淺談行政事業單位檔案的計算機管理

楊莎

摘要：檔案工作是行政事業單位工作的重要組成部分，檔案管理的好壞會直接影響到工作質量和效率。隨著改革開放和現代化事業的發展，檔案工作也越來越重要，做好檔案工作的難度也越來越大。本文從檔案工作管理的重要性出發，為如何做好檔案管理工作進行了積極思考。

關鍵詞：行政事業單位；檔案管理；計算機

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）009-00-01

隨著信息時代的到來以及計算機的普及，行政事業單位檔案管理工作面臨著巨大的改革利用計算機做好行政事業單位檔案管理的工作，是大勢所趨。

一、檔案計算機管理的重要性

檔案計算機管理主要是指的管理人員通過計算機的硬盤，軟盤，磁盤，光盤為載體對文字材料進行儲存的行為，常見的檔案計算機管理形式主要是電子文書，電子信件，電子圖表等等。

1.與時俱進的要求

隨著社會經濟的發展，信息技術在我國也得以飛速的發展，以計算機為核心的現代化信息技術已成為現下流行的趨勢。傳統的檔案管理主要是指的紙質檔案管理，紙質檔案管理在一定程度上存在著占用空間大，查閱非常不方便等弊病，所以運用計算機對機關檔案進行管理，是與時俱進的，它順應時代的發展，是行政事業單位的必然選擇。它不僅提高了檔案檢索的質量和速度，并且以電子形式儲存極大的節省了空間。

2.有利于增強管理人員的現代化意識

信息技術的發展會深入到現代化管理事業的方方面面，在一定程度上行政事業單位檔案工作的計算機管理能讓管理人員的信息化和現代化意識加強。行政事業單位檔案管理人員，有很多都是年齡偏大，對于新事物的接受能力比較弱，他們為了適應現代化的社會，必須要加強信息化和現代化的意識，只有摒棄傳統的檔案管理方式，才能真正提高政府檔案工作的效率，節約大量的人力物力。

二、行政事業單位檔案計算機管理的建議

1.加深對檔案管理的認識

現階段，大多數行政事業單位單位都已經運用計算機替代了傳統的紙質檔案管理，但是依舊有很多工作人員對于檔案管理的認識不夠。他們認為紙質的檔案有自身存在的優勢，比如有需要時，可以直接隨手攜帶者紙質的檔案，比去打印店打印或者找一個電腦查看資料要方便得多；再比如紙質的檔案的信息都是敲定的，但是電子文件可以會被惡意的篡改等，故而很多人雖然在極力適應當前的計算機管理方式，但是還是沿襲著原來紙質檔案管理那一套。在這種情況下，一定要說服教育檔案管理人員，尤其是要讓一些年齡偏大的工作人員，讓他們深刻認識到，計算機檔案管理工作比起傳統的檔案管理要便捷得多。比如針對性的讓檔案工作人員直觀的感受到，計算機對與檔案管理工作的便捷之處，如利用計算機針對性的進行檢索所用的時間遠遠比傳統的檔案少得多。

其次加深對檔案管理的認識，還需要行政事業單位領導對與機關檔案管理工作引起重視，只有領導在領導的要求下，員工才會真正的摒棄傳統的工作方式，去認真的學習如何操作計算機，如何更好的對檔案進行管理。

2.加強對計算機技術的培訓

由于我國計算機運用起步比較晚，人們對于計算機的認識不夠深入，比如很多人認為會使用電腦就是會熟練操作電腦上的軟件。而對其他方面幾乎沒有涉及。所以在各行各業計算機的運用都不算很廣泛，在一定程度上計算機在管理行業經驗不足。行政事業單位檔案管理方面也是如此，比如在需要管理大量考試人員的資料檔案時，可能會出現因為管理經驗不足而產生混亂的現象。所以加強對于檔案管理人員的計算機技術培訓是非常有必要的。

首先是在條件允許的情況下，為檔案工作人員聘請計算機專業人才到單位為工作人員講解如何計算機知識，比如如何熟練的使用這個檔案管理的系統，如何對檔案資料進行更改，如何進行檢索等等。然后為了加強對于計算機的認識，還可以為工作人員講解其他關于計算機操作和應用的知識。通過對于計算機技術的培訓，結合實際的操作經驗進行練習，對于操作的熟練度可以讓檔案管理工作人員更好的做好本職工作。

3.引進計算機檔案管理方面的人才

計算機檔案管理工作不僅需要工作人員有豐富的管理工作經驗，也需要大量的計算機管理人才。沒有計算機方面的人才，行政事業單位檔案計算機管理的實施就是紙上談兵。而我國對于計算機運用比較晚，定期對于工作人員進行計算機技術的培訓，也只能是滿足基本的工作需要，而行政事業單位在實施檔案計算機管理中缺乏中堅人才，從某種程度上來說，引進人才是非常有必要的。

首先是政府投入財力聘請計算機管理人才，通過聘請計算機管理人才，讓管理人才擔任比較重要的職位，以點帶線的帶動員工工作。其次是培養大量計算機管理人員，通過對計算機管理人員的培養，一旦計算機出現了什么故障或者是安全隱患的時候，可以在第一時間檢查隱患。排除隱患增強計算機系統的安全性和可靠性。除此之外，還應該加大對于檔案管理工作的監督，防止有外人出入，對檔案進行竊取或者是篡改，或者是有人通過破壞整個計算機系統導致檔案信息失真。所以檔案管理工作人員平時就可以將信息進行備份，防止信息被篡改時，能夠及時發現錯誤，挽回損失。

4.實施電子文件檔案管理工程

在加強員工的信息化現代化的意識，并且引進了計算機方面的人才之后，為了更好地實現檔案的計算機管理工作，就必須要做好檔案的歸檔工作，所以要求工作人員要落實好電子文件的處理工作，實現電子文件檔案管理工程的建立。電子文件檔案管理工程的建立，離不開行政事業單位的大力支持，比如為整個管理工程投入一定的人力物力財力，并且在實際落實的工作中加強對工作人員的監督。只有政府的大力支持，和領導班子的重視，才能夠確保電子文件檔案管理工程的建立。

三、結語

行政事業單位檔案的計算機管理，一方面順應了時代發展的規律，與時俱進；另一方面通過培養和引進高素質人才可以提高行政事業單位工作的效率和服務質量。只有堅持與時俱進和現代化的觀念，以及不斷的堅持學習和更新自身的知識系統，才能讓行政事業單位發揮出更重要的積極作用。

參考文獻：

[1]申敬.淺談行政事業單位檔案計算機管理的有效應用[J].計算機光盤軟件與應用，2014（13）：42+44.