基于內部控制五要素的采購業務內部控制設計

鄧二忠

[摘 要]采購業務內部控制設計關系到了企業的發展與進步，其中為進一步分析采購業務內部控制設計，文章主要從COSO報告中所提出的內部控制五要素作為契合點，從諸多方面展開論述與分析。

[關鍵詞]內部控制五要素；采購業務；內部控制設計

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.279

1 構建采購業務內部控制環境

毋庸置疑，環境關系企業的發展與進步，且對環境加以控制也會在潛移默化中提高員工的道德素養、改善管理觀念、創新人力資源等，因此在當前的發展趨勢下，積極構建完善的采購業務內部控制環境具有重要的作用。

第一，需要加強重視企業員工的素養與價值觀。眾所周知，企業氛圍往往對采購業務有著決定性作用，需要做到以下幾點：其一是企業員工需要將企業的利益放在首位，還需要避免出現私人利益與公司利益發生沖突；其二是企業需要嚴格遵循誠信為本的基本理念，在日常工作中嚴格遵守相關的法律法規；其三是如果出現各種違規現象，需要及時檢舉，并且企業員工需要做好自身定位工作，如果發現有違反法律法規的情況要及時向監督部門報告，且企業要根據實際的情況給予獎懲；其四是企業需要進一步明確所有的員工都遵守相關的道德準則，對于嚴重違紀的人員要免職；其五是企業還需要避免員工利用資源以及企業財產為自己謀取利益，或者企業要有針對性地制定政策保護機密信息，尤其在進行采購的時候要避免泄露。

第二，需要提高勝任能力。[1]在新形勢下，企業員工需要提高自身的勝任能力，并且要完成各項工作任務需求，相應的管理層要設定合適的工作崗位，尤其在選拔與招聘員工的時候制定條件。其中在設定工作所需的知識技能時，需要根據工作的性質加以判斷，還需要從現實角度出發對人力資源成本加以考慮與探究。還有一點是采購部門在發展中，需要保證采購人員具有良好的市場敏感性以及收集市場信息的能力。

第三，需要從組織結構角度分析。從基本屬性分析，組織結構是權責分工的主要架構，不管是哪一種組織結構，均需要按照企業的業務性質加以集中與分散，從根本上保證信息的溝通與交流，如此才能真正保證企業目標的實現，當然也只有這樣其采購活動運行才會具有高效率。[2]

2 對企業采購業務內部控制風險進行評估

一般而言，風險評估主要包括了四方面的要求，分別是目標設定、風險識別、風險分析、風險對應，從整體角度分析，還需要考慮多方面的發展因素。其一是在進行風險評估的時候需要積極設立目標，且企業還需要嚴格按照對應的戰略目標制定各項經營目標、采購目標等。要清楚了解到只有確定目標才能保證采購業務的有序性，才能保證采購業務從內到外、各個環節的通暢性，當然設定目標之后還會減少徇私舞弊、肆意挪用資金的現象，可以準確地提供采購的會計信息，真正滿足企業的生產要求，減少各種違法犯罪現象的發生。[3]其二是在進行風險識別的時候需要對可能發生的風險進行考慮與分析，還需要對企業與外界的影響性進行概述，從屬性分析，風險識別是不斷重復的，還會根據環境變化而不斷變化，在采購中主要存在的風險非常多，比如像欺上瞞下、盲目采購、驗收不嚴格、以次充好等，因此在風險識別的時候需要加強控制，或采取相關的措施，如座談討論、案例分析等方法。其三是在風險識別之后要對風險加以分析，需要分析的內容有風險的重要性程度、風險發生的可能性等，其中風險應對策略也是十分重要的，企業需要對風險進行權衡，根據不同的風險選擇不同的策略，還需不定期地進行風險評估。

3 設計企業采購業務控制活動

第一是需要積極設定采購業務內部職責分離制度，尤其是在企業采購的時候需要根據實際的情況進行職務分離，主要內容包括：實現采購執行的相分離、貨物采購人在采購之后不可對貨物進行驗收、采購貨款需要與執行職務相互分離、貨款記錄者不可擔任付款的職責。[4]

第二是需要加強對采購計劃的編制，其中需要嚴格按照企業的年度計劃加以分析，保證其科學性以及合理性，并且采購計劃需要按照市場的外部環境加以分析，如此才能真正保證計劃的可行性，還能夠減少計劃的隨意性。

第三是做好訂購環節控制策略。其一是要做好采購價格的控制，企業需要根據實際的發展情況制定相應的供應商檔案，并且不斷更新其信息與檔案，與廣大供應商構建良好的合作關系，保證在采購的過程中買到質量價廉的材料。企業還可以在市場中收集各個供應商的信息，并對優秀的供應商發出招標邀請，公開競標。其二是需要控制采購合同，企業需要加強合同管理，積極制定完善的采購合同，在整個采購計劃與合同簽訂的時候要增加財務部的時間，保證對每一項合同進行登記，并且還需要由專門的人員進行最后審核。

第四是做好采購管理制度計劃，該內容主要面對的是對采購領導制度與經濟責任制度加以設計，其中采購領導制度主要采取的是分散制，簡而言之，便是將采購的權利分散到各個部門。[5]經濟責任制度則是由崗位責任制與采購費用承包制所組成的，在采購部門中需要加以明確，保證采購中能夠各司其職。

第五是做好入庫驗收的程序。從全局出發分析，入庫驗收不僅要對貨物進行檢驗，而且還需要對供貨方的發貨單進行檢查，只有經過檢查才能保證貨物是在合作的供貨方那里所發出的。還有一點是在入庫驗收的時候要對驗收的人員與職責加以明確，驗收的過程中積極編寫驗收報告，并要由相關部門進行審核，這樣才能將貨物中出現的問題加以分析與解決。

第六是要做好采購業務中付款的控制。通常情況下，企業只有檢查貨物且保證沒有任何漏洞之后才會支付貨款，但是在支付貨款的時候同樣需要加強分析與考慮，比如要對發票的價格、稅費等進行核對，了解是否與合同一致，只有等到所有的憑證全部辦齊之后才能支付貨款。值得注意的一點是對于購貨發票之外的成本，在進行支付之前需要由會計部門對其憑證加以審查，從根本上保證合法性。

4 做好采購中的信息溝通工作

在整個采購的過程中要想控制成本需要做好信息溝通工作，企業的采購部門需要加強分析原材料的價格、市場的供求關系、國家的宏觀經濟與政策等。為保證采購的科學性，企業還可以針對實際的發展情況與監督部門進行溝通，或者采取多媒體的方式獲得需要的信息。[6]在企業采購中，其信息溝通會集中在多個方面，企業的財務部門需要與采購部門進行溝通，定期或者不定期地進行賬賬核實工作，這樣才能真正減少各類貪污犯罪現象的發生。企業的采購部門還需要加強同生產銷售部門進行信息交流，真正實現采購、生產、銷售的同步，在交流、溝通中發現其中存在的問題并在短時間內解決。信息溝通的方式非常多，比如采取網絡、政策手段、錄像、口頭傳達等。在新形勢下筆者認為還需要采取協同采購的方式，如此可以實現對企業的內部控制，甚至還可以解決企業與供應商之間的關系，在無形中將采購問題解決。但是這種模式往往需要對信息、溝通有著非常多的要求。

5 做好采購業務中的監督工作

監督工作推動了企業采購的可行性，且監督主要分為兩種，分別是內部監督、外部監督。其中內部監督包括兩點：其一是企業監督部門，具有代表性的便是審計委員會，企業的監督部門需要定期或者不定期地對采購流程加以監督，規避采購風險。其二是采購負責人需要加強對采購部門以及采購人員的監督與檢查，可以由企業的相關負責人實施聯合檢查與個人檢查。而對于外部監督，則主要是企業聘請專業的會計人員，對其內部控制有效性加以評價，還需要對采購業務監督中存在的問題進行分析，從而起到良好的監督管理作用。

6 結 論

綜上所述，企業采購業務內部控制關系企業的發展，尤其在當前新形勢下，需要積極做好采購業務內部控制設計工作。在本文中主要從五個方面展開分析，分別是構建采購業務內部控制環境、對企業采購業務內部控制風險進行評估、設計企業采購業務控制活動、做好采購中的信息溝通工作、做好采購業務中的監督工作，從內部控制五要素分析，可以將采購內部控制中存在的問題加以分析與解決，才可以真正提高企業采購能力，真正推動企業的經濟效益。

參考文獻：

[1]全玲，高松林.采購業務內部控制制度存在的問題及對策[J].當代經濟，2013（24）：68-69.

[2]張玲玲.ERP環境下企業采購業務內部控制探析[J].經濟師，2014（3）：267-268.

[3]鐘健梅.淺析網絡銷售業務的內部控制——基于內部控制五要素的幾點思考[J].企業科技與發展，2014（11）：156-158.

[4]劉雪麗.新時期國有企業采購與付款內部控制及業務流程設計[J].現代商業，2014（27）：130-131.

[5]全麗.制造型企業采購業務內部控制常見問題及應對措施[J].東方企業文化，2015（19）：345，349.

[6]王鳳旭.淺析采購環節中的內部控制——以高校采購業務為例[J].中國集體經濟，2012（28）：62-63.