新形勢下如何做好電網(wǎng)項目檔案管理工作

常維華

摘 要：現(xiàn)階段為了保證社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的穩(wěn)定和高速進行，電網(wǎng)建設(shè)項目的數(shù)量在不斷增多，因此而產(chǎn)生的電網(wǎng)工程設(shè)計、施工項目文件、維修管理等工作檔案資料越來越多。并且這些資料設(shè)計的內(nèi)容非常多，并且周期非常長。通過對電網(wǎng)項目檔案的有效管理，可以直接找出其中的問題和不足，及時對其進行改正和優(yōu)化，以便于更好的完成對電網(wǎng)項目檔案的管理。

關(guān)鍵詞：電網(wǎng)項目檔案；管理；價值；策略

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2017.10.169

1 在新時期進行電網(wǎng)項目檔案有效管理的價值

在電網(wǎng)項目檔案中電網(wǎng)建設(shè)項目檔案是非常關(guān)鍵的一項內(nèi)容，它可以將整個項目建設(shè)管理的過程詳細準確的記錄下來，以為以后的工作提供幫助。檔案管理對于電網(wǎng)建設(shè)項目來說是極為重要的。比如，在當網(wǎng)建設(shè)項目的竣工驗收中還需要對電網(wǎng)建設(shè)項目檔案進行驗收，如果項目檔案的驗收工作不合格，是無法完成項目竣工驗收工作的。除此以外，在輸變電工程達標投產(chǎn)和工程評優(yōu)工作中也需要使用到相關(guān)的檔案。由此可見，為了更好促進電網(wǎng)的建設(shè)和發(fā)展，確保電網(wǎng)運行的穩(wěn)定和安全，必須做好電網(wǎng)項目檔案管理工作，及時引進先進的管理手段和方法，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。

2 我國電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理中存在的問題分析

2.1 電網(wǎng)項目檔案記錄不完整，真實性等得不到保障

電網(wǎng)的建設(shè)需要很多單位的參與，并且工程還非常復(fù)雜，所以整個施工周期是非常長的的，這就給檔案管理工作帶來極大的苦難。并且有些檔案管理人員缺乏對檔案管理工作的認識和重視，并且管理資金也比較少，所以檔案經(jīng)常出現(xiàn)記錄不全的問題和記錄錯誤的問題。此外，有相當一部分電網(wǎng)企業(yè)在收集項目檔案資料時，收集的不夠全面，僅收集了紙質(zhì)資料，并沒做好聲像資料記錄工作導(dǎo)致聲像資料記錄不完全。

2.2 電網(wǎng)項目檔案的管理信息化程度較低

在電網(wǎng)項目檔案管理工作中，已經(jīng)逐漸開始了信息科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，然而有許多電網(wǎng)企業(yè)使用的都是單機、條目式錄入等相對比較落后的手段，根本無法實現(xiàn)檔案信息化管理的目標。以下是造成這一問題的主要原因：缺乏必要的信息化檔案管理手段；數(shù)據(jù)庫的建設(shè)步伐過于緩慢；檔案信息化管理缺乏一套完善科學(xué)的標準和管理制度；缺乏專業(yè)的信息化管理人才。

3 新形勢下做好電網(wǎng)項目檔案管理工作的策略

3.1 提高檔案管理工作認識，深化制度改革

檔案管理工作與電網(wǎng)企業(yè)的發(fā)展密切相關(guān)，因此電網(wǎng)企業(yè)需要做好對電網(wǎng)檔案的的管理工作，對檔案管理工作制度進行優(yōu)化和完善。首先，在實際管理中，電網(wǎng)企業(yè)需要結(jié)合具體的情況，制定切實有效的檔案管理制度，并將其落實到實際的檔案管理工作之中。其次，電網(wǎng)企業(yè)中的檔案管理人員以及其它相關(guān)工作人員需要充分認識到檔案管理工作的重要性，為檔案管理工作提供足夠的資金支持、設(shè)備支持和人力資源支持，以確保檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量。最后，對相關(guān)的管理制度進行深層次的改革，確保檔案管理工作的穩(wěn)定性和規(guī)范性，同時還需要制定科學(xué)合理的檔案管理工作計劃，確保深化制度改革檔案管理工作的實效性，使檔案管理制度和計劃可以有效落實到實際管理工作中。

3.2 規(guī)范檔案調(diào)取與回收

通過對檔案調(diào)取和回收工作的規(guī)范可以有效促進檔案管理標準化和規(guī)范化建設(shè)進程的加快。檔案管理人員需要做好做好檔案的清查和退還調(diào)取工作，以相關(guān)的制度和規(guī)范為依據(jù)，制定合理的檔案的調(diào)取與回收制度。任何退檔或者延長調(diào)取檔案使用時間的情況，都需要經(jīng)過相關(guān)部門的許可和同意。檔案的退還，必需經(jīng)過檔案的所有部門的負責人以及檔案保管者簽字確認后，才可以進行退還。如果需要延長檔案的使用時間，必須按照要求辦理相關(guān)的手續(xù)。在實際工作中需要不斷對檔案回收和調(diào)取的相關(guān)制度進行完善和優(yōu)化，以促進電網(wǎng)企業(yè)檔案管理規(guī)范化和標準化建設(shè)的順利完成。

3.3 加強分級管理，深化層次編研

加強原始資料的分類整理，建立起各資料信息之間的相互連接和互通，從而達成邏輯上的連貫性，形成一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資料系統(tǒng)，便于查詢。首先，檔案管理人員在歸檔前要對所有收集到的資料進行編排；其次，對歸檔的材料進行科學(xué)、細致的分類和排序；最后，根據(jù)整合后的信息的利用價值大小以及檔案性質(zhì)對資料進行入庫保管，對尚未歸檔的資料進行價值鑒定。此外，電網(wǎng)企業(yè)還應(yīng)按照檔案重要程度的不同合理區(qū)分檔案的分級保管工作，按照重要程度的高低以及利用價值的大小對不同檔案進行標注登記，提高檔案的調(diào)用效果，方便后期的查詢翻閱。對于重要度較高以及一般性質(zhì)的檔案，在具體的管理過程中應(yīng)該區(qū)別對待，要注意保管場所和保管方式的適用性，分清主次、有所側(cè)重，減少不必要的資金投入和人員耗費，加強檔案管理工作的經(jīng)濟效益。

3.4 提升信息化水平，建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

電網(wǎng)企業(yè)檔案部門和信息管理部門之間應(yīng)該加強交流合作，建立起高效統(tǒng)一的電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，實現(xiàn)所有歸檔資料的集中處理和分級管理，并對用戶的查詢使用權(quán)限做出限制，加強保密文件和非保密文件的區(qū)別管理，實現(xiàn)各職能部門之間的資源共享。通過電子檔案數(shù)據(jù)管理中心的電子文件錄入和傳輸功能，可以實現(xiàn)計算機軟件的智能化自主式判別鑒定，避免了冗余數(shù)據(jù)對存儲空間的占用， 降低了政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的帶寬占用率，大大提高了系統(tǒng)檢索和查詢速度。

3.5 切實提高水利工程檔案管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平

電網(wǎng)企業(yè)檔案管理工作非常重要，針對當前企業(yè)的管理人員的業(yè)務(wù)能力較低的情況，必須培養(yǎng)一支高素質(zhì)的企業(yè)檔案管理隊伍。企業(yè)檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)檔案管理知識和理論。了解企業(yè)檔案管理的法律法規(guī)，并取得相應(yīng)的檔案管理資質(zhì)。與此同時。還要經(jīng)常參加工程檔案工作的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。要提高電網(wǎng)企業(yè)檔案管理人員的責任意識，認識到自己工作的重要性。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作是電網(wǎng)企業(yè)的重要組成部分，隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代信息化檔案管理模式已經(jīng)逐漸取代了傳統(tǒng)的管理方式，滿足當前檔案管理的需要。但是，我國電網(wǎng)企業(yè)檔案管理工作中存在許多問題，需要創(chuàng)新性的改革和管理提高檔案管理工作質(zhì)量和水平。

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