數字檔案室建設中系統集成的作用

李琳 任晴 武萍 李鋼

摘要：為了改變傳統檔案管理中存在的諸如內容記載繁復、難保存、不易利用的弊端，數字檔案室的建設正逐步成為檔案管理的重點。通過系統集成可以實現數據交互，提高電子檔案數據的完整性、真實性。

關鍵詞：數字檔案室；建設；系統集成

數字檔案室的建設逐步成為當代檔案管理工作的新特點。

在數字檔案室建設中，其核心問題便是電子檔案數據的實時性、真實性與完整性。為了做到這一點，關鍵之處便是在于如何能夠讓數字檔案室綜合管理系統可以自動的獲取單位的電子檔案數據。要想實現這一建設目標，我們就必須要實現一個單位的單個或是多個業務系統與檔案管理系統無縫對接。

下面結合筆者單位近年來檔案工作取得的一些成績，就系統集成在數字檔案室建設中發揮的獨特作用作以分析。

對高速公路的營運管理單位，與政府機關相比，日常工作中除文書檔案外，還有工程類、管養類、設備類、會計類等各門類、載體的檔案。在傳統的管理中，單位產生的紙質檔案居多，因而很難做到對檔案的全面收集，利用起來也十分不便。

近年來，由于各項工作信息化程度的不斷提高，加之單位高度重視，各項業務均有部署對應的系統。自2016年起，積極推進數字檔案室建設，初步實現了0A辦公系統與檔案管理系統的對接，這在一定程度上不僅方便了單位管理傳統的紙質檔案，還提高了檔案的利用率，開創了由傳統的“上門利用”到如今的“網上利用”的新局面。

由于單位領導的高度重視，我們積極推進更高等級的數字檔案室的建設工作。而數字檔案室的建設重點便是圍繞電子檔案數據的完整性、真實性而展開。今年，我單位除加強OA系統與檔案管理系統的無縫對接以外，相繼實現了重要業務系統——道路管養系統與檔案管理系統的無縫對接、日常采購系統與檔案管理系統的無縫對接、溫濕度監控系統與檔案管理系統的無縫對接、視頻安防監控系統與檔案管理系統的無縫對接等，未來，我們還會實現收費系統、財務系統等業務系統與檔案管理系統的對接，進而全面實現各業務系統與檔案管理系統的集成。

筆者認為，在數字檔案室建設中，系統集成主要有以下幾個作用：

1.可以大大提高電子檔案數據的實時性、真實性與完整性。通過系統集成，業務系統中產生的電子檔案可以直接流入檔案管理系統，這樣可以保證電子檔案數據所記錄的就是檔案最原始的面貌，如檔案管理系統可以實時記錄的庫房溫濕度數據，這比人工記錄更加精確、真實。此外，通過各系統與檔案管理系統的對接，我們能夠在檔案管理系統中對電子檔案的數據進行自動采集，在檔案管理系統中的流程信息能夠很清晰的看到每份電子檔案的處理痕跡。

2.可以大大減少檔案員的工作量。通過系統集成，在業務系統中已經完成的工作所產生的電子檔案便可直接進入檔案管理系統，檔案員不需再像以前一樣到各部門去收集檔案，檔案員的工作量大大減少，其工作效率也會更高。

3.可以大大降低檔案管理數字化的成本。在數字檔案室的建設中，檔案的數字化率是我們評判的一個重要依據。各單位在創建數字檔案室的過程中，都花了不少的投入來對室藏檔案進行數字化加工，這大大提高了檔案管理數字化的成本。而通過系統集成，檔案管理系統可以自動采集各系統中的數據，在我們進行檔案整理工作中，我們可以直接將數字電子文件資料存檔，這就避免了掃描的工作，從而會大大降低檔案數字化的成本。

4.可以大大提高檔案的利用率。隨著數字檔案室建設的深入推進，當系統建設足夠完善時，經過檔案員的授權與審批，各部門、各基層單位有需要的人員可以通過檔案管理系統來直接查閱相關系統中的檔案數據，這與傳統手段相比，檔案的利用率會大大提高。

雖然目前我們數字檔案室的建設步伐還不是太快，數字檔案室的各項系統應用還不是太充分，但是已經能夠從現有的建設成果中感受到了數字檔案室建設對傳統的檔案管理模式的巨大創新。隨著數字檔案室的建設進一步深入，檔案管理必將更加符合信息化社會的發展潮流。