試論新常態下企業檔案管理科學化

林英娥　林英蘭

【摘 要】檔案是寶貴的信息資源，檔案管理是企業對其核心資源的管理，企業檔案管理科學化是必然趨勢。基于這樣的理念，文章概述了新常態下企業檔案管理面臨的新形勢與新要求，分析了當前企業檔案管理存在的突出問題，提出了新常態下企業人事、科技、工程等檔案管理實現科學化的對策。

【關鍵詞】企業檔案；信息資源；核心管理；科學管理

【中圖分類號】F272；G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2017）03-0198-03

檔案是記載歷史、傳承文明、資鑒后人的原始憑證，具有歷史再現性、知識性、信息性等特點，歷史再現性為其本質屬性。我國經濟發展已經進入新常態，檔案管理工作如何統籌推進“五位一體”的總體布局，協調推進“四個全面”的戰略布局，落實“五大發展”理念，進而為實現“中國夢”服務，是擺在我們青年檔案工作者面前一個不容回避和必須解決的重要課題。

1 新常態下企業檔案管理面臨的新形勢與新要求

企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理也稱檔案工作[1]，是指檔案館（室）等部門直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，一般包括檔案的收集、整理、鑒定、歸檔保管、編目和檢索、統計、編輯和研究、提供利用等環節。

1.1 當前企業檔案管理面臨的新形勢

企業檔案是企業的無形資產，其價值在于其內容中所蘊含的知識和信息。企業檔案管理工作，是企業管理工作的重要組成部分，是企業健康發展的需要，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是衡量一個企業業績與管理水平的重要的標尺。

當前，我國經濟的新常態突出表現為經濟中高速、有質量地健康發展，科技進步日新月異，信息量爆炸式增長，人民物質文化生活需求迅速提升。與此相對應的，必然是國家機關、企事業單位、社會組織、公民個人等檔案使用者，對檔案管理提出了新的、更高的要求。就企業而言，一個好的企業，必然是檔案管理科學、規范、嚴謹的企業；反之，檔案管理必須滿足現代企業對其自身健康發展和提高核心競爭力的新要求，滿足企業行政管理、項目運營、文化傳承、法律支撐、教育培訓等方面的新要求，還要滿足社會各界希望獲得及時、優質、高效檔案服務的新期待。

面對上述新常態、新要求、新期待，過去那種簡單、封閉、教條的傳統檔案管理模式，已難以適應[2]。

1.2 企業檔案管理科學化是必然趨勢

檔案管理科學化，是指用科學的理念、科學的方法和現代化的技術手段，對檔案工作實施有效的管理，并獲得最佳的工作效率、社會效益和經濟效益的工作方法。檔案管理科學化通常包括3個方面的含義：一是檔案管理人員具備科學的理念和現代科學知識；二是建立起科學的檔案管理制度；三是必須能夠利用現代化的技術手段。

在新常態下，企業檔案管理工作要想適應上述新要求、新期待，唯有把傳統的檔案管理工作模式推向科學化，除此別無他途[2-3]。可以說，實現企業檔案管理科學化，既是形勢倒逼所迫，也是歷史前進的必然。

2 企業檔案管理存在的突出問題

企業檔案種類龐雜、內容豐富。對于工程建設類企業來說，主要包括“黨、政、工、青、婦”等文書檔案、人事檔案、經營管理檔案、工程檔案、科技檔案、財務檔案等。以常見的人事、工程、科技檔案為例，在進行檔案管理的過程中主要存在以下問題[2，4]。

2.1 檔案管理的理念落后

長期以來，相當一部分人包括部分領導干部，對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為企業必須把經濟效益放在第一位，檔案就是一些成年的本本、賬冊，檔案工作就是手工抄抄寫寫、填表簽字蓋章、保管紙質的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，也談不上社會效益，只要“守好攤”，不丟失、不泄密，必要時翻箱倒柜找出來翻閱、復印，能應付外調、查檔就行了。例如，檔案管理人員對人事檔案管理的重要性認識不足，認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無；企業員工對個人檔案采取無所謂的態度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管，等等。

2.2 檔案管理制度不健全

在檔案的收集、整理、鑒定、歸檔保管、編目和檢索、統計、編輯和研究、提供和利用等方面，規章制度要么沒有，要么不全，要么不執行。例如，對人事檔案，在人員調動或離崗時，有些應該歸檔的材料不及時收集存檔，移交手續不按程序辦理，導致重要記載缺失或遺漏，甚至全部丟失，給新到人員的編制錄入、學歷職稱認定、定級定職、工資福利等手續辦理帶來許多麻煩；再如，對工程建設檔案，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，有的缺圖紙，有的缺工程量清單，有的缺造價和預算，有的缺審計和決算，有的缺變更批文，有的用不相干的材料濫竽充數，甚至還有偽造材料，從而引起很多財務、質量責任及法律糾紛；對科技項目檔案，有的缺課題申報書，有的缺中期進度報告，有的缺結題驗收鑒定報告，有的缺成果應用證明，造成無法報獎、無法申請專利，甚至無法投入應用。

2.3 檔案管理人才隊伍薄弱

檔案管理是一項專業性很強的工作，然而，大部分企業的檔案管理人員不是檔案專業科班出身，即便是半路出家的，也沒有經過有效的在職培訓，專業素養既先天不足，實際業務又后天不精，更新知識和技術的步伐緩慢，不能熟練地運用最新的計算機系統；不僅如此，許多檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足；人員年齡老化，人才隊伍青黃不接、后繼乏人、力量弱化；資金投入不足，人才引進困難；由于是相對冷門的崗位，激勵措施不到位，部分現職的檔案管理人員思想波動大，不安心工作，隊伍不穩定，關鍵時刻難堪大任。

2.4 檔案管理技術手段老化

在檔案管理手段上，許多企業還在沿用古老的賬本記錄條目，沒有單獨的計算機和專門的檔案管理軟件，查閱檔案信息仍采用手工查找，更別談與先進檔案館、資料庫對接聯網；部分企業檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜、木書架，占地面積大，使用空間也不合理。

3 實現企業檔案管理科學化的對策

在新常態下，企業要實現檔案管理科學化，應遵循以下基本途徑[4]。

3.1 增強檔案管理科學化理念

必須牢固樹立“檔案信息是企業的寶貴信息，檔案資源是企業的核心資源，檔案管理是企業的核心資源管理”的理念。對于現代企業來說，檔案管理絕不是可有可無的，也不是手工作坊式的，而必須與國家現代化建設總體目標相適應，與企業發展戰略相銜接，與信息化時代相適應；要切實轉變計劃經濟時代那種對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守的觀念，把檔案服務方式從傳統的被動式服務轉變為主動服務，將封閉式服務轉變為開放式服務。

3.2 建立健全檔案管理規章制度

3.2.1 制定檔案管理總體性基礎性制度

要以《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》等國家層面的法律法規為指導，制定本企業的檔案管理總體性、基礎性的制度，內容包括目標任務、領導體制、人員編成、運行機制、經費投入、獎懲考核等；制度要科學合理，符合單位特點和檔案管理實際；要簡明實用，可操作；要加大宣傳力度，圖表上墻，人人知曉；上至董事長總經理，下至普通員工，均要遵循，做到依法管理檔案。

3.2.2 健全檔案管理日常性制度

日常工作中，要建立健全檔案管理“八個環節”的具體制度，包括把好原始材料入檔關，增強檔案管理人員的責任感，主觀上提高對檔案重要性的認識，客觀上對收集的材料要認真核實鑒別，把真實可靠的材料收入檔案，堅決把虛假資料拒之門外；要實行集中、統一的管理，管理人員要佩戴上崗標志，統一印制檔案裝具、統一驗收鑒定標準、統一整理歸檔方法；嚴格按程序交接檔案，擬交接的檔案要賬物相符，借出的檔案要保存好借據并及時催還，交接清單上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名、職務及移交清冊、頁數等，還應在移交文件上簽字蓋章，以示對交接工作負責，等等。

3.2.3 采取信息保密與安全保衛措施

竊密與反竊密斗爭始終存在。為防止泄密，涉密人員要專人專責，嚴格按照規定程序操作，無關人員不得隨意接觸密件，對企業領導也一樣，沒有任何例外。此外，檔案“十防”“八不準”制度要落到實處，在檔案室配置監控器、警鈴、空調機、除塵機、滅火器、防蟲劑、干燥劑等物資，確保檔案安全。

3.3 加強檔案管理人才隊伍建設

人才資源是第一資源，檔案事業也不例外，檔案管理科學化是一個漸進的過程，在這一過程中，始終要依賴檔案工作人員素質的提高。為此，首先要加強對現有人員的培養，提高檔案工作人員的素質，包括現代理念、新知識及新操作技能等，努力使他們成為既懂檔案專業知識又懂信息技術，熟悉企業生產流程和具有現代管理能力的綜合型人才；其次要舍得投入，以事業、待遇、感情、文化引才，大力引進優秀學士、碩士乃至博士等青年才俊，作為檔案事業的后備軍；再次，要注意檔案管理隊伍的整體建設，選好配強領導班子，善待中年骨干，培養青年人才，搞好年齡梯次、專業特長、性格愛好等要素搭配，建成有戰斗力的團隊。

3.4 讓檔案管理插上現代科技的翅膀

工欲善其事，必先利其器，檔案管理手段實現信息化、網絡化、標準化是必然趨勢，這將極大地提高工作效率，取得事半功倍的效果。因此，檔案管理要充分利用現代高科技成果，尤其是計算機技術、縮微技術、多媒體技術、大數據技術、云存儲技術、互聯網+技術等新手段，起點要高，決不能再搞手工作坊式的管理。為此，硬件方面要及時配備計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網交換器等現代設備；同時，要加速實用、通用、安全軟件的研制和應用步伐。

參 考 文 獻

[1]胡鴻杰.中國檔案學的理念與模式[M].北京：中國人民大學出版社，2005.

[2]宋玉龍.淺談檔案管理現代化[J].建筑工程技術與設計，2015（4）.

[3]崔仲軍.提高檔案管理水平的思考與對策[J].北京檔案，2009（12）.

[4]尚真.論現代企業檔案管理的理念與模式[D].北京：中國人民大學，2008.

[責任編輯：高海明]