從歷年學歷學籍漏注探討開放大學學籍檔案管理

王素琴

【摘 要】廣播電視大學因點多面廣，學習動態性，學籍管理制度不規范、不完善等原因造成歷年學籍學歷頻頻漏注，導致畢業學員無法利用電子注冊信息而屢遭詬病，對廣播電視大學造成了較大的負面影響。針對電子學籍檔案管理中存在的問題，廣播電視大學在開放式的辦學中，應摒棄重招生、輕管理的辦學理念，重視學籍管理，全面補注遺漏學歷信息，健全學籍管理制度，學籍管理崗位具備“四心”，完善學籍管理隊伍建設，促進數字化校園建設，服務國家“互聯網+”戰略。

【關鍵詞】廣播電視大學；學籍檔案；漏注；管理

【中圖分類號】G728 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2017）04-0209-03

高等教育包括學歷教育和非學歷教育，廣播電視大學（簡稱電大）自1979年成立以來一直承擔著學歷教育的辦學任務，采用廣播、電視、函授及其他遠程教育方式實施高等教育。電大學歷教育具有網點多、學員類別多分布廣、流動性大等辦學特點，客觀上對電大學籍檔案管理帶來了許多困難和問題，具體表現在學籍檔案管理不規范，學員在升學、晉升等資格審核方面利用學歷時發現學籍檔案信息缺失或不全，這種情況對電大辦學造成了較大的負面影響。

1 電大學歷教育學籍檔案管理存在的問題

1.1 年度畢業生數據混亂，漏注學生學籍學歷

學歷電子注冊包含4個階段：1991—2000年是10年回注時段，2001年開始實行學歷證書電子注冊，2007年開始實行學籍電子注冊，2010年開始實行學歷證書即時注冊。

1.1.1 某省級電大10年回登數據情況

該省級電大總共回登32 577條數據，其中，普通高等教育（簡稱普高）數據有5 298條，成人高等教育（簡稱成高）數據有27 279條；普高數據中有639條數據因錄單缺失沒法回登，成高數據有2 590條數據因錄單缺失沒法回登（該省成高共有2 683條數據缺錄單，其中電大占96.53%）。

1.1.2 某省電大學歷證書電子注冊情況

學歷認證實施15年以來，該省受理電大2001年畢業后的證書共2 168份，其中因為沒有電子注冊數據需要審核的證書共325份。

這些數據顯示，該省在電大回登數據與學歷證書注冊中存在注銷和漏注的現象。造成這些現象的原因是電大學籍管理時間過長（學籍有效時間為8年），有些學員報名了沒有去讀，有些學員在學習中由于個人原因半途而廢，但這些學員在退學時學籍沒有得到及時注銷，部分學員學籍檔案可能存在漏注現象，使得該省電大學歷檔案管理中數據比較混亂，漏注現象較為嚴重。在國家實施學歷證書電子注冊制度管理中，這將影響該校學生學籍學歷證書的管理，造成部分學生學歷證書國家不予以承認。該省學籍檔案管理制度上存在諸多不足，還需要不斷地加以完善。

1.2 管理制度不健全，重招生，輕管理

招生作為高等教育機構的入口，歷來得到高校的高度重視，招到的學生多，學費增多，學校收入也隨之增多，學校重視也理所當然。電大的學員大多是在職學員，畢業生就業問題基本不涉及，即便是普通班學生，數量也是較少的。學員隨到隨學，實行學分制管理，學員入學注冊后學籍有效時間為8年，由于學籍跨度時間較長，造成了學籍管理及畢業管理環節存在脫節的現象。

從文件生命周期上來說，學員學籍檔案的管理，應貫徹學員學習的過程，無論期間修學、轉學、退學、更改身份信息、轉專業等正常的學籍異動，學籍檔案管理部門都應盡職地掌握學員學籍檔案運動過程中信息的運動狀態，對學員學籍檔案實行現時管理，不因學籍異動而導致管理上脫節。該省10年回注的成高9.84%、普高12.06%的數據因錄取檔案缺失無法回登存在的漏注，究其原因是學籍檔案管理制度不健全，學籍檔案管理中重招生，輕管理。

1.3 學籍管理隊伍不穩定，梯隊建設不健全

學籍管理工作繁雜、瑣粹，對政策連貫性要求較高，對崗位責任心要求更高，工作中的每個步驟都要求準確無誤，出現錯誤便會造成無法逆轉的嚴重后果，影響學員的權益，損害學校的聲譽，可以說“善而無功、謬則有過”。因為受限于人員編制等原因，歷年某省電大具體從事學籍管理的工作人員僅有一人，還有部分只是兼職，沒人輪崗，該崗位工作人員請假、休假后，工作即停滯，頗有“一夫當關萬夫莫開”的陣勢。這種崗位設置模式將會導致原工作人員換崗后造成該校學籍管理崗位的“青黃不接”，對于新接手的學籍管理人員來說，無疑從頭開始學習，政策、業務亦然。學籍管理隊伍不穩定，梯隊建設不健全，對于本來就繁雜、專業及政策性要求較高的學籍管理來說，無疑是雪上加霜，無所適從，年復一年，學籍管理堆積的問題越來越多。

2 解決開放大學學籍學歷管理問題的對策

2.1 學校重視

學校不應只重視招生工作，而忽略了學籍管理相關工作。《高等教育法》明確，高等學歷教育由國家統一管理，高等學校要按照國家有關規定頒發學歷證書，頒發和管理學歷證書是高等學校的權利和責任，其嚴肅性和權威性需要得到保障。因此，學校應該重視學籍管理工作。學員學籍檔案是高校檔案重要的組成部分，對高校的重要性不言而喻。要完善高校學籍檔案的管理，杜絕管理過程中存在的漏注問題，學校必須從源頭來抓，按學籍檔案形成過程規律，加強管理。國家、自治區教育行政管理部門多次強調加強對學歷證書電子注冊工作的領導，提高學籍管理人員素質，并保持學籍管理人員相對穩定。實施學歷證書電子注冊，基礎工作在學校，學生信息是否正確注冊，直接關系到學歷證書能否順利查詢，因此學校必須加強重視。

2.2 全面補漏

按照“一條主線，兩個層次，三個階段”思路分批完善學歷學籍檔案補漏工作。“一條主線”是指電大承擔學歷教育這條主線，“兩個層次”是招成高類型證書及電大普通班（含委培、自費等培養方式）等普通證書，“三個階段”是指學歷證書電子注冊階段、10年回登階段及自電大成立到1990年階段（自查）。

全面補漏前文統計出來的10年回登的數據，是漏注還是學員退學沒有注銷抑或是個別原因？這個工作量較大，短時間很難能核實得清楚，這需要校領導的支持及校內其他部門的協作。如果不做好這方面的工作，有可能對學校造成不好的負面影響。因此，學校必須從上而下加以重視，組織人力檢查核對，查漏補遺，該注銷的要注銷，屬于漏遺的要全面補漏。

補漏還要講究方法，電大學員雖然動態學習，點多面廣，在籍學生人數變動較大，但畢業生名單是相對固定的，各地市電大每年都匯總預計畢業名單及最終的畢業驗印名單。某省教育行政主管部門1986—1992年統一對成高畢業證書進行驗?。姶蟆⒔逃龑W院的函授證書除外），1993—2000年國家教委統一驗印，2001年以后，除軍隊院校學歷證書以外，所有國民教育系列證書均實行電子注冊。年度畢業名單是相對固定的，從畢業名單入手清查，理論上應該能杜絕遺漏。

以各地市電大確認且省級教育行政主管部門驗印過的歷年成高畢業名單為藍本，除去已經電子注冊或10年回登成功的數據，剩下的就是需要清查的漏網之魚，這些數據不會增多，只會隨著清查慢慢減少甚至清零。根據10年回注數據及電子注冊數據，80%以上的數據應該可以經過計算機軟件技術比對完成清查，剩下的20%分攤到年度來清查，每年度需要清查的量還是比較少的，只不過需要排查的都是有難點的，需要人工去核實，通過畢業登記名單去核實錄取檔案或者是學籍登記檔案。

對電大成立以來至1990年的數據，可參照10年回登學歷信息的方案：找畢業登記名單，核實入學資格材料。年份跨度雖然較長，但畢業生數量相對較少，當年招收的學生是有計劃指標的，而且計劃是自上而下，找出畢業花名冊，再比對入學注冊登記表（1986年以后為省級招生主管部門統一錄取新生名冊登記表）。

2.3 健全制度

由于管理制度不健全，電大學籍檔案管理工作的隨意性較大[1]。特別是純粹手工管理及半手工管理的年代，那種隨意性造成學籍學歷檔案缺失更加明顯。因此，電大學籍管理部門應重視管理制度的建設，有相應的工作部署、工作措施、檢查監督、績效考核及責任倒查追溯，要嚴格按照《教育管理信息化標準》《普通高等學校學生管理規定》及教育部、省級教育行政主管部門對高等學校學籍學歷管理的相關文件的要求，建立一套適用于電大特點的學籍檔案管理制度，抓好學籍檔案從產生到歸檔的各個環節，從學生入學到獲得畢業資格，期間的學籍檔案材料應該逐一落實，學籍異動或者學生變更信息都要有具備法律效力的材料存檔備查，經辦人及主管領導簽字確認，責權明確，經得起歷史的檢驗。

完善學籍管理制度，除了管理制度創新外，管理技術上也需要不斷創新。純手工或半手工的學籍管理模式由于涉及的人員管理較多，缺乏統一的操作規程和操作指南，很容易造成檔案信息遺失、工作效率不高等問題，這與遠程教育便捷性相矛盾。因此，學校要保障經費投入，通過計算機網絡技術、“互聯網+”模式創新管理，實現學員從入學到畢業全程網絡化監控自動化管理。

2.4 完善隊伍

人是管理的核心，質量管理重在人為。開放教育學籍檔案管理政策性強，動態學習形式也造成學籍管理相對復雜，因此學籍管理崗位需要具備“四心”：責任心、細心、耐心、關心。學籍管理崗位既是管理環節，更是把關環節，稍有不慎就會造成不可收拾的局面，特別是學歷電子注冊后，要求對社會大眾開放的學歷查詢必須準確無誤，一旦上網注冊便不予以更改。因此，工作中要求仔細核對學生的每一項信息，確保萬無一失。開放大學學籍管理工作煩瑣，學員多層次，各類問題不盡相同，即便相同的問題也不能確保不重復出現，該崗位直接面對學生，需要耐心解釋，關心、關愛每一個學員，讓學員切身體會到學校一直為他們熱情服務。“四心”中最關鍵的是責任心，沒有責任心，其他工作無從談起。學籍檔案管理人員應該樹立責任意識，要有強烈的事業心，要有做好學籍檔案管理工作的信心和熱情，自覺地學習和掌握檔案管理專業知識和技能[2]。為了保證學籍管理隊伍穩定、健康發展，學籍管理應實施輪崗制，以確保其崗位工作的連續性。具體實施方法是以老帶新、領導帶新兵的“雙保險”方案。釜底抽薪式的換崗對學籍管理是不負責任的，建議先在同部門中換崗，再跨部門換崗，以確保學籍管理工作的正常運轉。

3 結語

電大學籍學歷檔案補漏具有重要意義，校園數字化建設也需要補注遺漏的學籍檔案信息，以完善個人信息的真實性，為即將到來的社會征信體系服務?，F階段，各單位都開展檔案數字化工作，所有存放在檔案柜里的檔案都要“活”起來，都要利用起來，學歷學籍檔案更是不能置之度外。學籍檔案管理作為學校管理的重要環節，對其進行規范化、數字化科學管理是高等教育辦學的要求，是促進校園數字化建設，推進國家“互聯網+”戰略發展的需要，是開放大學辦學宗旨的重要體現。

參 考 文 獻

[1]陳巧凡.電大學籍檔案管理存在的問題與對策[J].內蒙古電大學刊，2005（4）：70-71.

[2]何榮泉.淺談新時期電大學籍檔案管理[J].中山大學學報，2005（4）：111-113.