檔案管理方式（紙質(zhì)文件）在社會(huì)功能層面存在很大的落后性，尤其在信息分享機(jī)制層面的能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。不可否認(rèn)，信息技術(shù)的推動(dòng)作用在環(huán)保檔案資源開發(fā)和管理方面有一定的積極效果，但總體上對(duì)重要性認(rèn)識(shí)不夠，造成經(jīng)費(fèi)、資源、人才等方面的投入不足，存在重視收集輕視利用、重視硬件輕視管理等方面的問題。環(huán)保檔案信息數(shù)字化資源開發(fā)的重要性主要體現(xiàn)在分享層面。環(huán)保問題并不是有某一種行業(yè)引起的，同時(shí)環(huán)境污染對(duì)社會(huì)各層面都會(huì)造成侵害，如河流、大氣污染的跨區(qū)域性特點(diǎn)。

二、環(huán)保檔案管理數(shù)字化資源開發(fā)和管理的現(xiàn)狀分析

（1）保護(hù)機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理。由于受到資金、人員、管理等方面因素的影響，許多環(huán)境保護(hù)機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理，內(nèi)部職務(wù)責(zé)任不明確：同時(shí)，人們?nèi)狈?duì)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)，未能從思想上予以重視，平時(shí)不注意對(duì)環(huán)保檔案資料的收集與整理。

（2）沒有做好環(huán)境文獻(xiàn)資料的管理工作。近年來，環(huán)境保護(hù)事業(yè)日漸發(fā)展與壯大，環(huán)境管理的范圍不斷擴(kuò)大，管理工作的難度不斷加深，關(guān)于環(huán)境保護(hù)的管理資料及研究文獻(xiàn)數(shù)量大幅度增加，且具有類型復(fù)雜、內(nèi)容豐富、載體多樣化等特點(diǎn)。一方面，為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理提供了大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；另一方面，也給檔案管理人員的工作增加了難度。文獻(xiàn)資料的快速增長，已超出人們對(duì)它的妥善處理能力與條件，結(jié)果使得大量文獻(xiàn)資料無法進(jìn)入正常渠道。

（3）環(huán)保檔案管理效率比較低。當(dāng)前，環(huán)保檔案管理還存在這樣一個(gè)問題：系統(tǒng)過于分散，加工處理效率普遍不高，收集系統(tǒng)與使用效益也較低。由于要求不統(tǒng)一，缺乏嚴(yán)格的規(guī)范管理，部分工作人員不重視檔案文件的形成、積累、整理及歸檔。比如，科研論文及報(bào)告已歸檔，但其他材料遲遲不歸檔[1]。除此之外，大多檔案管理采用的是層層上報(bào)匯總的方式，只追求報(bào)數(shù)據(jù)，使得信息不集中而過于分散，系統(tǒng)也不配套，管理缺乏科學(xué)性。除上述問題外，由于缺乏有效的綜合分析手段及方式，許多信息資源未能共享，也影響了檔案效益的有效發(fā)揮。

三、環(huán)保檔案信息數(shù)字化資源開發(fā)和管理的對(duì)策

（1）提高對(duì)環(huán)保檔案信息數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)。環(huán)保檔案信息數(shù)字化資源開發(fā)和管理是一個(gè)系統(tǒng)化工程，一方面要梳理和改革現(xiàn)有的檔案管理工作，遵循優(yōu)化整合、效益為先的原則，提高環(huán)保檔案部門的現(xiàn)代化、信息化意識(shí)。例如，在環(huán)保檔案資源開發(fā)過程中，摒棄傳統(tǒng)的檔案調(diào)查、生成方式，提高更新檔案的觀念。與此同時(shí)，還應(yīng)該結(jié)合廣義上的檔案管理探索，積極學(xué)習(xí)《檔案法》，提高檔案工作人員的法律意識(shí)，形成良好的環(huán)保檔案信息數(shù)字化應(yīng)用氛圍。

（2）保檔案信息數(shù)字化管理體系。檔案資源開發(fā)和管理是一種相對(duì)嚴(yán)肅的工作，有一定的保密性需要。因此，必須強(qiáng)化制度建設(shè)，通過科學(xué)合理的制度，實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案信息數(shù)字化。一方面，在開發(fā)環(huán)保檔案資源的過程中，要將信息數(shù)字化理念應(yīng)用到各個(gè)環(huán)節(jié)，包括手機(jī)、整理、保存、銷毀等各個(gè)階段，滿足有效地監(jiān)管。另一方面，在環(huán)保檔案的管理上，根據(jù)數(shù)字化、信息化的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理模式，建立相關(guān)的責(zé)任制度，提高工作人員的責(zé)任心和法律意識(shí)。同時(shí)，還要營造與之配合的辦公環(huán)境，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)傳輸優(yōu)勢，減少環(huán)保檔案的流轉(zhuǎn)障礙[2]。

（3）對(duì)環(huán)保檔案數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)力度。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，環(huán)保檔案數(shù)字化管理也對(duì)環(huán)保檔案管理者提出了新的要求：熟悉環(huán)保檔案管理的業(yè)務(wù)，精通相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠辨認(rèn)及解決運(yùn)行中出現(xiàn)的各類型技術(shù)問題；政治覺悟較高，且有良好的職業(yè)道德素質(zhì)；有高度的責(zé)任感及保密意識(shí)。換言之，環(huán)保檔案管理人員作為檔案信息的管理者、分析者、組織者、傳播者及導(dǎo)航者，其素質(zhì)及技能水平直接影響到環(huán)保檔案數(shù)字化管理的水平。然而，當(dāng)前許多檔案管理部門的人員綜合素質(zhì)普遍不高，對(duì)數(shù)字化檔案管理不予以重視，缺乏復(fù)合型管理人才，這在很大程度上制約了檔案的數(shù)字化管理。因此，相關(guān)部門必須加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)，教會(huì)其掌握數(shù)字化管理的相應(yīng)知識(shí)與技術(shù)，具體應(yīng)做到：積極組織對(duì)檔案管理人員的知識(shí)培訓(xùn)，提高其政治業(yè)務(wù)素質(zhì)；加大對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)及技能培訓(xùn)，促進(jìn)其業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高；嚴(yán)格執(zhí)行持證上崗制度及考核制度。此外，檔案管理人員也要不斷轉(zhuǎn)換思維，樹立科學(xué)的工作態(tài)度，注重對(duì)自身職業(yè)形象的提升，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

參考文獻(xiàn)

[1]尹迎春.如何提高環(huán)保檔案的數(shù)字化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，（07）：73.

[2]宋依麗.環(huán)保檔案現(xiàn)代化的問題與數(shù)字化管理[J].科技資訊，2010，（07）：248+250.

（作者單位：山東省煙煙臺(tái)市環(huán)境監(jiān)控中心）