論SAP/BCM系統(tǒng)中的差旅流程

李慧穎 修作剛

摘要：企業(yè)成功實(shí)施SAP/BCM系統(tǒng)，為企業(yè)帶來(lái)巨大的綜合效益。在信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，管理信息系統(tǒng)的使用提升了企業(yè)的價(jià)值，加快了業(yè)務(wù)處理的速度，將原來(lái)零散的、孤立的業(yè)務(wù)處理過(guò)程進(jìn)行了整合，極大的提高了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化了辦公管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了管理費(fèi)用從預(yù)算到使用的時(shí)時(shí)監(jiān)控作用。

關(guān)鍵詞：SAP/BCM系統(tǒng)；高效性；及時(shí)性

SAP/BCM系統(tǒng)是企業(yè)使用的一種新的管理系統(tǒng)，其中一項(xiàng)功能是大大的簡(jiǎn)化了差旅工作流程，節(jié)省了人工成本，提高了效率。

一、原有線下流程繁瑣、冗長(zhǎng)

未使用SAP/BCM系統(tǒng)前，公司的差旅流程全靠人工進(jìn)行，主要流程如下：

年初各部門匯總、制定年度出訪計(jì)劃、出訪經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，報(bào)公司黨總經(jīng)理審批。實(shí)施出差時(shí)，計(jì)劃出差部門填寫《出差申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明出訪事由、出訪時(shí)間、預(yù)算費(fèi)用及承擔(dān)者，由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后，交總經(jīng)辦呈送總經(jīng)理對(duì)出差任務(wù)進(jìn)行批準(zhǔn)。總經(jīng)理批準(zhǔn)后，總經(jīng)辦事務(wù)人員根據(jù)所出差人員的職務(wù)級(jí)別進(jìn)行出差乘坐的交通工具的票務(wù)工作，并督促出差完畢后的費(fèi)用核銷。出差結(jié)束后，出差人員在出差費(fèi)用報(bào)銷單上填寫費(fèi)用項(xiàng)目，黏貼出差產(chǎn)生的票據(jù)，由報(bào)銷人、經(jīng)辦人及歸口管理領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)銷，要求報(bào)銷單上填制內(nèi)容完整、清晰。財(cái)務(wù)部按要求對(duì)出差產(chǎn)生的費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行審核、發(fā)放并如實(shí)核銷。出差費(fèi)用報(bào)銷完畢后，財(cái)務(wù)部通知出差人員領(lǐng)取報(bào)銷費(fèi)用。總經(jīng)辦事務(wù)人員根據(jù)審批通過(guò)后的年度出差計(jì)劃、出訪經(jīng)費(fèi)進(jìn)行出國(guó)團(tuán)組及費(fèi)用的管理和控制，并及時(shí)上報(bào)計(jì)劃外出差以及超出預(yù)算的經(jīng)費(fèi)。

二、采用SAP/BCM系統(tǒng)后，流程更簡(jiǎn)潔

按照原來(lái)的手工方式正給差旅流程給各部門、各層級(jí)造成極大的浪費(fèi) 。采用SAP/BCM系統(tǒng)后，原有的差旅流程全部在系統(tǒng)內(nèi)完成，取消所有的線下手工單據(jù)填寫。

出差行程確定后，在BCM系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)起申請(qǐng)單操作，并交由領(lǐng)導(dǎo)審批。進(jìn)而將申請(qǐng)數(shù)據(jù)傳輸?shù)綌y程系統(tǒng)后進(jìn)行購(gòu)票操作由出行人所在部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行差旅的審批動(dòng)作差旅申請(qǐng)?zhí)釂稳藬y程商旅預(yù)定在BCM系統(tǒng)中，對(duì)差旅申請(qǐng)進(jìn)行轉(zhuǎn)報(bào)銷操作對(duì)報(bào)銷單中涉及的報(bào)銷內(nèi)容進(jìn)行審批動(dòng)作。審批完畢，打印出來(lái)配合票據(jù)送財(cái)務(wù)出納。財(cái)務(wù)工作人員進(jìn)行報(bào)銷單審核操作報(bào)銷費(fèi)用直接匯至出差人員賬戶。主要流程如下：

三、差旅流程更加標(biāo)準(zhǔn)化

新的線上系統(tǒng)，不僅極大的節(jié)省了人工成本，而且在操作的過(guò)程中更加的標(biāo)準(zhǔn)化，BCM系統(tǒng)界面字段通過(guò)顏色來(lái)區(qū)分是否為必輸字段，黃色框?yàn)楸剌斪侄危疑驗(yàn)橄到y(tǒng)自動(dòng)生成字段不可維護(hù)，白色框?yàn)榭蛇x輸入字段等等。

“出差時(shí)間從”、“出差時(shí)間到”、“出差任務(wù)”、“任務(wù)明細(xì)”按照選項(xiàng)進(jìn)行維護(hù)；在操作過(guò)程中，使用人員對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目都按照既定的程序進(jìn)行操作，并且系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別，對(duì)出差人員的前后信息進(jìn)行自動(dòng)確認(rèn)。如：訂票信息與差旅申請(qǐng)單信息匹配，轉(zhuǎn)報(bào)銷界面，報(bào)銷額度控上限確認(rèn)等。

四、費(fèi)用自動(dòng)歸類

費(fèi)用歸口部門：默認(rèn)由單據(jù)類型帶出，不需要進(jìn)行修改。

當(dāng)人力資源部門招聘出行時(shí)，選擇差旅申請(qǐng)單據(jù)類型為“人力資源招聘出行”，默認(rèn)歸口為“人力資源部”。當(dāng)非技術(shù)中心、檢測(cè)中心、質(zhì)量管理部選擇差旅申請(qǐng)單據(jù)類型為“項(xiàng)目專用”等項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)出行類型時(shí)，默認(rèn)歸口為技術(shù)中心、檢測(cè)中心或項(xiàng)目管理部。當(dāng)技術(shù)中心、檢測(cè)中心、項(xiàng)目管理部因兩個(gè)及以上項(xiàng)目出行時(shí)，在差旅申請(qǐng)時(shí)對(duì)每個(gè)項(xiàng)目的費(fèi)用進(jìn)行單獨(dú)申請(qǐng)，即涉及兩個(gè)項(xiàng)目出行，住宿費(fèi)、補(bǔ)貼費(fèi)等應(yīng)當(dāng)進(jìn)行兩行申請(qǐng)，報(bào)銷時(shí)財(cái)務(wù)分?jǐn)傎M(fèi)用。費(fèi)用的使用部門、使用類別清楚明了。

五、根據(jù)實(shí)際發(fā)生及時(shí)調(diào)整預(yù)算

隨著SAP和BCM兩大系統(tǒng)上線，推行了全面預(yù)算管理，基本實(shí)現(xiàn)了預(yù)算控制與SAP系統(tǒng)集成，從而合理控制日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)進(jìn)一步完善了財(cái)務(wù)預(yù)算和控制體系。日常工作中通過(guò)BCM系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)算過(guò)程控制，以財(cái)務(wù)流程倒逼業(yè)務(wù)流程的規(guī)范。通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)算過(guò)程控制、付款計(jì)劃控制可以及時(shí)反映預(yù)算在執(zhí)行過(guò)程中存在的問題，并督促相關(guān)業(yè)務(wù)部門落實(shí)，并可根據(jù)彈性預(yù)算原則，結(jié)合實(shí)際費(fèi)用產(chǎn)生，進(jìn)行過(guò)程預(yù)算調(diào)整，工作中具有高效性和及時(shí)性。