淺析企業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化

劉方榮

摘 要：檔案管理在企業(yè)中日益發(fā)揮出重要作用，提高檔案管理水平與效率，是時代賦予企業(yè)單位的使命。特別是在現代信息技術的沖擊下，企業(yè)單位應當不斷強化檔案管理工作的改革力度，針對事企業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，采用規(guī)范化的管理手段，進一步提高檔案管理工作水平。

關鍵詞：企業(yè)單位 檔案管理 規(guī)范化

推進企業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化是新一輪企業(yè)單位改革的重要任務。檔案管理工作水平已經成為制約企業(yè)單位發(fā)展的重要瓶頸因素之一。企業(yè)單位應當從檔案管理的實際情況入手，對檔案管理工作進行全面系統(tǒng)的規(guī)劃，全面細化檔案管理各項工作，不斷提高檔案管理工作水平。

1.檔案管理規(guī)范化方面存在的問題

1.1 對檔案管理規(guī)范化重視不足

規(guī)范化是對企業(yè)單位各項工作提出的基本要求，目前企業(yè)單位檔案管理規(guī)范化方面仍存在不足，規(guī)范化水平較低是制約企業(yè)單位檔案管理水平的重要問題。首先，個別企業(yè)單位沒有認識到檔案管理規(guī)范化的重要意義，對檔案管理規(guī)范化的特殊性認識不足，沒有充分認識到制度規(guī)范與程序規(guī)范相結合的重要意義，往往在檔案管理程序上存在著混亂問題。其次，個別領導對企業(yè)單位檔案管理規(guī)范的重視程度不夠，很少過問檔案管理的規(guī)范化問題，沒有在檔案管理規(guī)范化方面投入必要的人力物力資源，普遍存在重視制度建設輕視執(zhí)行問題，阻礙了企業(yè)單位檔案管理的發(fā)展。

1.2 對檔案管理制度缺乏規(guī)范化

檔案管理工作依賴嚴格的管理制度，需要較高的標準才能保證檔案管理工作的質量，目前幾乎所有的企業(yè)單位都建立了檔案管理工作制度，將檔案管理制度作為企業(yè)單位制度體系的重要組成部分，但是檔案管理制度建設水平仍有待提高。首先，制度缺乏完整性，不少企業(yè)單位檔案管理制度側重存儲，不注重檔案資料的收集，沒有在源頭上做好檔案管理工作。其次，沒有開成檔案管理規(guī)范合力，相關部門對檔案管理人員配合較少，導致檔案管理部門任務繁重，檔案管理人員不僅要負責制作檔案，還要進行檔案資料的核查工作，遇到檔案資料錯誤，還會出現相關部門的推諉扯皮現象。第三，檔案管理規(guī)范不符合實際情況，檔案管理規(guī)范的執(zhí)行較弱，實際操作混亂，導致管理制度形同虛設。

1.3 對檔案管理模式缺乏規(guī)范化

我國企業(yè)單位檔案模式較為單一，檔案管理方法過于傳統(tǒng)，沒能根據實際情況進行有效管理，這樣不僅發(fā)揮不出檔案管理工作的實際效率，而且也不利于利用檔案為人民群眾服務。首先，企業(yè)單位檔案管理與行業(yè)聯系不緊密，沒有發(fā)揮出行業(yè)檔案的實際作用，檔案管理方式方法過于傳統(tǒng)。其次，檔案管理主要依靠人工管理，管理水平較為落后，管理效率十分有限，不利于檔案管理質量提升。

2.檔案管理規(guī)范化方面的幾點嘗試

2.1 統(tǒng)一檔案格式

統(tǒng)一檔案格式是檔案管理工作的前提，也是檔案管理規(guī)范化的基礎工作，企業(yè)單位檔案管理應當在統(tǒng)一的格式下進行。首先，嚴格統(tǒng)一事業(yè)企業(yè)公文用紙，排版格式，裝訂格式，以及用字規(guī)范等，做到企業(yè)單位往來公文的標準化，全面提高檔案資料的質量。其次，完善公文檔案的程序，逐步規(guī)范檔案的簽發(fā)手續(xù)，有效分配管理檔案的審核權限，進一步規(guī)范檔案資料的標題，對檔案資料施行嚴格的規(guī)范檢查制度。

2.2 科學立卷歸檔

立卷歸檔工作是企業(yè)單位檔案管理的重點工作，也是企業(yè)單位檔案管理規(guī)范化水平的基本體現。首先，應當嚴格遵照國家有關檔案立卷的基本法規(guī)，細致的做好立卷歸檔工作，嚴把立卷歸檔質量關，對不合格文檔嚴禁進入檔案。其次，重點把握好相似、重復、無序立卷問題，按照統(tǒng)一的標準體系，恰當的邏輯順序，分門別類的做好文件的立卷歸檔工作。第三，正確把握立卷歸檔的時間，要在文檔任務完成以后，且相關資料收集齊全后再立卷歸檔，要把握好立卷歸檔工作的主次。

2.3 有效運用檔案

檔案管理規(guī)范化的最終目的是為檔案使用的高效化服務。規(guī)范化檔案管理還應當以有效運用檔案為重要標準。首先，借助規(guī)范化的檔案管理操作手段，消除傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端，全面提高檔案管理工作效率。其次，利用規(guī)范化的檔案管理手段，全面建成標準化的檔案資料數據庫，為實現檔案資料的科學共享，檔案的信息化使用鋪平道路。

3.檔案管理規(guī)范化方面的主要措施

3.1 建立科學的規(guī)范體系

企業(yè)單位檔案管理規(guī)范化離不開科學的管理體系，應當運用必要的管理體系，全面實現檔案管理規(guī)范化。首先，根據企業(yè)單位實際工作情況，完善檔案管理工作制度，積極整合發(fā)揮企業(yè)單位檔案管理工作人員作用，促進管理人員規(guī)范操作檔案資料。其次，借助科學的規(guī)范體系，為檔案管理打下堅實的基礎，樹立良好的檔案保存意識，全面提高基層檔案管理質量，不斷查找制度上的漏洞和缺失，有效提高管理水平。第三，建立科學的檔案管理系統(tǒng)，依靠現代信息技術，實現檔案管理的規(guī)范化，逐步使企業(yè)單位檔案管理適應信息化社會發(fā)展的實際需要。

3.2嚴格履行各種制度規(guī)范

制度規(guī)范只有通過全面履行才能發(fā)揮出實效，為了提高企業(yè)單位檔案管理工作水平，應當發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作各種制度規(guī)范的實際作用。首先，要按照檔案資料的內容，檔案的先后順序，根據檔案的實際情況，在做好分類的基礎上，做好歸檔工作。其次，根據檔案的調閱程序，嚴格把好檔案調閱關，嚴格防止檔案資料丟失，切實減少檔案管理過程中存在的問題，實現穩(wěn)定科學的檔案管理，發(fā)揮出檔案管理的實效性。

3.3 加強做好檔案保密工作

檔案不僅是企業(yè)單位主要數據信息的匯總，而且還涉及到單位工作人員的隱私，因此在檔案管理的過程中，要對檔案管理工作給予足夠的重視，避免檔案管理出現隱私泄露問題。

4.結論

做好檔案管理規(guī)范是企業(yè)單位發(fā)展的重要前提，只有不斷提高檔案管理效率，才能有效應對各種挑戰(zhàn)，做到與時俱進，為人民群眾更好的提供服務。目前，應當圍繞完善保密制度，在保證檔案資料安全的前提下，建立電子檔案，發(fā)揮檔案實際作用，進一步提高檔案管理質量。

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